押印・捺印をお願いする依頼メールの文例集

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押印・捺印をお願いする依頼メールの文例集

書類への押印をお願いするメールを作成するにあたって、どのような書き方をすればよいか悩んでいませんか?

仕事では、社内や社外の相手に関わらず、様々な場面で相手に押印をお願いしますが、取引先に契約書への署名捺印を依頼するときや、上司に社内の申請書類に押印をお願いするときなど、それぞれの状況に合ったメールを送ることが大切です。

ここでは、押印・捺印をお願いするときの依頼メールの書き方やマナーについてお伝えします。上司や取引先に送るときの文例も紹介するので参考にしてくださいね。

押印・捺印をお願いする依頼メールの書き方・マナー

まずは、押印・捺印をお願いする依頼メールの書き方や、心がけておくべきマナーについてお伝えします。

へりくだった表現を用いるのがマナー

上司や取引先にお願い事をするときは、書き方に注意をしなければなりません。指示するような書き方だと、相手は命令されているような印象を持ってしまいます。署名や捺印を依頼するときは「ご署名ご捺印」と書き、尊敬語にするのはもちろん、「お願い申し上げます」と礼儀正しい敬語表現を用いましょう。

また、依頼内容を書く前に「お忙しいところ大変恐縮ですが」「ご多忙の中、恐れ入りますが」などとクッション言葉を記して柔らかい印象を与えることも大切です。

捺印・押印をお願いする定番フレーズ

依頼メールで押印・捺印を依頼するときの定番フレーズは下記の通りです。

  • 基本:内容をご確認いただき、ご署名ご捺印のうえご返送くださいますようお願い申し上げます。
  • 押印箇所を指定する場合:契約書〇枚目にご押印の上、ご返送くださいませ。
  • 署名捺印を依頼する場合:ご住所とお名前をご記入いただき、ご捺印の上、ご送付頂きますようお願い申し上げます。
  • 署名捺印を依頼する場合:お申込書の枠内にご記入いただき、ご捺印のうえ、ご返送くださいますようお願いいたします。

次章では、上記の定番フレーズ以外の書き方も紹介しているので参考にしてくださいね。

押印・捺印をお願いする依頼メールの文例集(上司)

つづいては、職場の上司に押印・捺印をお願いするときの依頼メールの文例を紹介します。

押印・捺印をお願いする依頼メールの文例(申請書を添付する場合)

件名:申請書ご提出の件

〇〇部長

お疲れ様です。△△です。

先日ご依頼をいただきました〇〇に関する申請書を
添付ファイルにてお送り致しますのでご査収ください。

内容をご確認いただき、問題がなければ
承認欄にご押印の上、ご返送いただきますよう
お願い致します。

お手数をお掛けして恐れ入りますが、
何卒宜しくお願い申し上げます。

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署名
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書くときのポイント:資料や書類を相手に渡す際、「ご査収(さしゅう)ください」と書くことにより、「よく確認して受け取ってください」という意味になります。ビジネスメールでは頻出する言葉であり、使い勝手もよいので覚えておきましょう。

押印・捺印をお願いする依頼メールの文例(書類を上司の机に置く場合)

件名:〇〇に関する書類の件

〇〇課長

お疲れ様です。△△です。

〇〇課長ご不在のため、取り急ぎご報告申し上げます。

先程、〇〇に関する書類を提出致しましたので
ご査収の程、宜しくお願い致します。

内容に不備がなければ承認欄にご押印頂きますよう
お願い申し上げます。

ご多忙のところ、お手数をお掛けして大変恐縮ですが、
何卒宜しくお願い申し上げます。

====================
署名
====================

書くときのポイント:目上の方に押印を依頼するときは、末尾に忙しい相手を気遣う言葉を書き記して謙虚な文面に仕上げることが大切です。へりくだった言い回しを用いましょう。

押印・捺印をお願いする依頼メールの文例集(社外・取引先)

さいごに、取引先に押印・捺印をお願いするときの依頼メールの文例を紹介します。

押印・捺印をお願いする依頼メールの文例(契約書を郵送した場合)

件名:契約書ご送付のお知らせ

株式会社〇〇〇〇
総務部 〇〇 〇〇 様

平素より大変お世話になっております。
株式会社△△の△△です。

さて、本日、〇〇の契約書を郵送にて
お送り致しましたのでご報告申し上げます。

ご到着後、内容をご確認いただき、問題が無ければ
付箋を付しております箇所にご署名ご捺印の上、
ご返送くださいますようお願い申し上げます。

また、契約書の文言に関しまして
ご不明な点やご質問など御座いましたら、
お気軽にご連絡頂けましたら幸甚でございます。

お手数をお掛けしますが、
引き続き何卒宜しくお願い申し上げます。

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署名
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書くときのポイント:自分の氏名を書いて印鑑を押してほしいときは「ご署名ご捺印」と明記します。その他の表現に「記名押印」という書き方もありますが、ご署名ご捺印が一般的に用いられています。

押印・捺印をお願いする依頼メールの文例(契約書をメール添付する場合)

件名:契約書のご送付

株式会社〇〇〇〇
営業部 〇〇 〇〇 様

平素より大変お世話になっております。
株式会社△△の△△です。

先日はお忙しい中、貴重なお時間をいただき
誠にありがとうございます。

ご面談時に申し上げました、下記契約書を
添付ファイルにてお送り致しますのでご査収くださいませ。

■添付ファイル
・〇〇に関する契約書

契約書の内容をご確認いただき、問題が無ければ
ご署名ご捺印の上、ご返送頂きますようお願い申し上げます。

なお、契約書の文言に関しまして
ご不明な点やご質問など御座いましたら、
お気軽にご連絡頂けましたら幸甚でございます。

ご多忙のところご無理を申し上げて大変恐縮ですが、
〇月〇日(〇)までにご投函頂きますようお願い致します。

上記につきまして何卒宜しくお願い申し上げます。

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署名
====================

書くときのポイント:「ご署名ご捺印の上」という言い回しは、「署名捺印をして頂いた後で」という意味です。また、返送期日を設けるときは「ご多忙のところ~恐縮ですが」とクッション言葉を書いたうえで、お願いする謙虚な表現を心がけましょう。

なお、契約書が届いたら顧客に「契約のお礼メール」を送りましょう。また、期日を過ぎても契約書が届かないときは「契約手続きの催促メール」を送りましょう。

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