体調不良・病欠のお詫びメールの文例

どんなに健康な方でも、頭痛や発熱、腰痛等に見舞われることがある筈です。体調不良で会社を休まなければいけない場合には、必ず事前に会社へ連絡を入れなければいけません。その場合、連絡手段として一般的なものが電話です。直属の上司に直接電話をかけて体調不良の為病欠する旨を伝えましょう。

社会人になれば体調管理も仕事のうちという考え方が一般的のため、少々伝え辛い内容ではありますが、これを行わなければ無断欠勤になってしまいます。無断で会社を休むのは社会人として絶対にNG。必ず連絡を入れるよう心掛けてください。

ただ、体調不良による病欠の連絡方法について、最近ではメールでも可能としている会社が増えてきているようです。勿論、欠勤の申し入れは、基本は電話にて伝えるべきでしょうが、万が一、上司と連絡が繋がらなかった時は、体調不良の為に病欠するという内容のメールを作成し、会社に連絡しましょう。こちらでは、体調不良や病欠による欠勤を伝える際のお詫びメールの文例や書き方、注意点等を紹介していきます。

体調不良・病欠のお詫びメールの作成方法・マナー
体調不良・病欠のお詫びメールの文例・ポイント

体調不良・病欠のお詫びメールの作成方法・マナー

何をするにも体が資本のため、体調不良により病欠するのも仕方のないことです。メールには体調や症状をしっかりと記し、出社できないという旨を伝えなければいけません。メールで伝えるべきポイントは下記の4点です。

分かりやすい件名
具体的な症状
病欠する予定日数（長期療養の場合）
病欠時の仕事の引継ぎについて

体調不良や病欠以外にも、社会人として会社を休む場合に伝えるべき共通項目もあるので、実際にメールを書こうと思っている方は参考にしてくださいね。

簡潔で分かりやすい件名を心がける

まず、病欠により連絡する際は、メールの件名で簡潔に用件を伝えましょう。例えば「欠勤のご連絡」「体調不良による病欠のご連絡」といったように、メールの内容がすぐに理解できるような分かりやすい件名を考えてください。

また、体調不良にも様々な症状があります。ウィルス性の厄介な病気にかかってしまった時には「インフルエンザ感染による病欠のご連絡」などとし、件名から有休休暇の取得日数が長引きそうな印象を伝えるべきです。件名を作る際のコツは、件名が長くなりすぎないこと。端的で分かりやすい件名になることを意識して、用件を伝えましょう。

症状と病欠する日数について

会社を休む訳ですから、病欠のお詫びメールでは休むに値する正当な理由をしっかり伝えなければいけません。「風邪をひいてしまったので本日、欠勤させて頂きます」とだけ記しても、風邪の病状がどれだけ深刻なのか今ひとつ伝わってきません。

しかし「昨日から体調が悪く、昨晩39度の発熱があったため、本日病欠とさせて頂きます」と具体的な症状を入れるだけで、体調の悪さが相手に伝わります。勿論、理由を長々と説明し過ぎるのは避けるべきですが、件名同様、病名や症状を簡潔に伝えることも病欠の申し入れ時には必要なマナーです。

また、病状・症状により病欠で休む日数も変わるはずです。通常の風邪でしたら１〜２日程度で回復しますが、インフルエンザや麻疹等、外出を禁止される病気の場合は、一週間程度休まなければいけないこともあります。従って、お詫びメールには病欠する予定日数も記しておくべきです。

熱が引いたら動けるので、明日には出社できるかと存じます
インフルエンザの陽性反応が出たため、恐縮ですが今週いっぱいお休みを頂きます

上記の例文のように、病欠で休む予定日数を事前に伝えておけば、会社としても仕事の予定が立てやすくなります。またご自身としても、複数日病欠する際に毎回連絡しなくて済みます。体調が回復して、いつも通り働ける期間を判断し、正しく伝えることは社会人として重要なことです。

病欠時の仕事について

一週間程度病欠する場合は、仕事の引継ぎやフォローに関しても上司に連絡しておかなければいけません。例えば「〇月〇日に取引先の方が挨拶に来られる予定です。申し訳ございませんが私の代わりのご対応お願いしても宜しいでしょうか」「週末までに見積書類をFAXして頂くよう、宜しくお願い致します」など、対応しなければいけない仕事がある場合は、上司に連絡して代理の対応や業務の代行をお願いしなければいけません。

病欠している間でも、社会全体はいつもと変わらず動いています。そのことを忘れず、病欠中の仕事についてもメールに盛り込むべきでしょう。