急ぎで回答がほしいときの依頼メールの文例集

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回答を急ぎでほしいときの依頼メールの文例集

ビジネスシーンでは仕事が立て込んでいたり、期日が迫っているなどの理由で、優先的に自身のお願いを相手に聞き入れてもらい、対処・実行してもらわないといけないときがあります。

ところが、いくら急ぎの用件とはいえ、ストレートなお願いの仕方をすると、相手はきっと不快に感じてしまいます。口頭で伝える場合と違い、メールでお願いするときは書き方に気をつけないと、関係性に影響する恐れもあります。

ここでは、急ぎで回答がほしいときの依頼メールの書き方やマナーについてお伝えします。社内や社外に宛てるときの文例も紹介するので参考にしてくださいね。

急ぎで回答がほしいときの依頼メールの書き方・マナー

まずは、急ぎで回答がほしいときの依頼メールの書き方や心がけておくべきマナーについてお伝えします。

クッション言葉を入れて謙虚さが伝わる依頼文にする

クッション言葉を依頼内容の前に入れることによって、相手を気遣うへりくだった言い回しになります。お願い文の前に入れる代表的なクッション言葉は下記の通りです。

  • 恐れ入りますが
  • 申し訳ございませんが
  • 誠に申し上げにくいことですが
  • 急なお願いで恐れ入りますが
  • ご面倒をおかけしますが
  • 失礼ですが
  • 大変恐縮ですが
  • 勝手なお願いで申し訳ないのですが
  • 唐突なお願いで失礼かと存じますが
  • 身勝手きわまる申し入れだということは承知しておりますが
  • 不躾なお願いで失礼ですが
  • 厚かましいお願いとは存じますが

伝わり方もやわらかくなるので、相手に不快な印象を与えずに済みます。ビジネスでは常套句なので必ずクッション言葉を入れましょう。

ただし、「差し支えなければ」のクッション言葉はNGです。「差し支えなければ」は相手にとって不都合なら断る選択肢も与えるクッション言葉。強制する場合は上記で紹介した表現が適切です。

返答期日と急ぎの理由を明記する

「早急に対処いただけないでしょうか」のお願い文だけでは、いつまでに返答すればよいのか分からず、相手はきっと困惑します。「〇日まで」「〇日〇時まで」と返信の希望期日や時間をはっきりと書いておきましょう。

また、急ぎの回答依頼は、相手の都合を考えない失礼なお願いです。事情や理由、お詫びの言葉をそえて相手に納得してもらうことがマナーです。

急ぎで回答がほしいときの依頼メールの文例集(社内)

つづいては、急ぎで回答がほしいときの依頼メールの文例を紹介します。上司や部署全体に送るときの参考にしてください。

上司に宛てる場合

件名:【至急】実績一覧表送付のお願い

〇〇課長

お疲れ様です。△△です。

先程、取引先である株式会社〇〇の〇〇様より、
当社とのプロジェクトに関するご質問をいただきました。

また、明日の役員会議でプロジェクトの進捗状況を
報告しなくてはならないため、本日〇時までに
回答をいただきたいとのお話を頂戴しました。

つきましては、質問内容を記載したデータを
別添にてお送りいたしますので、至急ご対応をお願い申し上げます。

ご多忙のところ、唐突なお願いで失礼かと存じますが、
上記につきまして何卒よろしくお願い申し上げます。

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署名
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なお、回答をいただいたあとは、あなたの都合を優先して返答してくれた相手に、感謝の気持ちを伝えるのが礼儀です。回答を受け取ったあとは「回答のお礼メールの文例集」を参考にしてメールを送りましょう。

部署全体に宛てる場合

件名:【要返信】懇親会のお知らせ

営業部の皆様

お疲れ様です。営業部の△△です。

来週〇日に営業部で懇親会を開催することとなりました。
詳細は下記のとおりです。

■懇親会の詳細
日時:〇月〇日(〇)〇時〜
場所:和風居酒屋〇〇〇〇
住所:〇〇市〇〇町〇-〇-〇
会費:3,000円

参加人数確定後、席の予約を入れる必要があるため、
恐れ入りますが、出欠のお返事は〇月〇日(〇)までに
幹事の△△までお知らせください。

お忙しいところ恐れ入りますが、
是非ご参加くださいますようお願い申し上げます。

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署名
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急ぎで回答がほしいときの依頼メールの文例集(社外)

さいごに、取引先や目上の方に急ぎの回答をお願いするときの依頼メールの文例を紹介します。

取引先に宛てる場合(1)

件名:申込書再送付のお願い

株式会社〇〇〇〇
総務部 部長 〇〇 〇〇 様

お世話になっております。
株式会社△△の△△です。

お送りいただいた申込書の内容を確認したところ、
記載内容に誤りがございました。

昨日付けで返送しておりますので、
修正箇所をご確認のうえ、あらためて
ご記入いただきますようお願い申し上げます。

なお、誠に勝手なお願いとなり大変恐縮ですが、
〇月の割引キャンペーンに間に合わせるためには
〇日までに弊社に申込書が到着している必要があります。

そのため、至急のご対応をお願いいたします。

お手数をおかけしますが、
よろしくお願い申し上げます。

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署名
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取引先に宛てる場合(2)

件名:〇〇部長のご連絡先についてのお願い

株式会社〇〇〇〇
営業部 課長 〇〇 〇〇 様

いつもお世話になっております。
株式会社△△の△△です。

先程はお打ち合わせの時間をいただき、
誠にありがとうございました。

打ち合わせの際、部長の〇〇様が〇〇の担当とお聞きしましたが、
携帯の連絡先を失念しておりました。大変申し訳ございません。

お忙しいところ、恐れ入りますが、
〇〇部長の携帯番号をお教えいただけませんでしょうか。

明日、〇〇の件で連絡いたしますので
本日中にお教えいただけますと幸いです。

不躾なお願いとなり大変恐縮ではございますが、
何卒よろしくお願い申し上げます。

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署名
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