送信間違いのお詫びメールの文例

「チェックしたはずなのにミスが見つかった」どんなに気をつけていても、人間のやることにはミスがつきものです。メールを作成し、いざ送信したら宛先を間違えていることに気付かず、違う人に関係のないメールを送ってしまった…。

プライベートの友人なら軽く謝罪すれば事なきを得ますが、ビジネスシーンでは通用しません。電話でお詫びしたり、誤送信の謝罪メールを送るのがマナー。ミスを防ぐためにじっくり確認するのは大事なことですが、実際に送信間違いをしてしまったあとは被害が拡大しないよう、対処することに気持ちを切り替えましょう。その際、しっかり謝罪することはもちろん、今後同じミスを起こさないための対策を明記し、誠意が伝わる文面にまとめることが大切です。

ここではメールを送信間違いしたときのお詫びメールの文例をご紹介します。謝罪メールの書き方やマナーについてもお伝えするので参考にしてくださいね。

送信間違いのお詫びメールの書き方・マナー

まずは、誤送信した際のお詫びメールの書き方や心がけておきたいマナーについて解説します。

お詫びメールを送るタイミング

送信間違いをしていることに気づいたら、すぐに誤送信した方に電話をするのが鉄則。電話では、自身のミスにより誤送信したことを謝罪し、メールの削除を依頼しましょう。電話を切ったあとすぐ、改めて送信間違いのお詫びメールを送ります。

宛先が違ったり、全く関係のない資料が添付されていたりする場合は、メールを開いた方も誤送信だと察することができます。しかし、関連性があるような紛らわしいメールだと、相手もきっと困惑します。間違いに気づいたらすぐ訂正しなければいけません。

誤送信した日時を知らせる

日々、何十通ものメールを受け取っている人に間違えてメールを送ってしまった場合、誤送信メールの存在に気付かずスルーしている可能性も。お詫びメールを送る際は、誤送信した日時と件名を通知すべきです。

メールでのやり取りを頻繁に行う方に「昨日お送りしたメールですが…」とだけ説明されても、すぐにそのメールを特定するのは困難です。自身のミスが原因で、相手に無駄な労力をかけてしまうことを肝に銘じ、多忙な相手に配慮した伝え方を心がけましょう。

機密情報を誤送信した場合

誤送したメールの内容が、相手に全く関係のない内容や資料の場合、「送信したメールの内容、添付資料は御社と一切関連の無いものです」といった、手合いの文章を入れるべきでしょう。

しかし、「他社へ送らなければいけない見積書類の送信先を誤った、しかも金額設定を見たら他社の方が優遇されていた」など、間違えて送信した先にとって不利益な内容であれば、トラブルになる可能性が非常に高くなります。個々の単価（金額）設定は外部には決して漏洩してはいけない機密事項。

取引先により異なる単価を設けることはビジネスシーンでは決して珍しいことではありませんが、謝罪メールでもそのことについて一言触れておくほうが好ましいでしょう。例えば、「添付書類に関しては他社様との取引のみ有効な金額となります。何卒ご了承下さいませ」などと簡潔に明記します。

送信間違いのお詫びメールの文例

では、お詫びメールはどのような文面にまとめれば良いのでしょうか。ここでは、謝罪メールを送ることを想定した文例を紹介します。

書き方のポイント：お詫びメールを作成するときの流れは以下の通りです。

• 書き出しの挨拶
• 誤送信メールの送信日時
• お詫びの言葉
• メール破棄のお願い
• 誤送信内容のフォロー
• 締めの挨拶

お詫びメールに盛り込む項目は多いので、余計な事は記さないよう注意してください。特に、誤送信に関するフォローは長くならないよう簡潔にまとめることが大切です。送信間違いのお詫びメールは、謝罪とともに相手の方にメールを破棄して頂くためのもの。できるだけシンプルな構成を意識して明記しましょう。