日程変更の依頼メールの文例

「取引先との打ち合わせに同席する上司の都合が悪くなり、アポイントの日時を変更しなければならなくなった」「諸事情により別のアポイントを優先しないといけなくなった」など、スケジュールを変更したいときは、早めに相手に知らせる必要があります。

日程変更の依頼メールを送るときは、相手の方への配慮を忘れず、迷惑をかけたことに対してお詫びの言葉をしっかりと書き添え、日程変更の希望日を通知しましょう。

ここでは、日程変更の依頼メールの書き方や心がけておきたいマナーについてお伝えします。文例もご紹介するので、依頼メールを作成するときの参考にしてくださいね。

日程変更メールの書き方・マナー

日程変更の依頼メールを送るということは、こちら側の都合で相手との予定を一度キャンセルすることになります。多忙の中、貴重な時間を確保してもらっていたわけですから、丁寧にお詫びするのが基本です。

件名では用件を簡潔に明記する

件名は、用件を簡潔に記したものでなくてはなりません。件名を見ただけでメール本文の内容がある程度理解できるよう具体的かつ分かりやすく明記することが大切。日程変更の依頼メールの件名は以下を参考にしてください。

• 打ち合わせの日程変更のお願い
• アポイント日程変更のお詫び

件名に「お世話になっております」や「株式会社〇〇の〇〇です」などと挨拶文を明記するのはNG。これではメール本文を最後まで読まないと何の目的で送られてきたメールか理解することができず、相手にストレスを与えてしまいます。

日程変更のお願いの書き方

日程変更の依頼メールでは、相手に申し訳ないという気持ちが伝わるようなフレーズを用いるのが基本。お願いをする際、文頭には「大変恐縮ですが」や「申し訳ございませんが」といった言葉を入れ、低姿勢な態度が伝わる表現を用います。

また、確認する際には「〜宜しいでしょうか？」や「願えますでしょうか？」、「叶いますでしょうか？」といった言い回しにすると更に印象がやわらぎます。コツは低姿勢かつ、丁寧に。これらの言い回しの言葉を意識して日程変更のお願いをしましょう。

変更後の希望日程は複数提示しておく

ビジネスメールはやり取りする回数をできる限り少なくするのがマナー。日程変更のお願いをするメールでは、こちらから送る一回目のメールでは「日程変更の依頼」「変更希望日時」を記載したものを送ります。変更希望日時は少なくとも３つ候補を挙げ、その中から相手に選んでもらうとスムーズ。書くときの例は以下のとおりです。

・変更希望日程
（１）７月１２日（水）１４時〜１７時
（２）７月１３日（木）１０時〜１６時
（３）７月１４日（金）１５時〜１８時

相手が多忙な人の場合は、１、２週間の長いスパンのなかで日程変更が可能な日時を先方に提示しましょう。

日程変更メールの文例

つづいては、日程変更の依頼メールの文例をご紹介します。

書くときのポイント：ポイントは２点。一つ目はお詫びの言葉を添えて丁寧なフレーズを用いること。二つ目は変更の希望日程を箇条書きで明記すること。

相手の方にお願いをする際、「〜して下さい」というような言い回しで言い切ってしまうと命令口調のような印象を受けてしまう方もいらっしゃいます。繰り返しになりますが、日程変更の理由はメールを送る側の都合によるもの。これを踏まえつつ、丁寧かつ柔らかい言い回しでお願いするよう心掛けて下さい。