領収書発行の依頼メールの書き方（文例つき）

現金取引では無く、銀行などの金融機関を通して決済し、取引履歴が残高に残る場合は必ず領収書が必要な訳ではありません。しかし、一連の取引を裏付けるものとして注文書、納品書、請求書、領収書と一通り揃えて保管している会社の場合は、領収書が必要になってきます。

請求金額を入金後、数日経過しても領収書が届かない場合は、領収書発行の依頼メールを送りましょう。ここでは、領収書発行の依頼メールの書き方をご紹介します。文例もお伝えするので参考にしてくださいね。

領収書発行の依頼メールの書き方・マナー

商品購入後に領収書を発行してもらう必要がある時は、先方にまだ領収書が到着していないことを告げるとともに、入金確認が出来次第、領収書発送の連絡を入れてもらうよう丁寧に伝えることが大切です。

一向に届かないからといって、上から目線で「早急に送って欲しい」とか「領収書を待っているんですが」などと明記してしまうと、先方との関係にヒビが入ってしまいます。印象が悪くなるような書き方はしないようにしましょう。

１．礼儀正しく柔らかみのある文章にまとめよう

領収書が届かないからといって、その気分のままに依頼メールを作成すると、相手への気遣いのない文章になってしまいます。もしかしたら、相手先はすでに送付していて社内のどこかに紛れ込んでしまっているかもしれません。

こちら側に手落ちがある可能性もあるため、発行を促す依頼メールでは領収書の発行の有無について確認して欲しい気持ちを表すようにしましょう。「領収書はお送りいただけましたでしょうか」といった表現を用いる文章が好ましいですね。

２．既に発送済みの可能性もあることを考え末尾にはお詫びの一文を

領収書発行の依頼メールを送ったのと行き違いで、すでに発送済みである場合、メールを受け取った相手は腹立たしさを感じる場合もあります。お互いの気持ちや仕事に責任を持つが故に、起こる摩擦は出来るだけ避けたいものです。

今後も取引を気持ち良く続けるために、文末には「もしも行き違いがあった場合はお許しください」などとお詫びの言葉を添えることで、相手も素直に依頼メールを受け取ることが出来ます。

３．事前の一言で無駄な時間を防ごう

請求書や領収書は、会社の利益や経費を裏付ける大事な書類ですが、会社の方針によっては領収書を発行しない場合もあります。

すべての会社が足並みを揃えている訳では無いので、誤解や考え方の相違からトラブルやミスを起こす前に「入金確認後の領収書の発行をお願いします」と書き添えるなどして、事前に自社の処理に必要なことを伝えておきましょう。それでも送ってこない時は、早めに確認をお願いする依頼メールを送る事で、いつまでも待っている無駄な時間を減らすことが出来ます。

領収書発行の依頼メールの文例

領収書の発行を依頼するときは、命令口調にならないように注意して、低姿勢で発送したかを尋ねる言い方をしましょう。現在では、「領収書は銀行振込票でお願いします」という会社も増えているので、双方の考え方の相違もあるかもしれません。最初からキツイ表現にならないようお互いの立場を考えて、自分が受け取ったら嫌な書き方のメールは送らないようにしましょう。

領収書発行の依頼メールの文例（１）

メールの書き出しには、日頃の取引に対する感謝の言葉を挨拶文として書きます。その後に、メールの用件を明記して、領収書の発送をお願いする内容を書いていきます。この時、上から目線の文章にならないように言い回しに気をつけながら書き、読み手の印象を和らげます。最後に「行き違いになってしまったら申し訳ない」というお詫びの気持ちを添えてメールを終わらせます。伝える内容の順番に気をつけて文章を書くことが大切です。

領収書発行の依頼メールの文例（２）

継続した取引に関する支払いの場合、領収書に変えて銀行振込控えを代用するように指示されることもあります。必要であればその旨を一言添えることで、後から確認する手間が省けるようになります。

しかし、会社毎に会計処理も考え方も異なるので、不明点や心配事などがある場合は早めにメールを送って確認や依頼をすることです。