ありとあらゆる情報管理が当たり前のようにネット上で行われることになった今日、情報化社会という言葉がもはや死語のように扱われるようになりました。一昔前でしたら、例えば出張先で顧客の個人情報が必要となった場合には、わざわざ本社に連絡して総務や人事の担当者に聞かなければ解決しませんでした。
しかし現在ですとノートパソコンは勿論タブレット・スマートフォン等の端末からでもサーバーにアクセスし、パスワードを打ち込めばあっという間に必要としている情報にたどり着けてしまいます。
ネット環境さえあればお金をかけず以前の何分の一という手間や時間で必要としている情報を得ることが出来る…これは人類にとって大いなる進化と呼べるでしょう。しかし、ここで危惧しなければいけないのは情報の管理能力です。
ネット環境が当たり前ではなかった時代、大切な個人情報は紙資料にまとめられ、厳重に管理されていました。これは「情報」が、部外者が極めて侵入しづらい環境下に置かれていたということです。しかし現在はどうでしょう。パスワードさえ分かれば手持ちのスマートフォンから場所を選ばず重要な情報を閲覧することができる時代になってしまいました。
前置きが長くなりましたが、このような理由から個人情報の管理が厳しく問われる時代になったということ。そんな中ヒューマンエラーやコンピューターウィルス等外部からの侵略者により、情報漏洩してしまうことが十分に考えられます。万が一、個人情報が漏洩してしまった場合にはいち早く漏洩した情報主に連絡しその対処法や今後の会社としての対応を伝えなければいけません。
しかしその時、お知らせする側としてはどのようなメールを作成すればよいのでしょうか。
ビジネスメールに慣れていない方は言い回しや文章内容だけで相手を怒らせてしまうことが考えられます。こちらでは個人情報流出のお詫びメールの文例についてご紹介するとともに、書き方や注意すべきポイントについても解説していきます。