宴会の連絡メールの文例（社内・社外）

飲み会の参加者数や日時が決定したら、改めて参加予定者に連絡のメールを送りましょう。連絡メールを書くときは店舗名や日時などの詳細を箇条書きで記し、あとで参加者が確認しやすい配慮をすることが大切です。

ここでは、宴会の連絡メールの書き方やマナーについてお伝えします。社外・社内に宛てる場合の文例もお伝えするので参考にしてくださいね。

宴会の連絡メールの書き方・マナー

まずは、宴会の連絡メールの書き方や、心がけておくべきマナーについてお伝えします。

１．件名の書き方

件名は、一目見ただけでメール本文の用件を理解できる、分かりやすいタイトルにするのが基本です。宴会の連絡メールを送るときは以下の件名がおすすめです。

• 件名：【〇月〇日】飲み会開催のお知らせ
• 件名：お食事会に関するご連絡
• 件名：会食日時確定のお知らせ

件名は長々と書かず、伝えるべきポイントを押さえて簡潔にまとめることが大切です。

２．メール本文冒頭は宛名を明記する

メール本文の冒頭は、宛名を書くことから始めるのがマナーです。宛名は案内メールを送る相手が社内・社外かによって書き方が変わりますし、一人に送るか複数人に一斉送信するかによっても異なります。以下の表をご覧ください。

取引先などの社外の人や目上の人に対して一斉送信メールを送ることは基本的に失礼です。できれば一人ずつ個別に宴会の連絡メールを送りましょう。

３．挨拶文は案内メールを送る相手によって変える

宛名を明記したら、次は挨拶文を書きましょう。

• 社内向けの挨拶文：「お疲れ様です」
• 社外向けの挨拶文：「いつも大変お世話になっております」「平素より大変お世話になっております」

挨拶文で間違えやすいのは「ご苦労様です」という書き出しです。「ご苦労様です」は目上の人が目下の人に用いる挨拶なので、使用しないよう注意しましょう。また、宴会の連絡メールにおいては季節に合った「時候の言葉」を挨拶文の前に明記しても良いでしょう。

４．宴会の詳細は箇条書きにしよう

宴会の詳細は、連絡メールで最も重要な部分です。記載漏れや書き間違いがないよう十分注意し、参加者に知らせるべき情報を盛り込みましょう。

• 日時：月日・曜日・時間
• 場所：開催場所（店名）を正式名称で書く、HPがある場合にはURLを添付する。必要に応じて地図も添付する
• 住所：書き間違いは厳禁、分かりづらい場所は目印となる建物や看板を明記しておくと親切

これらは箇条書きのほうが文章で書くよりも分かりやすいです。参加者の目線に立って、必要事項を記載しましょう。

宴会の連絡メールの文例

つづいては宴会の案内メールの文例を紹介していきます。文例は「社内宛て」「社外宛て」の２パターンをご紹介します。

宴会の連絡メールの文例（社内）

なお、参加者をこれから募る場合は「飲み会の参加確認の案内メールの文例集」を参考にしてください。

宴会の連絡メールの文例（社外）

書くときのポイント：文例の流れ・構成は以下の通りです。

• 宛名
• 挨拶文
• 宴会の開催日決定のお知らせ
• 宴会の詳細
• 補足事項の通知
• 参加をお願いする言葉
• 結びの挨拶

宴会の連絡メールを書くときは、冒頭で単刀直入に宴会の開催日が決まったことを伝えましょう。また、宴会の詳細は箇条書きとし、事前に通知しておくべき事項に漏れがないよう注意しましょう。宴会の会場や開始時間は勿論、お店のホームページなども記載しておくと親切です。