早退の依頼メールの文例

勤怠に関わる連絡事項でもメールで、上司や関連部署に伝えるケースが多くなりました。早退は、一旦会社に出勤しておきながら途中で帰宅することなので、本来、直属の上司に理由を伝え、届出書を書いて提出することが基本ですが、緊急時はそうもいかない場合も。

依頼メールを送るときは、早退理由を簡潔明瞭に書いて、仕事に影響がある場合は、留守に対応してもらう手配を誰にお願しているかを記載して、関係者にメールを送るようにしましょう。

ここでは、早退の依頼メールの文例をご紹介します。書き方やマナーについてもお伝えするので参考にしてくださいね。

早退の依頼メールの書き方

まずは、早退の依頼メールを送るときの書き方や心がけておきたいマナーについてお伝えします。早退は労働者の権利のため、権利を行使すれば問題ないのですが、職場は同僚皆の助け合いによって成り立っています。上司や同僚に迷惑を掛けないこと、取引先への配慮など、マナーを守った依頼メールを送りましょう。

１．早退理由は必ず明記する

無理して出社をしたものの、やはり体調が優れず、風邪の症状に当てはまったり、インフルエンザや感染疾患が疑われる場合は、早めに医者に掛かって休むことが大事です。それ以外でも、急用により早退せざるを得ないときもあるでしょう。

どのような理由だとしても、依頼メールを送るときは必ず早退の理由を伝えるのがマナーです。場合によっては上司の指示を仰ぐ必要もあるため、「早退させて頂きます」とだけ書いて、自己判断で行動しないよう注意が必要です。

２．緊急の場合は早退の後に再度連絡をする旨を書いておこう

家族や親族に事故や不幸が起こってしまった時は、仕事の予定が埋まっていてもその場に向かうべきでしょう。通常であれば、取引先とのやり取りや社内業務に関して引き継ぎを行ってから急行すべきですが、そのような状況にないときは留守の時の仕事について簡単な引き継ぎ事項を書くに留めておき、詳細については後で連絡する旨をメールで伝えておきます。

早退後、そのまま数日休まなければならない事態であれば、そのことを書き加え詳細が分かった時点で、再度連絡することを約束しましょう。

３．早退後に連絡が取れる電話番号を記載しておく

体調不調が原因で早退する場合や、身内に不幸な事故や危篤の連絡が入った時など、翌日以降も引き続き会社を休まないといけなくなる可能性を考慮して、連絡が取れる自宅や携帯番号を明記しておきましょう。

急な早退により、仕事に支障をきたす可能性があります。必ず連絡先を書いて、診察の結果、家族のその後などについて連絡することをメールに付け加えておきましょう。

早退の依頼メールの文例

前もって早退することを上司に報告している場合と違って、体調不良や身内の不幸などの急な理由で早退しなければならない時は、早退する時間と理由を簡潔に伝えるのが基本。その後、休む必要がある場合は、早退する前に業務を同僚や上司に引き継いでもらう手配をして、そのこともメールに書きましょう。

早退の依頼メールの文例（１）

早退の依頼メールには、早退希望時間と早退の理由を必ず明記します。また、引継をしておくべき事項がある場合は、早退の概要を記載したあとで書いておくのがマナー。末尾では体調管理不足によるお詫びの言葉を書き添えましょう。また、緊急連絡先があるときはその番号も書いてメールを上司宛に送りましょう。

早退の依頼メールの文例（２）

身内の不幸などにより会社を早退しなければならない時は、連絡メールもポイントを押さえた内容にまとめる必要があります。端的に必要な内容だけを取り出してわかりやすく書ければ良いのですが、急行しないといけない場合は、引き継ぐ予定の人に改めて連絡する旨を書いておくことが大切。また、親族の生死にかかわる事態の場合は、社員の家族であることから、会社にもその事実を伝えなくてはなりません。必ず連絡先を書くようにしましょう。