アポイントの依頼メールの書き方・文例

アポイントを取得したいとき、先方がその依頼を受けるかどうかは、あなたの送るメールの文面次第です。先方のスケジュールの都合もありますが、何より大事なのはメールの内容が明確で、相手の立場を考えた気遣いが出来ているかどうか。メールの内容が分かりにくかったり、自己都合しか考えていない文面だったりすると、相手はきっと会いたくないと思うでしょう。

メール本文はもちろん、件名を読んだだけで、依頼の内容が分かるように具体的にわかりやすく書くのが基本です。ここでは、アポイントの依頼メールの書き方や心がけておきたいマナーについてお伝えします。お願いメールの文例もご紹介するので参考にしてくださいね。

アポイントの依頼メールの書き方・マナー

まずは、アポイントの依頼メールを書くときのポイントやマナーについてお伝えします。

１．取引先にアポイントを依頼する場合のポイント

もともと知り合いであっても、基本は依頼事項を分かりやすく伝えることが大切です。久しく連絡を取っていない場合などは、「たいへんご無沙汰しております」などの挨拶から入り、近況報告をするのも相手に読んでもらうポイント。

挨拶を記したらその後、アポイントの設定をお願いする理由を簡潔に明記し、アポを取得したい希望日時を伝えましょう。ビジネスメールのやり取りでは、相手にアクションをしてもらうとき、相手が納得できる理由も明記するのがマナー。貴重な時間を頂きたいのはどのような理由があるからなのか、わかりやすく伝わるように書きましょう。

２．初対面の相手にアポを依頼するときはより丁寧に

初めてメールを送る相手には、冒頭で自己紹介（会社名、所属、氏名）を伝えるのが基本です。会いたい理由を丁寧に分かりやすい文章にして、通常のメールよりも礼儀を尽くすことを心がけましょう。末尾では、いきなりアポイントの依頼メールを送る事をお詫びする一文を書き添えるのがマナーです。

３．面談を希望する日程は箇条書きで

アポイントを希望する日程はひとつに絞らず、３～５つを目安に先方へ提示しましょう。その時は、日時はもちろん、曜日もいれて分かりやすく書くことを心がけましょう。

書くときは時間をはっきり伝えるのもポイント。「お昼以降なら可能です」「夕方までなら何時でも結構です」などの曖昧な表現だと、相手は困惑します。「１０時以降」「１３時～１５時の間」などと書き、どれぐらいの所要時間が必要であるかも明記しましょう。そうすることで、相手もスケジュールを調整しやすくなり、都合が悪い日時もはっきりするので、回答しやすくなります。

アポイントの依頼メールの文例

毎日多くのメールをやり取りしているビジネス現場で、貴重な時間のアポイントを取るためには、まず相手の目に留まらなければなりません。何のアポイントなのかがわかる明快な件名にして、無駄な時間を使わせない為に日時の提案を少なくとも３件は提示しましょう。アポイントを取りたい相手が繁忙期であったり、忙しい時間帯や時期は避けて、相手の立場を第一に考えたメールを送りましょう。つづいては、アポイントの依頼メールの文例をご紹介します。

アポイントの依頼メールの文例（顔見知りの担当者に送る場合）

アポイントの依頼メールを何の為に送ったのか、相手先に一目で分かるように件名をはっきりと明記しましょう。こちらの都合を押し付けるのではなく、相手のスケジュールを伺い、気遣いある文面にまとめることが大切です。末尾には「お忙しいところ…」という丁寧な一文を書き添えて結びの挨拶としましょう。

アポイントの依頼メールの文例（初対面の相手に送る場合）

アポイントを取りたいのにこちらの都合ばかり書くようでは、相手先への印象が悪くなり、断られてしまいます。特に、相手が初対面の人だと、あなたに対して不安を感じます。

• どんな人かわからない
• 会う目的がはっきりしない
• 時間がどれぐらい必要かわからない
• 日程を無理強いする
• メールの印象が悪い

このようなアポイントメールでは、信用してもらえず、わざわざ時間を割いて会ってはくれません。自分の都合を押しつけるのではなく、相手の立場に立った感謝の気持ちが伝わる、礼儀をわきまえたメールを送るようにしましょう。