ビジネスシーンでは仕事が立て込んでいたり、期日が迫っているなどの理由で、優先的に自身のお願いを相手に聞き入れてもらい、対処・実行してもらわないといけないときがあります。
ところが、いくら急ぎの用件とはいえ、ストレートなお願いの仕方をすると、相手はきっと不快に感じてしまいます。口頭で伝える場合と違い、メールでお願いするときは書き方に気をつけないと、関係性に影響する恐れもあります。
ここでは、急ぎで回答がほしいときの依頼メールの書き方やマナーについてお伝えします。社内や社外に宛てるときの文例も紹介するので参考にしてくださいね。
目次
急ぎで回答がほしいときの依頼メールの書き方・マナー
まずは、急ぎで回答がほしいときの依頼メールの書き方や心がけておくべきマナーについてお伝えします。
クッション言葉を入れて謙虚さが伝わる依頼文にする
クッション言葉を依頼内容の前に入れることによって、相手を気遣うへりくだった言い回しになります。お願い文の前に入れる代表的なクッション言葉は下記の通りです。
- 恐れ入りますが
- 申し訳ございませんが
- 誠に申し上げにくいことですが
- 急なお願いで恐れ入りますが
- ご面倒をおかけしますが
- 失礼ですが
- 大変恐縮ですが
- 勝手なお願いで申し訳ないのですが
- 唐突なお願いで失礼かと存じますが
- 身勝手きわまる申し入れだということは承知しておりますが
- 不躾なお願いで失礼ですが
- 厚かましいお願いとは存じますが
伝わり方もやわらかくなるので、相手に不快な印象を与えずに済みます。ビジネスでは常套句なので必ずクッション言葉を入れましょう。
ただし、「差し支えなければ」のクッション言葉はNGです。「差し支えなければ」は相手にとって不都合なら断る選択肢も与えるクッション言葉。強制する場合は上記で紹介した表現が適切です。
返答期日と急ぎの理由を明記する
「早急に対処いただけないでしょうか」のお願い文だけでは、いつまでに返答すればよいのか分からず、相手はきっと困惑します。「〇日まで」「〇日〇時まで」と返信の希望期日や時間をはっきりと書いておきましょう。
また、急ぎの回答依頼は、相手の都合を考えない失礼なお願いです。事情や理由、お詫びの言葉をそえて相手に納得してもらうことがマナーです。
急ぎで回答がほしいときの依頼メールの文例集(社内)
つづいては、急ぎで回答がほしいときの依頼メールの文例を紹介します。上司や部署全体に送るときの参考にしてください。
上司に宛てる場合
件名:【至急】実績一覧表送付のお願い 〇〇課長 お疲れ様です。△△です。 先程、取引先である株式会社〇〇の〇〇様より、 また、明日の役員会議でプロジェクトの進捗状況を つきましては、質問内容を記載したデータを ご多忙のところ、唐突なお願いで失礼かと存じますが、 ==================== |
なお、回答をいただいたあとは、あなたの都合を優先して返答してくれた相手に、感謝の気持ちを伝えるのが礼儀です。回答を受け取ったあとは「回答のお礼メールの文例集」を参考にしてメールを送りましょう。
部署全体に宛てる場合
件名:【要返信】懇親会のお知らせ 営業部の皆様 お疲れ様です。営業部の△△です。 来週〇日に営業部で懇親会を開催することとなりました。 ■懇親会の詳細 参加人数確定後、席の予約を入れる必要があるため、 お忙しいところ恐れ入りますが、 ==================== |
急ぎで回答がほしいときの依頼メールの文例集(社外)
さいごに、取引先や目上の方に急ぎの回答をお願いするときの依頼メールの文例を紹介します。
取引先に宛てる場合(1)
件名:申込書再送付のお願い 株式会社〇〇〇〇 お世話になっております。 お送りいただいた申込書の内容を確認したところ、 昨日付けで返送しておりますので、 なお、誠に勝手なお願いとなり大変恐縮ですが、 そのため、至急のご対応をお願いいたします。 お手数をおかけしますが、 ==================== |
取引先に宛てる場合(2)
件名:〇〇部長のご連絡先についてのお願い 株式会社〇〇〇〇 いつもお世話になっております。 先程はお打ち合わせの時間をいただき、 打ち合わせの際、部長の〇〇様が〇〇の担当とお聞きしましたが、 お忙しいところ、恐れ入りますが、 明日、〇〇の件で連絡いたしますので 不躾なお願いとなり大変恐縮ではございますが、 ==================== |