個人情報流出のお詫びメールの文例

ありとあらゆる情報管理が当たり前のようにネット上で行われることになった今日、情報化社会という言葉がもはや死語のように扱われるようになりました。一昔前でしたら、例えば出張先で顧客の個人情報が必要となった場合には、わざわざ本社に連絡して総務や人事の担当者に聞かなければ解決しませんでした。

しかし現在ですとノートパソコンは勿論タブレット・スマートフォン等の端末からでもサーバーにアクセスし、パスワードを打ち込めばあっという間に必要としている情報にたどり着けてしまいます。

ネット環境さえあればお金をかけず以前の何分の一という手間や時間で必要としている情報を得ることが出来る…これは人類にとって大いなる進化と呼べるでしょう。しかし、ここで危惧しなければいけないのは情報の管理能力です。

ネット環境が当たり前ではなかった時代、大切な個人情報は紙資料にまとめられ、厳重に管理されていました。これは「情報」が、部外者が極めて侵入しづらい環境下に置かれていたということです。しかし現在はどうでしょう。パスワードさえ分かれば手持ちのスマートフォンから場所を選ばず重要な情報を閲覧することができる時代になってしまいました。

前置きが長くなりましたが、このような理由から個人情報の管理が厳しく問われる時代になったということ。そんな中ヒューマンエラーやコンピューターウィルス等外部からの侵略者により、情報漏洩してしまうことが十分に考えられます。万が一、個人情報が漏洩してしまった場合にはいち早く漏洩した情報主に連絡しその対処法や今後の会社としての対応を伝えなければいけません。

しかしその時、お知らせする側としてはどのようなメールを作成すればよいのでしょうか。

ビジネスメールに慣れていない方は言い回しや文章内容だけで相手を怒らせてしまうことが考えられます。こちらでは個人情報流出のお詫びメールの文例についてご紹介するとともに、書き方や注意すべきポイントについても解説していきます。

個人情報流出についてのお詫びメールの書き方・マナー

個人情報が流出してしまった場合、流出した情報は不特定多数の方の目に晒されます。流出した情報が何の情報か、それによって情報主が行う対処法は異なりますし、今回情報が流出してしまったことで起こりうるリスク等もお伝えしなければいけません。一口に「情報」と言っても様々な内容がありますが、こちらでは、どの場合においても共通して盛り込まなければいけないポイントを紹介していきます。

お詫びメールの送信はスピーディに

メールを送るのは個人情報流出が発覚してからなるべく早いタイミングに送りましょう。流出してから経った時間が長ければ長いほど、顧客が受ける被害規模が大きくなります。従って個人情報流出のお知らせメールはスピードが命。発覚したらすぐに対処するよう心掛けてください。

漏洩内容・今後の対応について

簡単な挨拶の後はすぐに本題に入り、個人情報が流出してしまった旨を情報主に伝えるべきです。またこの時、管理している何の情報が流出したのかも明らかにすべきです。

住所・電話番号・携帯電話番号・パスワード・クレジットカード情報・その他金融系…いつ、どのような情報がどれだけ流出したかを嘘偽りなく顧客に伝えるべきです。また、流出後リスクや対応についてもしっかりと伝えましょう。

メールアドレスやパスワードについては変更を促さなければいけませんし、住所や名前、電話番号の場合は会社として今後どのような対応や対策をとらなければいけないかを提示しなければいけなません。流出した情報により対処法は異なりますが、流出内容と対応内容や今後の対策は全てのケースにおいて共通して盛り込むポイントです。

お詫びの言葉を述べる

お客様はご自身が勤める会社のことを信頼して個人情報を伝えています。しかし、情報流出してしまったということはその信頼を裏切ってしまったということです。情報流出の一番の被害者はお客様。確かに、このことにより会社の信用に傷がつき、今後被る損害は計り知れないものがあります。しかし、それでも一番の被害者はお客様なのです。何も悪くないお客様に迷惑をかけてしまうことを、会社として恥じ、深くお詫びしなければいけません。

• 今回の件により関係者皆様には多大なご迷惑とご心配をおかけしておりますこと、深くお詫び申し上げます

お詫びの文章は余計な言葉や言い回しを避け、シンプルかつ丁寧な文章で作成してください。また流出してしまったことに対する、今後の再発の予防の予防についてもしっかりと述べるべきです。

• 弊社ではこれまで個人情報取り扱い業務にあたり、厳格な取り扱い・管理の徹底に努めてまいりましたが、このような情報流出が発生したことを踏まえ、今後は更なる厳格化はかって再発防止に全力で取り組んで参ります

決まり文句のように思えますが、これは企業としては非常に大切な部分です。

企業としてこれまで情報管理を怠ったことは無いでしょうし、今後も再発を絶対に許してはいけないという姿勢。そして更なる管理の徹底化を図ることをお客様に伝えなければいけません。

個人情報流出のお詫びメールの文例・ポイント

こちらでは実際に使用する文例を紹介していきます。会社としてはかなり引け目を感じる事でしょうが、お客様には必ず伝えなければいけない重要な内容です。是非ご参考頂ければ幸いです。

書くときのポイント：情報流出に関する謝罪メールは会社から顧客へ送るメールのため、文章は丁寧に書くことが基本。情報流出に関する内容や期間、理由などは必ず盛り込むべきポイントと言えます。パスワード等の情報が流出した場合にはパスワード変更のお願い等も併せてお客様にお願いするべきでしょう。また、理由はなるべく簡潔に済ませてください。長々と理由を述べてしまうと言い訳に聞こえてしまう恐れがあります。あくまでも会社からの謝罪メールのため、その姿勢からブレないよう注意が必要です。