会議開催の連絡メールの文例集

会議開催の連絡メールには記載すべき項目がたくさんあります。会議の日時・開催場所・参加予定者・議題など、参加対象者に対して明確に示す必要があります。必要事項を書き漏れたり、日時を間違えたりしてしまうと、メール送信後、上司からお叱りを受けることも。

ここでは、会議の連絡メールの書き方やマナーについてお伝えします。社内に宛てる場合、社外に送る場合の２つの文例も紹介するので作成するときの参考にしてくださいね。

会議の連絡メールの書き方・マナー

まずは、会議の連絡メールの書き方や、心がけておくべきマナーについてお伝えします。

１．件名の書き方

件名は、一目見ただけでメール本文の用件を理解できる、分かりやすいタイトルにするのが基本です。会議の連絡メールを送るときは以下の件名がおすすめです。

• 件名：社内会議のご案内
• 件名：【〇月〇日】営業会議のお知らせ
• 件名：【重要】〇〇プロジェクトに関する会議のご連絡
• 件名：【返信をお願いします】人事会議のご出欠の件

件名は長々と書かず、伝えるべきポイントを押さえて簡潔にまとめることが大切です。【】を記して相手の目を引く工夫も大切です。

２．メール本文冒頭は宛名を明記する

メール本文の冒頭は、まずは宛名を書くことから始めます。宛名は連絡メールを送る相手が社内・社外かによって書き方が変わりますし、一人に送るか複数人に一斉送信するかによっても異なります。

取引先などの社外の人や、目上の人に対して一斉送信メールを送ることは基本的に失礼です。できれば一人ずつ個別に会議の連絡メールを送りましょう。

３．挨拶文は連絡メールを送る相手によって変える

宛名を明記したら、次は挨拶文を書きましょう。

• 社内向けの挨拶文：「お疲れ様です」
• 社外向けの挨拶文：「いつも大変お世話になっております」「平素より大変お世話になっております」

挨拶文で間違えやすいのは「ご苦労様です」という書き出しです。「ご苦労様です」は目上の人が目下の人に用いる挨拶なので、使用しないよう注意しましょう。

４．会議の詳細は箇条書きにしよう

会議の詳細は、連絡メールで最も重要な部分です。記載漏れや書き間違いがないよう十分注意し、参加者に知らせるべき情報を盛り込みましょう。

• 日時：月日・曜日・時間
• 場所：開催場所を正式名称で書く、必要に応じて地図を添付する
• 住所：書き間違いは厳禁、分かりづらい場所は目印となる建物や看板を明記しておくと親切
• 議題：会議で打ち合わせする内容を事前に共有しておく
• 参加者：参加者が事前に決まっている場合は明記しておく、役職の高い順に書くのがマナー
• 準備物：各自持参してほしい物がある場合は明記しておく

これらは箇条書きのほうが文章で書くよりも分かりやすいです。参加者の目線に立って、必要事項を記載しましょう。

５．返信方法・期日について明記する

連絡メールは会議の開催を通知する目的だけでなく、同時に出欠確認も行うとその後の段取りがスムーズです。会議の詳細の下に、出欠の返事を確認する方法や期日についても一文で明記しておきましょう。

• ご出欠については〇月〇日迄に、総務部〇〇宛てにご連絡頂きますようお願い致します。
• 都合により会議への出席が出来ない方は、〇日までに営業部の△△までご連絡ください。

会議の連絡メールの文例

つづいては会議の案内メールの文例を紹介していきます。文例は社内宛て・社外宛ての２パターンをご紹介します。

会議の連絡メールの文例（社内）

会議の連絡メールの文例（社外）

書くときのポイント：文例の流れ・構成は以下の通りです。

• 宛名
• 挨拶文
• 会議の趣旨・開催のお知らせ
• 会議の詳細
• 補足事項の通知
• 出欠の通知方法・期日
• 結びの挨拶

挨拶を明記したあとは、単刀直入に会議を開催する案内文を書き記しましょう。会議の詳細には通知しておくべき項目を漏れなく明記し、参加者が困らないよう配慮することが大切です。特に、日時や場所に関する詳細は箇条書きにして読みやすくする工夫も忘れてはなりません。