面談の依頼メールの文例集

取引先や新規のお客様に、面談のアポイントを申し出るときは、面談の依頼メールを送って相手の都合を伺いましょう。

ただし、書き方に気をつけないと、無駄に何往復もメールのやり取りを行わなければならなくなり、相手に煩わしい思いをさせてしまうため注意が必要です。

ここでは、面談の依頼メールの書き方やマナーについてお伝えします。文例も紹介するので参考にしてくださいね。

面談の依頼メールの書き方・マナー

まずは、面談の依頼メールの書き方や、心がけておくべきマナーについてお伝えします。

件名の書き方

件名は、ひと目見て、相手にメール本文で書かれている用件がおおよそ伝わるタイトルにするのがマナーです。面談の依頼メールの件名の記載例は下記のとおりです。

• 件名：面談のご依頼
• 件名：面談のお願い
• 件名：次回お打ち合わせのお願い

面識のない相手に初めてメールを送るときは、上記件名の後ろに、会社名やあなたの氏名を明記しておく配慮も心がけましょう。

面談のメリットを伝える

相手に時間を割いてもらうには、面談の目的や相手に享受できるメリットを書き記しておくことが重要です。特に、初めてメールを送る相手には、簡単な会社紹介や自己紹介を交えつつ、アポイントが欲しい理由についても明記しましょう。

面談するメリットを書くときは、具体的かつ簡潔に、相手にとって魅力的な一文を記すことが大切です。「過去の実績では１０％のコスト削減を支援してきた」「売上が１５％伸びた成功実績がある」などと、具体的な数字を盛り込むと効果的。「直接会って話を聞きたい」と、意欲的になるでしょう。すでに取引のある既存顧客にも「調査結果の報告のため」「進捗のご報告のため」などと理由を書き記したうえで、面談の依頼をしましょう。

相手との関係性によって依頼の仕方を変える

初めてやり取りする相手や、関係性が薄い相手には、まずは相手の都合を伺ってから面談時間を決めるのがマナーです。関係性が薄い状態で、面談の希望日時をいきなり提示されると、相手はきっと困惑するはずです。

すでに長年付き合いのある方や、既存の取引先には、あなたの訪問可能な日時を２～３つ提示し、その中から選んでもらう流れで依頼すると、面談日時確定までのやり取りがスムーズです。ただし、書くときはへりくだった表現を用いて、相手への配慮を示すことが重要です。

礼儀正しい文面にまとめる

面談の依頼メールを書くときは、礼儀正しい文面にまとめるのが基本。仕事が忙しい中、あなたの都合で時間を割いてもらうので、相手の立場を考えた、丁重な姿勢が伝わる文章を書き記しましょう。末文では「突然のお願いとなり大変恐れ入りますが」「ご無理申し上げて恐縮ですが」などの前置きを入れてお願い文を作成しましょう。

面談の依頼メールの文例集（初めての相手・新規顧客）

つづいては、面談の依頼メールの文例を紹介します。

面談の依頼メールの文例（候補日を伺う）

書き方のポイント：面談の依頼メールを送った経緯や自己紹介文を冒頭に書き記し、面談時間をいただきたい旨について書き記します。初訪のアポの場合、面談内容についても簡潔に記載しておくと、相手も安心します。

面談の依頼メールの文例（候補日を伺う）

書き方のポイント：初めてメールを送る相手の場合、先方の予定を伺って返信を待つのが基本です。宛名を書いた後「お世話になっております」などの挨拶文は省いて、突然メールを送ることへのお詫びから書き始めましょう。

面談の依頼メールの文例集（面識のある相手・既存顧客）

さいごに、面談の依頼メールの文例を紹介します。

面談の依頼メールの文例（面識のある相手に候補日を伺う）

書き方のポイント：アポイントを取得したい場合でも、面談の依頼メールは長々と書かず、簡潔に書くのが基本です。アピール文を無理に盛り込もうとせず、シンプルに書き、面談予定時間を明記して送りましょう。

面談の依頼メールの文例（既存顧客に候補日を挙げる）

書き方のポイント：既存顧客など、日頃から付き合いのある顧客には、あなたから候補日を提示しても構いません。ただし、あまり直近過ぎるとスケジュールの都合上、相手は他のアポイントを調整したりキャンセルしたりしなくてはならないので、一週間ほど先の予定を記載するのがおすすめです。

面談の依頼メールの文例（既存顧客に候補日を伺う）

書き方のポイント：直近で訪問したなど、やり取りがあったときは、まずはそのお礼から書き記すのがビジネス上の礼儀です。感謝の気持ちを伝えてから、相手に連絡事項を通知し、その上で次回打ち合わせのアポイントをお願いしましょう。