名刺切れのお詫びメールの文例

セールスや営業関連の職についていると沢山の人と会う機会があります。出会った方々と最初に行うのは名刺交換。営業マンは多くの人に名刺を渡す機会が多いことから、名刺が無くなるスピードも非常に早いでしょう。都度、補充・管理をしておかないとすぐに名刺ケースの中身が空になってしまいます。

しかし、補充するのをうっかり忘れ、相手に名刺を渡せず恥ずかしい経験をしたことがあるビジネスマンもきっといるでしょう。名刺切れは一見些細なことのように思えますが、相手によっては、社会人としての常識が欠けている人だと悪い印象を与えてしまうことも。

名刺交換は社会人として会社同士、または個人の交流の第一歩。もし名刺を切らしてしまい、相手に渡せなかったときは名刺切れのお詫びメールを送りましょう。ここでは名刺切れのお詫びメールの文例についてご紹介します。謝罪メールの書き方・ポイントについても詳しく解説していくので参考にしてくださいね。

名刺切れのお詫びメールの書き方・マナー

名刺は自己紹介がつまった重要なアイテム。会社名・役職・氏名・連絡先など、ビジネスで相手のことを理解するために必要な情報が記載されています。また、取引に時間が空いたとしても名刺を見れば、相手の人柄やキャラクターなども思い出すことができます。普段当たり前のように行っている名刺交換は、実は仕事をする上でとても大切な役割を果たしているのです。

相手の名刺を受け取ったのに、名刺切れという初歩的なミスにより自身の名刺を渡し損ねてしまうのはマナー違反。名刺を渡せなかったときは改めて相手の方にメールを送り、お詫びと改めてのご挨拶の言葉を送るべきでしょう。

お詫びメールの送信は当日中が基本

名刺切れは相手に対して非常に失礼なことであり、マナー違反であることを理解しておきましょう。そのため、当日中にお詫びメールを送るのが基本。予定が詰まっている関係で、どうしても当日中に送れない場合でも、翌日の朝が期限だと心得ておきましょう。

お詫びメールの件名を書くときの２つのポイント

名刺切れのお詫びメールで件名を書くときのポイントは２点あります。まず一つ目は自身の会社名・部署名・名前を名乗ること。「株式会社△△、営業部の△△（名前）」というように表記しましょう。

相手の方はあなたの名刺を持っていないので、メールアドレスを見ただけでは誰から送られてきたメールか分かりません。そこで件名にあなたの情報を記載し、不信感を取り除くことができます。

２つ目のポイントは用件を伝えること。「名刺切れのお詫びとご挨拶」というような分かりやすい件名にします。件名に明記されている用件が分かりやすくなければ、メールを開いてもらえない可能性もあります。これら２つのポイントを踏まえて、件名の基本形は「名刺切れのお詫びとご挨拶【株式会社△△、営業部の△△】」としましょう。

文面では先方と会った日時を明記する

「先日お会いしました〇〇です」としか記されていない場合、多くの人と出会う機会がある人からすれば情報不足です。「６月２５日の午後２時に、御社へ伺いました〇〇です」と正確な日時を示せば相手も察しがつきます。名刺を渡していないということは、相手にこちらの情報が伝わっていないということ。その為、会った日時を明確にすることで顔と名前を一致させやすくなります。

もしパーティーや懇親会など、不特定多数の方々と名刺交換をするような場では、日時や場所を知らせただけでは相手もあなたのことを特定できない可能性があります。そのような場合は、相手との会話で盛り上がった話などを挙げ、「昨日懇親会の場で〇〇のお話をさせて頂いた株式会社〇〇の△△です」などと書き記しましょう。

お詫びと改めてのご挨拶

名刺を切らしていたことをお詫びし、改めて挨拶の言葉を伝えます。「先日伺った際に名刺を切らしてしまい、申し訳ございませんでした。改めて、宜しくお願い申し上げます」という一文を書き添え、後はメールの署名部分に名刺と同じ情報を記載すれば、相手の方も今後のやり取りがしやすくなります。名刺を渡せなかった事に対するお詫びメールですから、名刺に替わる自身の情報はしっかりと記載しなければいけません。

名刺切れのお詫びメールの文例

こちらでは名刺を渡し損ねてしまった際に送る、お詫びメールの文例を紹介していきます。忙しいとついつい名刺の枚数チェックを忘れがちになります。取引先や顧客に名刺を渡せなかった時には下記の文例を参考にお詫びメールを作成してくださいね。

書くときのポイント：お詫びメールの文例の流れは以下の通りです。

• 書き出しの挨拶
• 前回先方に会った日時・その時のお礼
• 名刺切れのお詫び
• 名刺情報記載のお知らせ
• 締めの挨拶

メール文中に盛り込むべきポイントは、名刺切れへのお詫びの言葉、そして渡すはずだった名刺に記載されている情報です。名刺を渡せなかった場合、こちらの部署や役職が一切相手に伝わっていません。口頭で伝えたことは相手は覚えていないもの。

従って、名刺に記載されているものと同じ情報をメールに記載し、相手に確認してもらいます。また、渡しそびれた名刺は、次に会ったときに直接手渡すのが基本ですが、相手に断りを入れたあとであれば、郵便物のやり取りの際に同封して届けるのもアリです。文例を参考にしてくださいね。