在庫切れのお詫びメールの文例

取引先からの注文に対して在庫切れを起こすなど、本来はあってはならないこと。常に注文をいただいている商品であればなおの事、起こってはいけない問題です。

しかし、注文して来るのは得意先ばかりではありませんから、時に在庫を見誤ることもあり得ます。その時に、在庫切れになってしまった原因と事実を把握して、ミスや不注意で迷惑を掛けてしまった事を速やかに伝えなければなりません。

材料になる商品の在庫切れは、取引先の生産状況にも影響をきたす恐れがあり、最も対応に苦慮しなければいけない問題になります。生産計画に則って注文してくるものに対しての在庫切れは、今後の取引問題にも発展してしまうので、わかった時点で即時取引先に出向いて状況を説明しなければなりません。その時間も待てない状況であることを、取引先に先に電話で連絡をしてから在庫切れの状況をお詫びし、再入庫に全力を挙げる旨、伝える必要があります。

どのような在庫品かによって取引先に及ぼす影響は変わるので、いくつかのパターンでメールの書き方、文例を紹介します。書き方のマナーについても参考にしてください。どのような理由によっても迷惑をおかけすることに変わりは無いので、お詫びの気持ちを誠心誠意伝える文面に心掛けましょう。

在庫切れのお詫びメールの書き方・マナー

理由は何にしろ、在庫切れを起こしたことは、こちらのミスであり取引先に多大な迷惑を掛けることに対して詫びる文章になります。在庫切れを起こした原因と今後の対策も含めて、お詫びメールのポイントを挙げていきます。

在庫管理に不手際があったことを心からお詫びする

毎日の入出庫管理をしっかりと把握していれば、取引先に迷惑を掛ける在庫切れは防げたかもしれません。注文が多くなって入庫が間に合わなかったという理由があったにしても、状況把握に不備があったことには変わりありません。

取引先にはこちらの不備であることを、誠意を込めて謝罪し、今後の対応策を示して最短で納品することを伝えます。誠意を込めて正直に詫びることで取引先にも気持ちが伝わります。

在庫管理の徹底を約束して、入荷に最善を尽くすことを約束する

注文を受けるのは営業部の自分であっても、在庫管理をしている部署は資材部であるとか、部署が異なる場合はどうしても責任転嫁したくなりますが、絶対にこちら側の愚痴を言ってはいけません。

部署は異なっても窓口は自分であることから、他部署の問題であり自分には非がないことなどこちら側の問題を取引先に言ったら、返って反感を買うことになってしまいます。あくまでもこちら側に非があることを真摯に謝罪し、最善を尽くすことを伝えましょう。

取引先への在庫切れの問題を管理部署と共有して再発を防ぐ

営業部から資材部への注文の伝達が適切であったか、取引先の生産計画を周知徹底していたか、注文確認を怠っていなかったかなど、社内の在庫管理を見直し、営業部から資材部へのスムーズな連絡のやり取りを徹底します。

今回の問題を上司にも正直に報告し、重大な問題であることを共有します。取引先には即時に電話で謝罪し、再度メールでお詫びすることも報告しましょう。その後に、上司からの指示があれば従って、取引先への対応を優先して在庫確保に全力を尽くします。

在庫切れのお詫びメールの文例

大手製造会社が部品会社に部品の注文をする場合は、長期に渡っての製造計画を渡して部品が途切れないようにしています。しかし、何らかの問題が生じて生産計画の見直しや修正が行われた場合に、スムーズな連絡が取れていないと、在庫に誤差が生じることになります。

取引先に問題があったとしても、部品の在庫切れによって製造ラインがストップすることになると、多大な損害賠償を追うことになります。このような場合は、メールや電話の謝罪で済むことでは無くなってしまいますが、被害が最少で済むように、まずは部品の確保に努めると共に、誠心誠意謝罪します。

在庫切れのお詫びメールの文例（製造元の場合）

ネット通販など個人顧客を対象に販売しているショップが、在庫切れで注文品の発送が遅れる旨のお詫びメールを送らなければならないケースもあります。通常は、商品ページに「在庫の有無」「入荷予定」などが表示されますが、その表示が出る前に注文して在庫が間に合わないケースを想定してお詫びメールの例文をあげます。

在庫切れのお詫びメールの文例（通販サイトの場合）

在庫切れになった理由を明らかにして、注文への対応をどのようにするかを明確に伝えます。納品スケジュールを確実に伝えて、商品の提案や代替品への変更などの提案やご相談にも応じる旨を伝えることもよいでしょう。