アポイントの確認メールの書き方・文例

メールでアポイントを取得する時は、書き方に注意しないと何度も無駄なメールのやり取りが発生してしまいます。ビジネスメールは分かりやすく簡潔に作成するのがマナー。クライアントはきっと、あなたから送られてくるメールを見て、ビジネススキルを推し量ろうとするはずです。ビジネスパートナーに相応しい相手かどうか、仕事を依頼すべき相手かどうかは、アポイントを取得するメールを送るところからすでに始まっています。

ここでは、アポイントの確認メールの書き方やマナーについて詳しく解説します。文例もご紹介するので参考にしてくださいね。

アポイントの確認メールの書き方

まずは、アポイントの確認メールの書き方や心がけておくべきマナーについて紹介していきます。

１．件名は分かりやすくシンプルに

ビジネスメールの件名は、一目見てメール本文で書かれている用件が分かるものでなければなりません。クライアントにアポイントを取得したいときの件名は以下のようなタイトルにしましょう。

• アポのリマインドメールを送るときの件名
  【〇月〇日】お打ち合わせのご確認
  お打ち合わせ日程の事前のご確認
• 訪問のアポイントを取得したいときの件名
  お打ち合わせ日程のご相談
  次回お打ち合わせのお願い
• はじめてメールを送るときの件名
  打ち合わせ日程のご相談【株式会社〇〇 営業部△△】

件名を見ればメール本文の内容がつかめるよう、簡潔に必要な情報を明記するのがポイントです。ただし、盛り込みすぎると反対に読みづらくなってしまうので注意しましょう。

２．本文は丁寧かつシンプルに

本文では書き出しの挨拶（お世話になっております）を明記してから、すぐ本題に入ります。本文では正しい日本語を使用することはもちろん、丁寧で分かりやすい内容にまとめなくてはなりません。メールを作成する時は「誰が（who）・いつ（when）・何を（what）・なぜ（why）・どこで（where）・どのように（how）」という5W1Hを意識しましょう。

また、ビジネスメールで使用する文章は、余計な修飾語や説明を取り除き、必要最低限の言葉とボリュームで仕上げなければいけません。メールを読む相手からしても、本文が必要以上に長くなると用件が分かりにくくなってしまいます。困ったときは5W1Hに漏れがないか確認し、端的かつ的確な文章に仕上げるよう心掛けてください。

３．日程候補は複数日挙げること

アポイントを取得するときのマナーとして、まずはこちらから候補日を３つ程度挙げましょう。直近だと相手も調整しにくいので、２～３営業日以降の日時を提示します。先方がその日程だと都合が悪いときもあるため、末尾には「上記日程で差し障りがございましたら、○○様のご都合の良いお日にちをお知らせ頂ければ幸甚でございます」と書き添えておくとスムーズです。

こちらが候補日を挙げるときは箇条書きにすると見やすくて親切です。日時はもちろん、曜日も書き記しておきましょう。

アポイントの確認メールの文例

つづいては、クライアントにアポイントの確認メールを送るときの文例をご紹介します。メールを作成するときの参考にしてくださいね。

アポイントの確認メールの文例（事前確認をおこなうとき）

アポイントの確認メールの文例（訪問アポ取得を依頼するとき）

書くときのポイント：確認メールの流れは以下のとおりです。

• 書き出しの挨拶
• 打ち合わせのお願い
• 打ち合わせ候補日の提示
• 予定が合わない場合の対処法（相手の候補提示のお願い）
• 結びの挨拶

こちらが提示する打合せ日程は箇条書きで分かりやすく提示し、予定が合わなかったときには相手から候補日を頂くようお願いしましょう。相手の候補日を伺う際には「お手数おかけしますが〜」、「恐縮ですが〜」といった気遣いが大切です。また、急ぎの際には返信の期限も記載すると良いでしょう。