注文キャンセルのお詫びメールの文例

注文した商品が訳あって不必要になった。そんなときは発注先にキャンセルの連絡を入れなければいけません。この時、電話をかけてキャンセルの連絡をしても良いのですが、発注数や金額に影響があることなので間違って伝わってはいけません。

また、謝罪の言葉を伝える際には直接会って伝えるか、電話が良いとされていますが、発注のキャンセルに関しては正確に相手に伝えるためにも、念のためメールも送るべきです。取引先とのやり取りをメールという手段を用いて形に残すことにより「言った・言わない」のトラブルを防ぐことにもなります。

一度お願いした注文をキャンセルする際には必ずお詫びの言葉を添えなければいけません。特に、受注してから商品の作成・発注を行う取引の場合は、迷惑をかけた相手に対して丁寧にお詫びしなければいけません。

こちらではビジネスシーンにおける注文キャンセルのお詫びメールの文例について紹介していきます。謝罪メールの書き方やマナーについてもお伝えするので参考にしてくださいね。

注文キャンセルのメール書き方・マナー
注文キャンセルのお詫びメールの文例

注文キャンセルのメール書き方・マナー

注文をキャンセルされた側の会社にとってみれば、商品が売れたと思っていたタイミングで急に断られるという肩透かしをうけた気持ちになります。メールに記すお詫びの言葉は慎重に選ぶとともに、丁寧に書き添えるのがマナー。

特に、親しい間柄や、長い付き合いのある取引先の場合、こういった小さなやりとりが原因で関係性にヒビが入ることもあります。今まで培ってきた信用に傷をつけることがないよう、メールを送るタイミングや言葉遣いに注意して注文キャンセルのメールを送りましょう。

お詫びメールを送るタイミング

注文をキャンセルしなければいけないと判断した(キャンセルが明らかになった)ときは、すぐに相手に電話し、お詫びを述べるとともに注文キャンセルの報告を入れます。しかし、これで安心してはいけません。相手に迷惑をかけてしまったことについて、改めて誠意を込めてお詫びメールを送りましょう。これは注文をキャンセルするときの鉄則。

相手は、注文を確認したら商品を発送する手続きをどんどん進めているはずです。受注してからある程度時間が経っていれば、商品が発送されていてもおかしくはありません。自己都合でキャンセルする場合は、なるべく負担がかからないよう努めるべきです。

また、契約内容や商品の種類によってはキャンセルが効かない場合もありますし、キャンセル料金が発生することもあります。従ってメールを送るタイミングは早いに越したことはない、ということ。大きな取引においてはキャンセルの連絡が1分遅れただけで何百万円というロスが発生する可能性もあります。相手に迷惑をかけないためにも、注文キャンセルは気づいたらすぐに伝えるべきです。

注文内容の詳細をしっかり明記する

「先日発注した〇〇（商品）ですが、キャンセルでお願い致します」とだけメールに書いても、多くの取引先がある企業の場合、日々何千という商品の注文が入っていることから、商品に関する情報が少ないと、注文内容を特定するのに手間と時間がかかってしまいます。相手の負担を最小限に抑える為にも、お詫びメールにはキャンセルする商品の製品番号や注文番号を正確に明記して下さい。お詫びメールに記載すべき最低限の項目は以下の５点です。

注文した年月日
製品番号
製品名
数量
注文番号

これらがお詫びメールに記してあれば、連絡を受けた担当者も戸惑うことを防げます。

お詫びの言葉を添える

注文キャンセルのお詫びメールを送る際、謝罪の言葉は必ず盛り込みましょう。自らオーダーしておいてキャンセルする…これは取引上、相手に迷惑をかける行為です。キャンセル可能な日程内でメールを送る場合でも、低姿勢な文章の言い回しを用いるのがマナー。

また、キャンセルする理由がある場合は簡潔に記載すべきです。曖昧な表現を用いると、言い訳がましくなってしまいます。誠実さが伝わるよう、文面をまとめましょう。