講演会・講師の依頼メールの文例

講演会やセミナーの講師を依頼したいときは、誰に対してどんな内容の講演をしてほしいのか、依頼メールの内容が明確に伝わらなければなりません。人気のある講師だからといって、式典に関係のない話や、聴衆にとって全く専門外の話をされるとせっかくの場が台無しになってしまいます。講師を依頼するときは事前に依頼内容をしっかり明記しておくことが大切です。

ここでは、講演会の依頼メールの文例をご紹介します。講師をお願いするときのメールの書き方やマナーについてもお伝えするので参考にしてくださいね。

講演会・講師の依頼メールの書き方・マナー

創立記念の祝賀会の演目の一つに著名人の講演会を開きたいからといって依頼を進めたものの、講師に依頼した内容が曖昧だと、会社のお祝い事に相応しくないテーマになってしまい、残念な結果に終わることもあります。

講演を依頼するときは講師の人気度や必要な費用も考えなければなりませんが、それ以上に、依頼する講演内容について双方の擦り合わせが大切です。まずは依頼メールを送るときの書き方やマナーについてお伝えします。

１．講演会の開催日に余裕をもって送る

人気のある講師はスケジュールが多忙のため、依頼したい日の予定がすでに埋まっている場合も多々あります。依頼メールを送る時は、講演会の開催日までに余裕をもってお願いすることと、メールの回答期限にもゆとりを持った期日を書きましょう。

いくら礼儀正しい敬語を用いた丁寧な表現であっても、スケジュールが埋まっていたらどうしようもありません。特に、本業が講師ではなく、別の仕事の方の場合は遅くとも１か月前には最初の依頼メールで接触しておくのがマナーです。相手の仕事や立場を考えて、すべてにゆとりのある対応を心がけましょう。

２．依頼内容を簡潔明瞭に

講演会やセミナーの内容や話をしてほしいこと、会社の〇周年記念行事であることや、新入社員研修の一環であるなど、講師への依頼内容がはっきりと伝わるように簡潔明瞭な説明文を入れましょう。「〇周年行事にふさわしい内容でお願いします」と漠然とした依頼の場合は、相手も何を話せば良いのか困惑します。依頼したい講師は決まっているものの、テーマは相談して決めたい場合はメール本文の末尾に「お話いただくテーマにつきまして、お打ち合わせの時間をいただけますでしょうか」と伝えましょう。

３．依頼メールに講演料も明記にしておく

講演を依頼した人と親しい間柄であれば、無償で引き受けてくれる人もいますが、一般的にいうと講演料（講師料）は必要です。依頼メールを送る時は講演日時や時間、テーマの他に謝礼についても「〇〇円でいかがでしょうか」「よろしいでしょうか」などと疑問形で提示しましょう。

講演会・講師の依頼メールの文例

講師に話してもらうテーマが、聴衆として集まるお客様の年齢層や関心事と相違してしまうと、せっかくの講演会が台無しになります。依頼内容が講師に正確に伝わっていなかった事が原因とならないように、講演のテーマやセミナーの対象者などを依頼メールで必ず事前に伝えておきましょう。ここでは講演会の依頼メールの文例をご紹介します。

講演会の依頼メールの文例（１）

講演依頼をする時は、「講師に選んだ理由」が知名度だけで無く、講演内容自体が優れていることを伝えると、依頼された講師は気持ちが良いものです。ただし、あまりにも相手を持ち上げる表現ばかりになると、美辞麗句やお世辞と捉えられてしまうため、注意しなくてはなりません。丁寧な言葉と敬意をもった表現のメールを送るようにしましょう。

また、依頼時に条件を提示する事により、後々問題が生じるのを防ぐことが出来ます。文例でご紹介しているように箇条書きを用いて明記しましょう。

講演会の依頼メールの文例（２）

新入社員のセミナーや研修に関する講師の依頼は、他社と時期が重なることが多いため、講師への依頼の有無が決まったら、出来る限り早めに依頼をするようにしましょう。実施日がはっきり決まっていない場合は上記文例で記載している通り、「実施日が決まり次第、別途お伝え致します」などと明記しておき、予定が決定した時に再度お願いをする流れが理想です。新入社員やセミナーを行う時期は、講師もスケジュール調整が必要です。先方にとって、時間的にも気持ち的にも余裕のある依頼メールを送りましょう。