支払い遅延のお詫びメールの文例集

支払いが遅れるときはさまざまな理由が考えられます。日付の取り違えなど事務手続き上の理由、データの入力ミスなどシステムにかかわる理由、そして、もっともあってはならないのが支払いの目途が立っていないという理由です。

単なるミスによる支払いの遅延はもちろんのこと、経営上の資金不足などで取引先に迷惑をかけることは、信用問題へと発展します。ビジネスではお金に関するやり取りはきっちりする必要があります。今回は支払いが遅延した際のお詫びメールの文例をご紹介します。書き方やマナーについてもお伝えするので参考にしてくださいね。

支払い遅延のお詫びメールの書き方・マナー

まずは、支払い遅延のお詫びメールの書き方や心がけておきたいマナーについてお伝えします。

支払い期日を明記する

支払い遅延のお詫びのメールでは、お詫びの言葉はもちろん、「いつまでに支払うか」を明記することが重要です。買ったらお金を払う、これは、経済の基本ともいえるもの。支払い遅延により、今後のビジネスに影響が出る可能性もあります。悪影響を最小限に抑えるためにも、いつまでに支払うか（振り込むか）をはっきりと記載しましょう。

支払い方法を明記する

支払い方法は、銀行振り込み・口座振替・小切手など、会社によって異なるとはいえ、基本的にはいつもと同じ方法で支払うと思います。遅延したからといって、とくに支払方法を変える必要はありませんが、支払う日付とともに支払い方法を明記しましょう。

支払ったのに「振り込まれていない」と言われた場合

銀行振り込みなどの場合、振り込んでいるのに、「入金されていない」といわれることもあるでしょう。土日祝日や銀行の営業時間の関係上、相手の口座に反映されるまでに時間差が生じるためです。時間的に余裕を持った振り込みを心がけることが大切です。また、振り込んでいるのに催促が来た場合でも、その旨を伝えてお詫びをしておきましょう。

今後の取引への影響を避ける

支払い遅延によって取引先に「会社の資金繰りが厳しいのでは」と思われてしまうと、今後の取引に支障をきたす場合も。悪影響にならないようにするためにも、メールの文面は丁寧かつ相手を安心させるような言葉を用いることが重要。たとえば、資金繰りに一定の目途がついたことなど、できるだけ、相手を安心させる要素を盛り込むようにしましょう。

支払い遅延のお詫びメールの文例

つづいては、支払い遅延のお詫びメールの文例をご紹介します。

支払い遅延のお詫びメールの文例（入力ミスが原因の場合）

支払い遅延のお詫びメールの文例（資金繰りが理由の場合）

支払い遅延による悪影響を最小限にする：経理システムの問題や人為的なミスの場合は、大きな事態に発展してしまうことは稀ですが、資金繰りに関連した問題の場合、支払いの遅延が会社の存続にもかかわるケースがあります。会社が利益を求めるのは当然であり、正常に取引できる関係でなくなってしまうと、信頼関係は破綻してしまいます。どのような理由による支払い遅延であっても、悪影響を最小限に抑えるために、相手に不安を与えるような書き方はしないように心がけましょう。