打ち合わせの連絡メールの文例

打ち合わせの日程が決まったら、参加対象者に連絡メールを送りましょう。連絡メールを書くときは参加者に通知しておくべき必要事項を漏れなく明記し、事前の情報共有をしっかり行うことが大切です。

ここでは、打ち合わせの連絡メールの書き方について詳しく解説します。社外や社内に宛てるときの連絡メールの文例も紹介するので参考にしてくださいね。

打ち合わせの連絡メールの書き方・マナー

まずは、打ち合わせの連絡メールの書き方や、心がけておくべきマナーについてお伝えします。

１．件名の書き方

件名は、一目見ただけでメール本文の用件を理解できる、分かりやすいタイトルにするのが基本です。打ち合わせの連絡メールを送るときは以下の件名がおすすめです。

• 件名：プロジェクトに関する打ち合わせのお願い
• 件名：次回お打ち合わせの日時・場所について
• 件名：【重要】社内会議開催のお知らせ
• 件名：【要返信】〇月〇日お打ち合わせの件

上記した件名であれば、メールを開封せずとも概ねの内容を理解することが出来ます。【】を記して相手の目を引く工夫も大切です。

２．メール本文冒頭は宛名を明記する

メール本文の冒頭は宛名を書くのがマナーです。宛名は連絡メールを送る相手が社内・社外かによって分かれますし、複数人に一斉送信するかによっても書き方が変わります。以下を参考にしてください。

取引先などの社外の人や目上の人に対して一斉送信メールを送ることは基本的に失礼です。できれば一人ずつ個別に打ち合わせの連絡メールを送りましょう。

３．挨拶文は連絡メールを送る相手によって変える

宛名を明記したら、次は挨拶文を書きましょう。

• 社内向けの挨拶文：「お疲れ様です」
• 社外向けの挨拶文：「いつも大変お世話になっております」「平素より大変お世話になっております」

挨拶文で間違えやすいのは「ご苦労様です」という書き出しです。「ご苦労様です」は目上の人が目下の人に用いる挨拶なので、使用しないよう注意しましょう。

４．打ち合わせの詳細は箇条書きにしよう

打ち合わせの詳細は、連絡メールで最も重要な部分です。記載漏れや書き間違いがないよう十分注意し、参加者に知らせるべき情報を盛り込みましょう。

• 日時：月日・曜日・時間
• 場所：開催場所を正式名称で書く（建物によっては階数、室名・店名も記載）必要に応じて地図を添付する
• 住所：書き間違いは厳禁、分かりづらい場所は目印となる建物や看板・最寄り駅を明記しておくとより親切
• 議題：打ち合わせの内容を事前に共有しておく
• 参加者：参加者が事前に決まっている場合は明記しておく、役職の高い順に書くのがマナー
• 準備物：各自持参してほしい物がある場合は明記しておく

これらは箇条書きのほうが文章で書くよりも分かりやすいです。参加者の目線に立って、必要事項を記載しましょう。

打ち合わせの連絡メールの文例

つづいては打ち合わせの連絡メールの文例を紹介していきます。文例は「社内宛て」「社外宛て」の２パターンをご紹介します。

打ち合わせの連絡メールの文例（社内）

打ち合わせの連絡メールの文例（社外）

書くときのポイント：文例の流れ・構成は以下の通りです。

• 宛名
• 挨拶文
• 打ち合わせ日時決定のお知らせ
• 打ち合わせの詳細
• 補足事項の通知
• 参加を依頼する言葉
• 結びの挨拶

打ち合わせの詳細は箇条書きとし、事前に共有しておくべき事項に漏れがないよう注意しましょう。詳細については打ち合わせの場所や時間は勿論、参加者や準備物、議題の概要なども箇条書きで明記することを忘れずに。