納期短縮のお願いメールの文例

慎重に仕事を進めていても、想定していなかった出来事は日常的に起こり得るもの。クライアントの意向によりプロジェクトの進捗を早めなければならなくなった、商品の納期を前倒ししなければならなくなったなど、計画を早める必要がある場合、無理を承知の上でお願いしなくてはなりません。

ここでは、納期短縮のお願いメールの文例をご紹介します。依頼メールの書き方やマナーについてもお伝えするので参考にしてくださいね。

納期短縮のお願いメールの書き方・マナー

どんな仕事にも順序や手順が存在します。予め決められた計画に従って業務を前に進めている訳ですが、納期の短縮を依頼するとなれば、相手はこちらの要望に振り回されるかたちとなり、多大な負担を与えてしまうことになります。相手してみれば仕事のペースを乱されることになるのです。そのため納期短縮のお願いメールを送るときは、相手に負担をかけてしまうことをお詫びするとともに、丁寧なメールを送るよう心掛けましょう。

お願いメールの件名の書き方

メールの件名は、単刀直入に用件を明記するのが基本。

• 納期短縮のお願い
• 納期短縮のご連絡
• 〇〇の納期短縮について

件名を読めば、メール本文に書かれている内容を掴めるよう簡潔かつ具体的なタイトルを考えましょう。相手に負荷がかかるような伝えにくい内容であったとしても曖昧な表現を用いたりせず、はっきり書くのがマナー。おおよその概要が件名から読み取れ、本文で更に詳細を伝える…という構成がビジネスメールの理想形です。

納期短縮のお願いメールで使えるフレーズ

さて、ここからが肝心です。納期短縮は相手に負担をかけてしまうため、依頼する側としては「頼み辛いお願い」となりますが、そこを推し進めることも仕事の一つ。

文面では、文頭に「恐れ入りますが」や「申し訳ございませんが」「恐縮ですが」「不躾なお願いとなり誠に恐縮ではございますが」といった言い回しを付け加えることで、相手への気遣いが感じられるお願い文にまとめることができます。このフレーズがないと命令口調のようなニュアンスとなり、相手は失礼な印象を受けてしまいます。

• 誠に恐れ入りますが、期日の〇〇日を〇〇にご変更していただきますよう、お願い申し上げます。

上記のような、謙虚かつ丁寧な言葉遣いで相手の方にお願いしましょう。

納期短縮の理由の書き方

納期短縮のお願いメールを送る際、なぜ納期を早めなければならないのか、その理由についてもしっかりと明記すべきです。理由が分からなければお願いメールを読んだ相手はきっと納得できない筈。もちろん虚偽の理由はいけませんが、相手が納得できる、説得力のある文章を作成するべきでしょう。例えば、

• クライアントの意向により、工期が一週間短縮されることとなりました。今までのペースですと工期内の完成が間に合わない為、誠に恐縮ですが資材の納期を五日間早めて頂くようお願い申し上げます。

このように理由をしっかりと述べ、納期短縮を希望する日程も明記しましょう。

納期短縮のお願いメールの文例

納期短縮の依頼メールを送る際、実際どのような文章で送るべきでしょうか。つづいてはお願いメールの文例を紹介します。

書くときのポイント：ポイントは文章の流れです。文例のように、先に理由述べてから本題のお願いに入ると、自然な流れとなります。そして、お願いをする際には命令口調にならないこと。丁寧な言い回し、言葉遣いで相手にお願いするよう心掛けてください。丁寧だけど、お願いの内容が明記されている「意思のある文章」に仕上げることが重要です。