fax送信の依頼メールの文例

ビジネスシーンにおいてfaxは欠かすことのできないツールです。相手にfaxの送信依頼をするときは、忙しい合間を縫って対応してもらうことに対して気遣いのある文面にまとめることが基本。また、依頼メールでは必要事項を的確に伝えることが大切です。

ここでは、faxの送信を依頼するときのメールの書き方をご紹介します。契約書と請求書のfax送信をお願いする文例もお伝えするので参考にしてくださいね。

faxの依頼メールの書き方・マナー

まずは、faxの送信を相手に依頼するメールを書くときのマナーやポイントについて解説します。

１．件名は「fax送付のお願い」が基本

ビジネスメールを送るときは、件名を読んだだけで用件が伝わるタイトルにするのが基本です。今回、先方に依頼するのはfaxによるデータの送付。以下の件名を参考にしてください。

• 件名：Fax送付のお願い
• 件名：【御見積書】fax送信のご依頼

上記のように、件名の冒頭に「見積書」や「契約書」と明記しておくことにより、何の書類をfaxで送ればよいのか、一目で理解できます。

２．記載すべき情報をまとめる

faxで受け取りたい書類の内容は正確に伝えましょう。見積書や商品に関する資料、名簿や契約書、図面、証明書など、お願いしたい書類名をはっきりと提示します。

例えば、見積書をfaxで送信してほしい場合、購入希望の商品名・型番・個数は最低限明記しなければいけません。また、送料やその他発生する手数料についても確認する必要があります。

急いでいる時には送付に関する期限の記載も必要です。このように、依頼する内容を掘り下げて考えていくと意外に記載すべき事項が多く浮かび上がってきます。メール本文では必要事項を極力シンプルに分かりやすく相手に伝えてください。

３．fax送付を希望する動機や状況を説明する

なぜfax送付を希望しているか、事前に趣旨を伝えていない場合は、その理由についても依頼メールに明記しておきましょう。

簡単な経緯や状況を説明することにより、相手もすぐの対応が必要かを判断しやすくなります。場合によってはもっと状況に合った商品やプランを提示してくれるかもしれません。ただし、長々と書くのではなく、簡潔に書き記しましょう。

faxの依頼メールの文例

つづいては、faxの依頼メールの文例をご紹介します。参考にしてくださいね。

faxの依頼メールの文例（契約書）

faxの依頼メールの文例（見積書）

書くときのポイント：メール本文の冒頭ではfaxの送信依頼という用件を述べ、その後、詳細を明記します。末尾では必要に応じて箇条書きにし、改めて提示するとより分かりやすくなります。依頼の理由については長くなり過ぎないよう簡潔に書きましょう。fax番号についても漏れなく明記するのはもちろん、確認や緊急時の連絡先の電話番号も記載しておくと親切です。