初めての相手に送るビジネスメールの書き出し・締めの挨拶|例文つき

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初めての相手に送るビジネスメールの書き出し・締めの挨拶|例文つき

面識のない相手にビジネスメールを送るとき、件名や本文の書き方によって、相手が受ける印象は大きく変わります。ルールとマナーに気をつけることで好印象となり、今後の取引にもきっとプラスに働くでしょう。

ここでは、初めての相手に送るビジネスメールの書き出しや締め・結びの挨拶、件名の書き方をご紹介します。取引先にアポイントの依頼をするメールや、紹介先へのメール、名刺交換や担当変更・引き継ぎメールなど10の例文もお伝えするので参考にしてくださいね。

初めての相手へのメールの書き方・マナー【ビジネスメール】

まずは、初めての相手にメールを送るときの書き方や、心がけておくべきマナーについてお伝えします。

初めての相手へのビジネスメールの件名の書き方

日々大量のメールをやりとりする中、知らない人から届いたメールの開封は、基本的に後回しになりがちです。件名を見て、スパムメールや迷惑メールだと判断されないためにも、件名には「メールを送った用件」と「会社名・担当者名」を明記し、誰からのメールか分かるように自分の情報を伝えることが重要です。

  • 件名:見積書ご送付のお願い【株式会社△△(会社名)・△△△△(氏名)】
  • 件名:〇〇社様からのご紹介【株式会社△△・△△△△】
  • 件名:交流会での名刺交換のお礼【株式会社△△・△△△△】

初めての相手にメールを送るとき、件名に「初めまして」や「お世話になります」などの挨拶文を書く方がいますが、これでは一見して用件が伝わりません。上記した件名例のように、用件と会社名・担当者名を記しましょう。

初めての相手に送る、書き出しの挨拶の書き方

メール本文に宛名を明記したら、次は書き出しの挨拶を書きますが、初めてメールを送る相手には初回のメールに適した挨拶文を入れるのがマナー。ビジネスシーンにおける挨拶の定番は「お世話になっております」ですが、これまで取引や付き合いのない方に送るメールには相応しくありません。

書き出し フォーマル度 相手
はじめまして。 ★☆☆☆☆ 同僚・部下・後輩
初めてメールを送らせていただきました。 ★★☆☆☆ 上司・取引先
初めてメールを送らせて頂きます。 ★★☆☆☆
突然のメールで失礼いたします。 ★★★☆☆ 上司・取引先・目上
初めてご連絡を差し上げます。 ★★★☆☆
突然のご連絡失礼いたします。 ★★★★☆
突然メールを差し上げるご無礼をお許しください。 ★★★★★

「はじめまして」はやや砕けた表現のため、カジュアルな印象を与えてしまいます。社外の方への使用は控えたほうが無難でしょう。初めてメールをする場合の基本フレーズは「初めてご連絡を差し上げます」と「突然のメールで失礼いたします」。丁寧な書き出しで書き始めることにより、不信感を持たれず読んでもらえます。

「突然のご連絡失礼いたします」「突然メールを差し上げるご無礼をお許しください」は目上の方などに「挨拶にも伺わないうちに軽々しくメールを送りつけて申し訳ない」という謝罪の気持ちを込めるフレーズ。礼儀正しい表現のため、目上や社外の方への書き出しにおすすめです。

自己紹介を名乗る+メールした経緯を伝える

初めての相手へのビジネスメールでは、本文の書き出し(挨拶)のすぐ後に、簡単な自己紹介を入れましょう。自身の情報を明かすことによって、相手の信用を得ることができます。あなたの社名、所属部署、氏名を正式名称で書くことが基本。

  • 株式会社〇〇、営業部の△△△△と申します。
  • 株式会社〇〇、企画部で主任を務めております、△△△△と申します。

また自己紹介のあとに「〇日の異業種交流会で名刺交換させていただきました」「〇〇様からご紹介いただきました」「貴社のホームページを拝見しました」などと、メールを送った経緯を書いておくことによって、受け取った相手は理由が分かり、安心します。

好印象を与える締め・結びの挨拶

日頃から取引のある相手への結びの挨拶は、相手にとってほしいアクションや要望を分かりやすく書くことが大切ですが、初めてメールを送る相手への結びは、相手への気遣いが感じられる一文を添えなくてはなりません。

また、「〇月〇日(〇)までにご返信ください」などと相手の都合を考えずに期限を設けたり、相手の返信を急がす書き方をしたりするのはマナー違反なので気をつけましょう。相手に依頼をするときは下記の結びの挨拶を書くのが基本です。

  • ご多忙のところ、急なご依頼となり恐れ入りますが、ご検討の程、何卒宜しくお願い申し上げます。
  • また、初めてメールを送る相手にお礼を伝えたいときは下記のように明記します。
  • メールにて恐れ入りますが、まずはお礼まで申し上げます。

依頼ごとがある場合でも、期待を押し付けることのないよう「幸いです」「幸甚です」などの言葉を書いて丁重な表現を心がけましょう。

初めての相手へのメールの例文(社内・社外)

つづいては、社内・社外の初めての相手にメールを送るときの例文を紹介します。

初めての取引先にアポイントを依頼するとき

件名:〇〇に関するお打ち合わせの件【株式会社△△:△△△△】

株式会社〇〇〇〇
総務部 〇〇 〇〇 様

突然のご連絡失礼いたします。
私、株式会社△△、営業部の△△△△と申します。

この度は〇〇に関する資料をご請求いただき、
誠にありがとうございます。

お問い合わせいただいた資料につきまして、
差し支えなければ、お伺いの上、ご挨拶かたがた
直接お渡しさせて頂ければ幸いでございます。

〇〇様のご希望のお日にちがございましたら
遠慮なくお申し付けくださいませ。

ご多忙のところ、急なご依頼となり恐れ入りますが、
ご検討の程、何卒宜しくお願い申し上げます。

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署名
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書き方のポイント:初回メールでアポイントを取りつけたいときは、「ご挨拶かたがた」の表現を使ってお願いすると丁寧な印象を与えます。基本、相手の希望する日時を先に尋ねる形をとり、結びには忙しい相手を気遣う一文を書き記して締めくくりましょう。

その他の文例を参考にしたい方は「アポイントの依頼メールの文例集」をご覧ください。

初めて訪問した相手にお礼メールを送るとき

件名:ご面談のお礼(株式会社△△・△△△△)

株式会社〇〇〇〇
営業部 課長 〇〇 〇〇 様

平素よりお世話になっております。

本日、弊社商品の〇〇をご案内させて頂きました、
株式会社△△、営業部の△△△△と申します。

ご多忙にもかかわらず、貴重なお時間を頂き、
誠にありがとうございました。

弊社の商品に関しまして、
ご不明点や疑問点など御座いましたら、
お気軽にご相談いただけると幸いです。

〇〇様にお会いできましたご縁を大切に、
より一層精進して参りますので、
引き続き宜しくお願い致します。

メールにて恐れ入りますが、
まずはお礼まで申し上げます。

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署名
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書き方のポイント:初めての相手との商談後にお礼メールを送るときは、件名に会社名・氏名を正式名称で書き、あなたから送られてきたメールだとひと目で分かるようにします。本文では書き出しの挨拶のあと、面談後のお礼を伝えるメールだと分かるよう、改めて商談日時や社名・氏名を伝えましょう。

なお、一度でも直接会ったことのある相手の場合は、初めて送るメールでも書き出しの挨拶は「お世話になっております」が基本です。その他の文例を参考にしたい方は「営業訪問後のお礼メールの文例集」をご覧ください。

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