社内会議の依頼メールの文例

社内の会議や打ち合わせなどへの参加を依頼するメールを作成するときは、参加者全員に趣旨が伝わる文面にまとめるのが基本です。また、送信する相手は役職によって立場も変わりますが、全員に伝えたいことが伝わる気遣いのある表現を使いましょう。

社内メールでも、会議の招集などの役割は事務局や担当者が送ることが多いですが、忙しい合間を縫って会議に参加してもらうことに対して、謙虚な姿勢が伝わるように、丁寧な言い回しを用いることが大切。

ここでは、社内会議の依頼メールの書き方をお伝えします。文例もご紹介するので、参考にしてくださいね。

社内会議の依頼メールの書き方

社内会議は上司や役員から指示を受けた事務局や担当者が発信することが多いですが、「会議をするから集まるように」という、命令口調の文章はいくら社内とは言え、気持ちが良くないものです。メールを送る担当者も他の業務で多忙かもしれませんが、参加する社員も通常の仕事を抱えながらスケジュールを調整して会議に参加することを考えれば、謙虚な姿勢の伝わる柔らかい印象になる書き方を心がけるべきです。

依頼メールを受け取る側は、同じ文章でも人によって思い違いや不明な点が出てくる可能性もあるので、電話やメールの問い合わせ先を表示するようにしましょう。

１．メールの内容が分かる件名と簡潔な内容に

社内会議は議題によって、管理職のみが参加する場合もあれば、部署内、会社全体など多岐に渡ります。そのなかでも特に、参加を呼びかける該当者が多数いる場合、中身を全部読まないと何の会議かわからないメールだと読むことが後回しにされる恐れがあります。また、間違って削除してしまう可能性もあります。

メールの件名には、必ず何の会議であるのか分かるようにしましょう。内容もダラダラと書かずに簡潔明瞭を心がけて、わかりやすい文章と【】などを使って、わかりやすく伝える工夫をしましょう。例は以下の通りです。

• 件名：【〇月〇日】営業会議開催のお知らせ
• 件名：【新入社員対象】研修会議の開催の件

開催予定日と会議の概要を明記しておくことにより、目に留まりやすくなります。

２．メールの宛先は「関係者各位」「社員各位」

社外の取引先や個人とのやり取りする場合は、そのメールを送る相手の個人名が宛先になりますが、社内会議のように会議に参加する対象者が複数人いるときは、「メールを受け取った人みんなが対象です」という意味の敬称である「各位」を用いて、「関係者各位」や「社員各位」と送ります。

また、社外に向けて送る場合、書き出しは通常「お世話になります」などの挨拶文を使いますが、社内向けのメールでは「お疲れ様です」の挨拶文が一般的です。

３．問い合わせに備えて連絡先を記載する

対象者に一斉送信した場合、全員が同じ情報を同じ考え方で受け取れば良いのですが、誤解や思い違いが起こる可能性があります。不明な点について改めて確認したいときに、速やかに連絡できるようにメールの発信者や会議の責任者の連絡先（内線番号やメールアドレス）などを書き入れると親切です。多忙な仕事の時間を削ってみんなが集まる会議なので、不備のない依頼メールを書くように注意しましょう。

社内会議の依頼メールの文例

社内メールであっても、言葉遣いや表現は丁寧な言い回しを心がけましょう。会議には、役員から実務担当者まで、地位や職責の異なる社員が集まる会議から、課長・部長クラス以上の人達だけの会議といろいろです。役員だから課長だからと文面を変えていたら、1回の会議開催のメールに多くの時間と無駄な作業を必要とします。会議に参加する人達の地位や職責に関係なく、会議の依頼メールは、１つのメールを送ることで終わるようにすることで、行き違いや誤解を防ぐことが出来ます。

社内会議の依頼メールの文例（１）

さまざまな議題に対して、社内会議は週に何度も開催されることがあります。同じような会議が続くと、参加者も重なってわからなくなることもありますから、メールの件名は、いつ、何の会議を開催するのかが分かるように明記しましょう。また、参加者が少しでも楽に会議に参加できるように、混乱するような文章や表現はしないように気をつけましょう。

社内会議の依頼メールの文例（２）

会社によっては和気あいあいとした社風を持っている所もありますから、形式ばった文章だけでなく、その会社に合った文章を書く方が会議の内容によっては良い場合もあります。会議と言えば堅苦しいイメージを持ちがちですが、決起集会や納涼大会、社員旅行の打ち合わせなど、業務とは異なるイベントごとの場合、楽しさが伝わるメールにまとめたほうが、雰囲気を盛り上げるため良いでしょう。社内会議でも、時と場合と内容にあった対応が必要なのです。