教授への確認メールの書き方・文例

「大学教授にメールで確認や質問をしたいけど、書き方がわからない！」

「件名はどう書くの？」「本文をうまくまとめられない」

そんな悩みを持つ学生の皆さんに、ここでは確認メールの基本知識をお伝えします。教授への確認メールの文例はもちろん、書き方や心がけておきたいマナーについてもお伝えするので参考にして下さいね。

教授への確認メールの書き方・マナー

教授に確認メールを送るときは、用いる言葉や言い回しは礼儀正しく丁寧に書くのが基本です。ビジネスメールには、普段、家族や友人との間で取り交わす会話の中では使う機会の少ない表現が数多く存在します。

例えば、教授に宛てるメールでは「お願いします」ではなく「お願い致します」、「すみません」ではなく「申し訳ございません」を用いるのが一般的です。普段、目上の人に対して用いる言葉がビジネスメールにおいてはふさわしくない場合があります。教授に送る確認のメールも、社会人になる為の予行練習だと思って、ビジネスメールの基本マナーを意識した内容を送るべきです。

１．件名で概要を伝える

メールの件名は、本文で伝えたい用件を簡潔にまとめた内容を明記します。今回送るメールは教授への確認ですので、「レポートの提出期限に関するご確認」「休講日程のご確認」などとします。

件名を読んだだけで、本文にどのような内容が書かれているのか、すぐに分かるものがベスト。また、確認事項に関してはなるべく細かく指定することが大切です。「レポートの確認」だけではまだ少し情報が不足しています。これに「提出期限」という言葉を足すことにより、より明確な回答を求めることができます。休講に関しても「休講のご確認」ではなく「休講日程のご確認」とした方が、教授も回答文がパッと浮かぶはずです。

件名に「お疲れさまです」や「おはようございます」などといった挨拶文を明記するのは避けましょう。件名で大まかな用件を伝え、本文で詳細を述べていく流れで作成すると親切です。

２．冒頭は「宛名→挨拶→学部・学科・名前」を書く

ビジネスメールでは用件を伝える前に、書く項目が３点あります。メール本文の冒頭に宛名（○○教授）を明記します。つづいて「お世話になっております」「お疲れ様です」といった書き出しの挨拶を述べ、差出人であるあなたの「学部・学科・氏名」を名乗ります。これはビジネスメールにおける決まり事のひとつだと思ってください。以下に記載例を示します。

 用件を伝える前に、上記の項目を忘れず記しましょう。教授によっては複数の大学を行き来している方もいます。複数校で講義を受け持っている方だと、名前だけ記しても人物をすぐに特定することができません。必ず学部や学科名も書いておきましょう。

３．確認メールを書くときの注意点

用件に関しても、短い文章で簡潔にまとめる必要があります。何について確認したいのか、また、確認する理由についても必要であれば記載すべきです。質問が複数ある場合は「３点、質問がございます」と記した後に質問事項を箇条書きで記すと、教授も答えやすくなります。

ビジネスメールは友人とのメールと違い、なるべく１往復で完結させるのがマナー。１回のやりとりで詳細までしっかりと伝えきる必要があります。確認したい項目を整理したうえでメールを送るようにしましょう。

教授への確認メールの文例

つづいては、教授に送る確認メールの文例を紹介します。確認メールを送る方は是非参考にしてくださいね。

書くときのポイント：件名では「レポートに関する確認」という用件が伝わる書き方を心がけなくてはなりません。メール本文を作成するときの主な流れは以下の通りです。

• 教授の氏名：○○教授
• 書き出しの挨拶：お世話になっております。△△学部の△△です
• 確認したい内容：○○の件についてご確認させて頂きたく存じます
• 確認する理由：「諸事情があり」「聞き漏れのため」
• 確認事項のまとめ：箇条書きでポイントを整理して記載
• 結びの挨拶：お忙しい中、恐縮ですが、宜しくお願い申し上げます

確認する内容が一つだけなどシンプルな場合は、確認事項のまとめは省略できます。また、理由を述べるときは、あまり長くなり過ぎないよう注意し、簡潔にまとめましょう。