取引先からの注文に対して在庫切れを起こすなど、本来はあってはならないこと。常に注文をいただいている商品であればなおの事、起こってはいけない問題です。
しかし、注文して来るのは得意先ばかりではありませんから、時に在庫を見誤ることもあり得ます。その時に、在庫切れになってしまった原因と事実を把握して、ミスや不注意で迷惑を掛けてしまった事を速やかに伝えなければなりません。
材料になる商品の在庫切れは、取引先の生産状況にも影響をきたす恐れがあり、最も対応に苦慮しなければいけない問題になります。生産計画に則って注文してくるものに対しての在庫切れは、今後の取引問題にも発展してしまうので、わかった時点で即時取引先に出向いて状況を説明しなければなりません。その時間も待てない状況であることを、取引先に先に電話で連絡をしてから在庫切れの状況をお詫びし、再入庫に全力を挙げる旨、伝える必要があります。
どのような在庫品かによって取引先に及ぼす影響は変わるので、いくつかのパターンでメールの書き方、文例を紹介します。書き方のマナーについても参考にしてください。どのような理由によっても迷惑をおかけすることに変わりは無いので、お詫びの気持ちを誠心誠意伝える文面に心掛けましょう。