不在のお詫びメールの文例

営業やサービス・セールスのように得意先を訪問して回るような忙しい職に就いていると、急な来客があったときに、会社を不在にすることが多々あります。取引先の方が遠方からはるばるやってきて、空き時間ができたらからアポイント無しに来訪された…ということもビジネスシーンにおいては起こり得ること。勿論、約束があれば在社して対応することが出来るのですが、外勤の場合、そう簡単にはいきません。これはアポイントのない急な来客ですから仕方のない事です。

しかし、不在にしたまま来訪された方に連絡せず放ったらかしにするのはマナー違反。この場合、お詫びメールを入れるのが社会人としてのマナーです。相手の方は何か用件があって来社したのかもしれません。また、わざわざご足労頂き会社まで顔を出してくれたことに対し、お礼もしなければいけません。相手も、あなたの配慮に対してきっと嬉しい気持ちになるはずです。

ここでは、不在のお詫びメールの文例をご紹介します。謝罪メールの書き方やマナーについても詳しく解説するので参考にしてくださいね。

不在のお詫びメールの書き方・マナー

不在のお詫びメールで文面に書き記さなければいけない項目は以下の３点です。

• 足を運んで頂いたお礼
• 不在のお詫び
• 用件の確認

この中で最も重要な事は「用件の確認」です。何故突然来訪されたか、気になる方は特に来訪の目的を確認しましょう。

冒頭ではご足労頂いたお礼を伝える

お客様が会社までわざわざ足を運んでくれる、ということはそれだけで有難い事。まずは来社のお礼を伝えなければなりません。例文は以下の通りです。

• 本日は足元の悪い中、本社までご来訪頂き誠に有難うございます
• 昨日は弊社工場までご足労頂きまして、誠に有難うございます

上記文例のように、時間と手間をかけて出向いてくれた事に対して感謝の言葉を述べましょう。

不在のお詫びを述べる

来訪へのお礼を伝えたあとは、その次に、外出していたことに対してお詫びの言葉を述べましょう。例えば、「昨日は足元の悪い中、ご来訪頂き誠に有難うございます。ご足労頂いたにも関わらず、外勤につき不在にしておりましたことお詫び申し上げます」と明記します。

「お礼→お詫び」の流れは、不在時に限定されず、様々なケースのお詫びメールに共通して用いることができます。「せっかく来て頂いたのに留守にしておりごめんなさい」という言い回しをビジネスメールに置き換えた言い回しです。非常によく使われる文章の流れですので、覚えておきましょう。

相手に用件を確認する

留守中に来客があり、会社の受付には「顔を出しただけ」と伝えて去って行ったとしても、実はあなたに相談したいことがあり、会社まで足を運んでくれたのかもしれません。いえ、むしろ決して暇ではない仕事中の時間を割いて、わざわざ会社に顔を出してくれた…ということは、大事な用件があったのかもしれない、と勘を働かせるべきです。特に珍しい来客の場合には、その来訪に目的があるかどうか確認することが大切です。

お詫びメールの文面には「ご用件がございましたら、メールでも電話でも承りますのでお気軽にお声がけください」などと相手を気遣う一文を明記します。また、近々のスケジュールを記載し、対応可能な日時を記すと尚良いでしょう。

不在のお詫びメールの文例・ポイント

つづいては、不在のお詫びメールを送る際の文例を紹介します。謝罪メールの作成にお困りの方は下記を参考にメールを作成ください。

書き方のポイント：文例には上記した「お礼〜お詫びそして用件の確認。また今後のスケジュール」がバランスよく盛り込まれています。取り急ぎメールを送る場合、このようなシンプルなお詫びメールで結構です。

メールを送るタイミングは来訪の知らせを受けてからなるべく時間が経たないうちに送ることが大切です。時間が経ってから送るお詫びメールは謝罪の念がどうしても届きにくくなります。ベストは来訪があった当日、遅くても翌日までには送りましょう。お詫びメールに記載する項目は以下の５つです。

• 挨拶
• 来訪のお礼
• 不在のお詫び
• 今後の対応可能スケジュール
• 用件の確認

対応可能なスケジュール、用件の確認は前後しても良いかもしれませんが、「挨拶→お礼→お詫び」はこの流れを変えずに書き進めることをおすすめします。また、大切な取引先の方が来訪された時は、自分から伺うことを視野に入れた文章を盛り込むことも大切です。