発送の確認メールの書き方・文例

発送の連絡は電話一本で済ませることができますが、一番良い方法はメールでの連絡です。電話と違い、メールでの連絡は時間を選ばず相手に通知することができる上に、文章が残るので何度でも確認できます。しかし、書くときは注意すべき項目がいくつかあります。

ここでは、発送の確認メールの文例をご紹介します。メールの書き方についてもお伝えするので参考にしてくださいね。

発送の確認メールの書き方・マナー

発送の確認メールの用件は、無事発送したことを通知し、いつ頃届くのか、到着予定日を知らせることが目的です。また、注文品は何か、個数は何個か、消費期限や保管等の取り扱いについても、もれなく簡潔に明記することを心がけましょう。

１．件名は「〇〇発送のご案内」を基本とする

メールの目的は「発送の通知」ですが、件名に「確認」という文字は極力使用せず、代わりに「ご案内」や「ご連絡」「お知らせ」という言葉を用いましょう。柔らかく丁寧な印象を与えます。また、発送した商品名を件名に明記すると、用件がより分かりやすくなります。

例えば「見積書発送のお知らせ」と記載すると、件名を見ただけですぐメールの内容がイメージできますよね。わかりやすい件名にすることは、ビジネスメールの基本です。

２．発着日・商品情報も記載しよう

いつ発送したのか、いつ届くのかはメールに最低限盛り込まなければいけない項目です。「本日〇月〇日に〇〇を発送しました。到着予定は〇月〇日の１７〜１９時です」などと発送日・到着予定日を明記するのはもちろん、相手が到着時間を指定している場合はその時間帯も記載するべきです。更に、送ったものが何なのか、発送した商品の情報についても箇条書きで記載しておきましょう。

また、郵送物が食品の場合は、予め取り扱いについても記載しておく必要があります。「冷凍商品ですので、到着後は速やかに冷凍保管をお願い致します」などと一言付け加えておくと親切。送付物に対して注意点がある場合は、メールに記載し伝えましょう。

３．問い合わせ先も明記しておく

何らかのトラブルで荷物の到着が遅れることもあります。事故や天災などの影響で荷物の到着が遅れることは良くあること。こういったトラブルで郵送物が予定通り届かないときの緊急連絡先もメールに記載しておく必要があります。

「〇日以内に商品が届かない場合や、商品に関するご連絡などございましたら、お客様センター（〇〇–〇〇〇〇–〇〇〇〇）までお問い合わせください」などと郵送会社・問い合わせ先を併せて記載しましょう。

発送の確認メールの文例

書くときのポイント：発送日や到着予定の時間帯、商品情報、取り扱い方法など、必要情報は全て記載しましょう。ポイントは各事項の詳細を記載し過ぎないこと。詳細を書き足していくと、メール本文が長くなりすぎてしまい、通知事項がぼやけてしまいます。それぞれ伝達事項を簡潔に記載し、分かりやすいメールを作成しましょう。