契約締結のお礼メールの文例集

取引先やお客様に新規の契約をいただいたときは、必ずお礼メールを送って感謝の気持ちを伝えるのがマナーです。会社として、顧客の期待に応えるべく、誠心誠意努力するという前向きな言葉を添えて、丁寧で温かみのある文面にまとめましょう。

ここでは、契約締結のお礼メールの文例集をご紹介します。お礼メールを作成するときに心がけておきたいマナーについてもお伝えするので、文章を考えるときの参考にしてくださいね。

契約締結のお礼メールの書き方・マナー

まずは、お客様に契約していただいたときに送るお礼メールの書き方やマナーについてお伝えします。契約後、お客様に不快な思いをさせないためにも確認しておいてくださいね。

契約成立のお礼メールは当日中に送る

新規のお客様から契約をいただいた後、次は契約に関する社内向けの事務手続きをおこなう企業が多いと思います。後工程の業務に追われて忙しくとも、お客様に契約後のお礼メールを送るのが礼儀です。

契約成立後のお礼メールは基本、契約をいただいた当日に送信しましょう。遅くても翌日までとし、必ず感謝の気持ちを伝えます。契約を獲得するまでは頻繁に連絡を取り合っていたにもかかわらず、契約後、営業マンから音沙汰がないと、お客様は不安になってしまいます。安心感を与えるためにも、お礼メールは早めに送りましょう。

アフターフォローにも触れてお客様に安心感を

届いた商品に不備や欠陥があるときは、担当者として誠実な対応をするのが基本。当たり前のことでも、確認と安心をしてもらうために、文面には「お気付きの点やご不明な点などございましたら、お気軽にご相談くださいませ」などとアフターフォローにも十分に対応する一文を添えておくことが大切です。

お礼メールで終わらせず、お客様の手元に商品が届いた頃を見計らって電話連絡をし、不良品が混入していないか確認することも忘れずに。たった一本の電話や、メールの文面に一言添えるだけで、お客様は安心することができるのです。

納期や受注内容を明記するひと工夫も

契約締結後、お礼メールで感謝の意を示すことは非常に大切なことです。それに加えて、契約内容や納期の手配状況についても書き添える配慮があると、より親切な文面になります。また、契約事項を明記するときは、箇条書きとし、具体的かつ簡潔に書くのがルール。読みやすく、分かりやすい文面を心がけましょう。

契約締結のお礼メールの文例集

つづいては、契約締結のお礼メールの文例集をご紹介します。状況別の文例はもちろん、書くときのポイントについても合わせて確認しておいてくださいね。

契約締結のお礼メール（基本）

丁寧で温かみのある文面を心がける：文面には冒頭で感謝の意を述べ、注文品の品質の良さや商品の特長をあらためてPRします。そのあとは納品日を厳守する一文を明記し、最後にアフターフォローなど今後の対応にも触れて、信頼関係を結ぶことが大切です。相手に安心感を持ってもらうため、契約後のお礼メールは言葉遣いに気をつけましょう。

契約のお返事をいただいた後、契約書への捺印を依頼するときは「押印・捺印の依頼メール」を参考にしてください。また、アポイントを取得して再度訪問する必要があるときは「アポイントの依頼メール」を送りましょう。

新規契約のお客様に送るお礼メール文例

「契約成立の喜び」と「営業担当としての思い」を込める：特に、最初のご契約に対するお礼メールの文面は、丁寧な言葉遣いで、感謝の気持ちを伝えることが重要です。また、担当者の熱意や会社の商品にかける想いなどを書き添えて、お客様の期待値を超える満足度を提供することを強調するのも大切です。アフターフォローについても触れ、売るだけではなく、サービスを継続する姿勢を示すことも忘れずに。

なお、契約後に先方と打ち合わせが必要なときは「打ち合わせの依頼メール」を送ってアポイントを取得しましょう。

契約後のフローも記載したお礼メール

箇条書きを上手く利用する：導入の流れを記載する場合は、箇条書きで明記すると、相手は読みやすくなるため、うまく活用するとよいでしょう。ただし、契約後の流れを盛り込むと、相手に伝わるお礼の気持ちは薄れてしまうので注意しなくてはなりません。感謝の気持ちをはっきり伝えたいときは、「お礼メール」と「契約後の流れ」のメールを分けて送信することをおすすめします。

なお、契約後、相手に資料を開示してもらうときは「資料送付の依頼メール」を参考にメールを作成して送信しましょう。もしも資料が一向に届かないときは「資料送付の催促メール」を送って相手の行動を促しましょう。

納品日・受注内容を明記したお礼メール

契約内容は箇条書きで簡潔にまとめる：再確認の意味合いも含めて、お礼メールに契約内容を記載しておくと親切です。納期や数量などの必要事項を漏れなく明記し、今後の対応にも触れて信頼関係を結びます。感謝の気持ちも伝えて文面をまとめましょう。

なお、契約後、先方に商品を送付したら「商品発送の確認メール」を送って相手に発送したことを知らせましょう。