資料送付の確認メールの書き方・文例

書類を送付するときは、前もって送り先に確認のメールを送るべきです。送付する書類の内容が重要なものであればあるほど、確認メールの重要性も増します。

もちろん、確認のメールを必ず送らなければいけないルールはありませんが、これは先方への配慮と心遣いであり、またミスやトラブルを未然に防止する役割もあります。

ここでは、資料送付の確認メールの書き方を詳しくお伝えします。文例もご紹介するので、確認のメールを送るときの参考にしてくださいね。

資料送付の確認メールの書き方

送付の確認メールは、書類を送付した旨を相手に伝えるためのもの。しかし、ただ「書類を送りました、宜しくお願い致します」とだけメールに記しても、送付物が間違えていないか、そもそも何の書類なのか、いつ届くのか、内容確認後の返送の有無など、相手とって不明な点が多く残ってしまいます。そのため、確認メールには、送付の通知はもちろん、書類の内容や到着日時についてもきちんと伝えるべきです。

１．件名は「〇〇の資料送付のご案内」が基本

ビジネスメールにおいて、件名はメール本文の内容を簡潔に伝えるタイトルのようなもの。件名を読んだだけでおおよその用件が伝わるよう、わかりやすいタイトルにする必要があります。そのため「〇〇の資料送付のご案内」を基本型とします。その他、例を下記に記載いたします。

• 契約書送付のご案内
• 見積書類送付のご案内
• 【〇月〇日到着予定】提案資料送付のご案内

注意点は件名が長くなり過ぎないこと。情報を盛り込みすぎると用件が伝わりにくくなってしまいます。件名はあくまでシンプルに、詳細は本文で記述する。これはビジネスメールの基本です。

２．確認メールの本文の書き方

本文で記載すべきポイントは下記の３点です。

• 到着予定日時
• 送付した書類の詳細
• 返信事項の有無

メールにファイルを添付する場合と違って、郵送するときは書類の到着予定日を伝えておくと親切です。到着日時が確認できないときは、書類の発送日時を明記しておきましょう。

また、先方に送った書類への対応方法もメールに記すべき情報です。確認後に返送して欲しい書類が含まれている際には、その旨も伝えましょう。例えば「書類を二部、郵送しましたので、一部は貴社にて保管ください。もう一部はご返送をお願い申し上げます」「送付した契約書類につきまして、二部ご捺印の上、一部返送をお願い致します」と明記しておくと、相手はそれに従って処理するだけとなります。また、返信用封筒には事前に先方と返送先の住所を明記しておく配慮も重要です。

３．メール添付による書類送付の場合

書類送付には大きく分けて２つのパターンが存在します。一つ目は、昔ながらの郵送による送付ですが、もう一つはメールに書類を添付して送付するパターンです。書類をメール添付して送れば郵送の手間・時間を省くことが出来ます。

しかし、手間のかからない手段だからこそ注意しなければいけないポイントがあります。メールに資料を添付して送付する場合、本文で添付ファイルの存在を相手に伝えなければいけません。件名でも「書類送付のご案内【添付ファイルあり】」と記しても良いでしょう。送付後に電話で添付ファイルがあることを伝えておくことも有効です。

資料送付の確認メールの文例

つづいては、資料送付時の確認メールの文例を紹介します。文例は、書類を郵送したあとに送る確認メールと、メールに添付する場合の2パターン紹介します。

１．資料送付後の確認メールの文例（郵送後に送る場合）

２．資料送付後の確認メールの文例（添付ファイルで送る場合）

書くときのポイント：どちらのパターンでも「資料送付の確認をしてほしい」という旨がしっかり伝わる内容に文面をまとめましょう。また、送付した資料については、何を何部送付したかを箇条書きで明記し、送付ミスがないか確認できるようにすることも大切です。短い文章かもしれませんが、その分伝えるべき事項が詰め込まれた内容の濃いメールを送りましょう。最後に書き進めやすい流れを紹介します。