メールが届いたかの確認メールの文例

相手先にメールが届いているか確認をするという事は、以前送ったメールへの返事がないという事。メールは面談や電話と異なり、いつでも連絡できるメリットがありますが、時には言いだしにくい確認の連絡をしなければならないこともあります。言い方を変えれば、返事の「催促」でもあるわけです。

「私が送ったメールどこ行っちゃったの」と怒りを感じることもあるかもしれませんが、相手先に確認メールを出す時は、確実に発信履歴があることを確認して、相手側への敬意をもって、早く対応出来るように配慮することが大事になります。

ここでは、メールが届いたかの確認メールの文例をご紹介します。書き方やマナーについてもお伝えするので参考にしてくださいね。

メールが届いたかの確認メールの書き方・マナー

確認メールを送る時は、以前、メールを送信した「日時」と「件名」を書いて、ストレートにわかりやすく伝えましょう。もしかしたら「迷惑メール」に入ってしまったかもしれませんし、出張、療養、または出向などで送り先に居ないかもしれません。

また、確認メールが届いたことで慌てて探したけれど受信box内にメールが見つからない場合もあります。先方への配慮として、以前に送ったメールを添付したり、「送信済み」のメールを転送すれば送信日時や確かに送っていることが伝わります。相手にも都合があることを理解した対応や工夫が大切です。

１．角が立たない言いまわしをする

確認や催促のメールは、相手に苛立ちを伝えるのではなく、物事を前に進めるのが目的です。ビジネス上のお付き合いである相手には、丁寧に、敬意をもって接することを忘れずに、時には下手に出ることも必要です。「届いていますでしょうか？」「迷惑フォルダに入っていませんでしょうか？」などと、相手の状況を気遣う言いまわしをすると、きつくならず角が立つことも無くなります。

２．不快な思いをする表現はしない

メールは見たけど、仕事の内容がうまく伝わっておらず、確認すべき事項が幾つもあることから返信が遅れている場合もありえます。そのような時は、「何かお手伝いできることがあれば、ご連絡ください」など助け舟を出すことも必要でしょう。

しかし、これらの連絡が「早く返信が来ないから」や「何をしているんだろう」と言う感情が見え隠れしている文章では、相手は不快になるばかりか怒らせてしまいます。相手に不快感を与えず、伝えるべき事はちゃんと伝わっているか、送信する前によく確認してから送りましょう。

３．表現の言い換え例文

メールの文章が怒りを含んでいないか、柔らかい表現になっているかでその人の仕事ぶりが分かります。普段使いの表現を言い替えてみましょう。

• 「どうなっていますか？」「期限が過ぎています」「至急お送りください」
  ⇒どのような状況でしょうか。
  ⇒～についてご確認いただけますでしょうか。
• 「対応してください」
  ⇒お手数をおかけして恐縮ですが、確認後、すぐのご連絡をお願い申し上げます。

相手先を気遣いすぎて、こちらの言い分が伝わらない言い方も困ります。期限が迫っているのに、余裕があるような言葉選びはマイナスになります。

• 「お手すきになりましたら～」「お時間のある時に～」
  ⇒お忙しいところ申し訳ありませんが～
  ⇒せかすようで申し訳ないのですが～

必要に応じて、返信の期日を具体的に入れるのも良いでしょう。

メールが届いたかの確認メールの文例

送ったメールをみて相手先が仕事を進めているか、それともメールを見ておらず、メールでお願いしたことも知らずにいるのか、送った方は何らかの反応が無ければわかりません。そこで、こちらからメールが届いているかの確認をするのですが、この時の「件名」には一目で内容が分かる文言にして、すぐにメールを確認してもらえるようにします。また、確認メールを送る前に、まずは発信に間違いが無い事を確認し、内容が失礼のない表現であるか、不快にならないか、読み返してから送るようにしましょう。

メールが届いたかの確認メールの文例（１）

取引先に送ったメールへの返信が無ければ、期日が差し迫り、順次仕事に遅れをきたすようになります。メールが届いたかを確認をする時期は用件によって異なりますが、見積書や企画提案書などの場合は、メール送信後、2～3日経過しても何も返答がない場合は、確認メールを入れるとよいでしょう。もちろん、電話で確認することも出来ますが、相手を急かすことになってしまうので伝え方には十分に注意しましょう。

メールが届いたかの確認メールの文例（２）

相手先に確認することや返事の催促は、信用と気遣いを大切にしないと感情的になって、言いたいことが伝わらず、誤解が生まれ、双方が不愉快になってしまいます。だからと言って、こちら側の要求を書かずにただ「確認してください」というだけでは、忙しい相手だと後回しにされてしまう可能性も。メールが届いているか確認しながら、回答期限や提出期限をしっかりと伝えることで、やっと前に進めます。相手を気遣いながら、こちらの要求もしっかりと伝えるポイントを身につけましょう。