歓迎会の連絡メールの文例（社内に宛てる場合）

職場に新しい仲間が入社し、歓迎会を開くことが決まったら、社内の関係者に連絡メールを送ってお知らせしましょう。ただし、参加予定者に伝える項目がたくさんあるので、連絡メールの書き方を間違えるとせっかくの歓迎会が台無しになってしまうので注意が必要です。

ここでは、歓迎会の連絡メールの書き方やマナーについてお伝えします。新入社員歓迎会、中途社員の歓迎会の文例も紹介するので参考にしてくださいね。

歓迎会の連絡メールの書き方・マナー

まずは、歓迎会の連絡メールの書き方や、心がけておくべきマナーについてお伝えします。

１．件名の書き方

件名は、一目見ただけでメール本文の用件を理解できる、分かりやすいタイトルにするのが基本です。歓迎会の連絡メールを送るときは以下の件名がおすすめです。

• 件名：歓迎会のお知らせ
• 件名：【〇月〇日】歓迎会のご案内
• 件名：【返信をお願いします】歓迎会のお知らせ

件名は長々と書かず、伝えるべきポイントを押さえて簡潔にまとめることが大切です。【】を記して相手の目を引く工夫も大切です。

２．冒頭で新入社員の紹介をする

メール本文の冒頭に宛名・挨拶文を明記したら、まずは新入社員の紹介を簡潔に記しましょう。

• この度、営業部に新しく２名の仲間を迎える運びとなりました。
• この度、〇〇支店に新しく３名の仲間が加わりました。

上記のような新入社員を迎えた一文を書き、そのあとに配属先の部署名と氏名をフルネームで記載しましょう。苗字や名前が読みづらい漢字の場合は、振り仮名も書き添えましょう。

３．歓迎会の詳細は箇条書きにしよう

歓迎会の詳細は、連絡メールで最も重要な部分です。記載漏れや書き間違いがないよう十分注意し、参加者に知らせるべき情報を盛り込みましょう。

• 日時：月日・曜日・時間
• 場所：開催場所を正式名称で書く、必要に応じて地図を添付する
• 住所：書き間違いは厳禁、分かりづらい場所は目印となる建物や看板を明記しておくとより親切
• 問い合わせ先：幹事または会を取りまとめる方の連絡先を記載する
• 参加費用：会費が発生する場合は料金を明記し、集金のタイミングについても説明する

これらは箇条書きのほうが文章で書くよりも分かりやすいです。参加者の目線に立って、必要事項を記載しましょう。

４．返信方法や期日を明記する

連絡メールに歓迎会の詳細を記した後、参加・不参加に関する返信方法や期日について明記しておく必要があります。返信期日を設けずに送ったメールは返事すること自体を忘れられ、いつになっても出欠の返事が集まらない…というケースが考えられます。

ギリギリになって慌てることのないよう、返信期日は開催予定日の１週間〜１０日前としておきましょう。

歓迎会の連絡メールの文例

つづいては、歓迎会の連絡メールの文例を紹介していきます。文例は、新入社員を歓迎する場合、中途入社の社員を歓迎する場合の２パターンをご紹介します。

歓迎会の連絡メールの文例（新入社員）

歓迎会の連絡メールの文例（中途入社）

書くときのポイント：文例の流れ・構成は以下の通りです。

• 宛名
• 挨拶文
• 新入社員・中途入社の社員紹介
• 歓迎会開催のお知らせ
• 歓迎会の詳細
• 出欠の返信期限の通知
• 結びの挨拶

歓迎会の連絡メールには、冒頭で新しく職場に迎えるメンバーの名前や部署名を明記して紹介をし、その上で開催を知らせる流れで書きましょう。また、歓迎会の詳細は箇条書きとし、事前に共有しておくべき事項に漏れがないよう注意しましょう。