初めての相手に送るビジネスメールの書き出し・締めの挨拶|例文つき

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初めての相手に送るビジネスメールの書き出し・締めの挨拶|例文つき

面識のない相手にビジネスメールを送るとき、件名や本文の書き方によって、相手が受ける印象は大きく変わります。ルールとマナーに気をつけることで好印象となり、今後の取引にもきっとプラスに働くでしょう。

ここでは、初めての相手に送るビジネスメールの書き出しや締め・結びの挨拶、件名の書き方をご紹介します。取引先にアポイントの依頼をするメールや、紹介先へのメール、名刺交換や担当変更・引き継ぎメールなど10の例文もお伝えするので参考にしてくださいね。

初めての相手へのメールの書き方・マナー【ビジネスメール】

まずは、初めての相手にメールを送るときの書き方や、心がけておくべきマナーについてお伝えします。

初めての相手へのビジネスメールの件名の書き方

日々大量のメールをやりとりする中、知らない人から届いたメールの開封は、基本的に後回しになりがちです。件名を見て、スパムメールや迷惑メールだと判断されないためにも、件名には「メールを送った用件」と「会社名・担当者名」を明記し、誰からのメールか分かるように自分の情報を伝えることが重要です。

  • 件名:見積書ご送付のお願い【株式会社△△(会社名)・△△△△(氏名)】
  • 件名:〇〇社様からのご紹介【株式会社△△・△△△△】
  • 件名:交流会での名刺交換のお礼【株式会社△△・△△△△】

初めての相手にメールを送るとき、件名に「初めまして」や「お世話になります」などの挨拶文を書く方がいますが、これでは一見して用件が伝わりません。上記した件名例のように、用件と会社名・担当者名を記しましょう。

初めての相手に送る、書き出しの挨拶の書き方

メール本文に宛名を明記したら、次は書き出しの挨拶を書きますが、初めてメールを送る相手には初回のメールに適した挨拶文を入れるのがマナー。ビジネスシーンにおける挨拶の定番は「お世話になっております」ですが、これまで取引や付き合いのない方に送るメールには相応しくありません。

書き出し フォーマル度 相手
はじめまして。 ★☆☆☆☆ 同僚・部下・後輩
初めてメールを送らせていただきました。 ★★☆☆☆ 上司・取引先
初めてメールを送らせて頂きます。 ★★☆☆☆
突然のメールで失礼いたします。 ★★★☆☆ 上司・取引先・目上
初めてご連絡を差し上げます。 ★★★☆☆
突然のご連絡失礼いたします。 ★★★★☆
突然メールを差し上げるご無礼をお許しください。 ★★★★★

「はじめまして」はやや砕けた表現のため、カジュアルな印象を与えてしまいます。社外の方への使用は控えたほうが無難でしょう。初めてメールをする場合の基本フレーズは「初めてご連絡を差し上げます」と「突然のメールで失礼いたします」。丁寧な書き出しで書き始めることにより、不信感を持たれず読んでもらえます。

「突然のご連絡失礼いたします」「突然メールを差し上げるご無礼をお許しください」は目上の方などに「挨拶にも伺わないうちに軽々しくメールを送りつけて申し訳ない」という謝罪の気持ちを込めるフレーズ。礼儀正しい表現のため、目上や社外の方への書き出しにおすすめです。

自己紹介を名乗る+メールした経緯を伝える

初めての相手へのビジネスメールでは、本文の書き出し(挨拶)のすぐ後に、簡単な自己紹介を入れましょう。自身の情報を明かすことによって、相手の信用を得ることができます。あなたの社名、所属部署、氏名を正式名称で書くことが基本。

  • 株式会社〇〇、営業部の△△△△と申します。
  • 株式会社〇〇、企画部で主任を務めております、△△△△と申します。

また自己紹介のあとに「〇日の異業種交流会で名刺交換させていただきました」「〇〇様からご紹介いただきました」「貴社のホームページを拝見しました」などと、メールを送った経緯を書いておくことによって、受け取った相手は理由が分かり、安心します。

好印象を与える締め・結びの挨拶

日頃から取引のある相手への結びの挨拶は、相手にとってほしいアクションや要望を分かりやすく書くことが大切ですが、初めてメールを送る相手への結びは、相手への気遣いが感じられる一文を添えなくてはなりません。

また、「〇月〇日(〇)までにご返信ください」などと相手の都合を考えずに期限を設けたり、相手の返信を急がす書き方をしたりするのはマナー違反なので気をつけましょう。相手に依頼をするときは下記の結びの挨拶を書くのが基本です。

  • ご多忙のところ、急なご依頼となり恐れ入りますが、ご検討の程、何卒宜しくお願い申し上げます。
  • また、初めてメールを送る相手にお礼を伝えたいときは下記のように明記します。
  • メールにて恐れ入りますが、まずはお礼まで申し上げます。

依頼ごとがある場合でも、期待を押し付けることのないよう「幸いです」「幸甚です」などの言葉を書いて丁重な表現を心がけましょう。

初めての相手へのメールの例文(社内・社外)

つづいては、社内・社外の初めての相手にメールを送るときの例文を紹介します。

初めての取引先にアポイントを依頼するとき

件名:〇〇に関するお打ち合わせの件【株式会社△△:△△△△】

株式会社〇〇〇〇
総務部 〇〇 〇〇 様

突然のご連絡失礼いたします。
私、株式会社△△、営業部の△△△△と申します。

この度は〇〇に関する資料をご請求いただき、
誠にありがとうございます。

お問い合わせいただいた資料につきまして、
お差し支えなければ、お伺いの上、ご挨拶かたがた
直接お渡しさせて頂ければ幸いでございます。

〇〇様のご希望のお日にちがございましたら
遠慮なくお申し付けくださいませ。

ご多忙のところ、急なご依頼となり恐れ入りますが、
ご検討の程、何卒宜しくお願い申し上げます。

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署名
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書き方のポイント:初回メールでアポイントを取りつけたいときは、「ご挨拶かたがた」の表現を使ってお願いすると丁寧な印象を与えます。基本、相手の希望する日時を先に尋ねる形をとり、結びには忙しい相手を気遣う一文を書き記して締めくくりましょう。

その他の文例を参考にしたい方は「アポイントの依頼メールの文例集」をご覧ください。

初めて訪問した相手にお礼メールを送るとき

件名:ご面談のお礼(株式会社△△・△△△△)

株式会社〇〇〇〇
営業部 課長 〇〇 〇〇 様

平素よりお世話になっております。

本日、弊社商品の〇〇をご案内させて頂きました、
株式会社△△、営業部の△△△△と申します。

ご多忙にもかかわらず、貴重なお時間を頂き、
誠にありがとうございました。

弊社の商品に関しまして、
ご不明点や疑問点など御座いましたら、
お気軽にご相談いただけると幸いです。

〇〇様にお会いできましたご縁を大切に、
より一層精進して参りますので、
引き続き宜しくお願い致します。

メールにて恐れ入りますが、
まずはお礼まで申し上げます。

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署名
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書き方のポイント:初めての相手との商談後にお礼メールを送るときは、件名に会社名・氏名を正式名称で書き、あなたから送られてきたメールだとひと目で分かるようにします。本文では書き出しの挨拶のあと、面談後のお礼を伝えるメールだと分かるよう、改めて商談日時や社名・氏名を伝えましょう。

なお、一度でも直接会ったことのある相手の場合は、初めて送るメールでも書き出しの挨拶は「お世話になっております」が基本です。その他の文例を参考にしたい方は「営業訪問後のお礼メールの文例集」をご覧ください。

初めてやりとりする企業に見積もり依頼をするとき

件名:「〇〇」見積書ご送付のお願い【株式会社△△・△△△△】

株式会社〇〇〇〇
営業部 ご担当者様

突然のご連絡失礼いたします。
私、株式会社△△、営業部の△△△△と申します。

この度、弊社では貴社ホームページを拝見し、
製品「〇〇」の購入を検討しております。

つきましては、下記条件によりお見積書を
お送り頂きたく存じます。

■お見積りの依頼内容
品名:〇〇〇〇
数量:〇〇個
価格:※値引きの有無
着荷期日:〇月〇日まで
支払方法:納入後翌月末日払い
受渡場所:弊社
運送方法:貴社ご一任
運賃その他:貴社ご負担

なお、見積書に関するご質問やご不明な点がございましたら
わたくし△△、または販売営業部までお気軽にご連絡くださいませ。

お手数をおかけしますが、
上記につきまして何卒宜しくお願い申し上げます。

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署名
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書き方のポイント:先方に商機を与えるメールでも「お願いする」という丁重な姿勢が伝わる文面にまとめます。見積書作成に必要な事項を漏れなく記すことによって、やりとりの回数を減らすことができるのでおすすめです。

その他の文例を参考にしたい方は「見積書送付の依頼メールの文例集」をご覧ください。

紹介先に初めてメールを送るとき

件名:〇〇様からのご紹介【株式会社△△・△△△△】

株式会社〇〇〇〇
代表取締役 〇〇 〇〇 様

突然メールを差し上げるご無礼をお許しください。
わたくし、株式会社△△、営業部の△△△△と申します。

この度、〇〇商事の〇〇様よりご紹介をいただき、
メールを差し上げた次第でございます。

弊社は企業の生産性を高め、効率化を支援する〇〇を
開発・販売しており、関東圏だけで300社の企業様に
ご導入頂いております。

お忙しいところ恐縮ですが、ご挨拶かたがた
ご説明のお時間をいただけますと幸いです。

ご検討のほど、何卒よろしくお願い申し上げます。

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署名
====================

書き方のポイント:件名には紹介者の名前もしくは会社名を明記し、件名を読んで開封を促すことが大切です。書き出しは礼儀正しい挨拶を記し、自社の特徴やメリット・実績を簡潔に書きましょう。

企業にサンプルを依頼するとき

件名:「〇〇」のサンプルご送付のお願い【株式会社△△・△△△△】

株式会社〇〇〇〇
商品販売部 ご担当者様

突然のメールで失礼いたします。
私、株式会社△△、営業部の△△△△と申します。

貴社ホームページを拝見し、新製品の「〇〇」に
大変関心を持ち、ご連絡を差し上げました。

ご多忙の折、大変恐縮ですが、「〇〇」の品目を
サンプルとして〇個、お送りいただけませんでしょうか。

お手数をおかけしますが、
折り返しのご返事をお待ちしております。

ご検討のほど、よろしくお願い申し上げます。

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署名
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書き方のポイント:自己紹介とメール送付の経緯を簡単に説明し、先方の商品対する興味をストレートに伝えましょう。相手に検討や手間をかけることを詫びる一文で結ぶと配慮の伝わる文面にまとまります。

初めての相手に質問メールを送るとき

件名:貴社製品「〇〇」に関するご質問【株式会社△△・△△△△】

株式会社〇〇〇〇
販売部 ご担当者様

突然のご連絡失礼いたします。
わたくし、株式会社△△、総務部の△△と申します。

貴社ホームページを拝見し、ご連絡を差し上げました。

さて、弊社では今期、電気代のコスト削減に取り組んでおり、
貴社製品「〇〇」の導入を検討しております。

つきましては、下記項目について
ご質問させていただきたく存じます。

◎ご質問事項
(1)大まかな導入フローについて
   契約から導入・設置に至るまでの流れ及び
   おおよその期間についてご教示ください。

(2)耐用年数について
   同製品の耐用年数および保証期間についてご教示ください。

お手数をおかけしますが、
ご回答のほど、よろしくお願い申し上げます。

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署名
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書き方のポイント:担当者の名前が分からないとき、宛名は「販売部 御中」「販売部 ご担当者様」とします。メールを送った経緯や自社の取組状況についても明記し、質問を答えるために必要な情報も漏れなく書いておきましょう。

担当者変更・引き継ぎメールを送るとき

件名:貴社担当者交代のご挨拶【株式会社△△・△△△△】

株式会社〇〇〇〇
総務部 〇〇 〇〇 様

初めてご連絡を差し上げます。
わたくし、株式会社△△、営業部の△△と申します。

本日は担当者変更のお知らせでご連絡致しました。

さて、これまで貴社を担当しておりました弊社営業部の〇〇が
〇月の人事異動で〇〇営業所での勤務となり、
私△△が後任として担当させて頂くこととなりました。

ご多用のところ恐れ入りますが、
近日中にご挨拶に伺わせていただきますので
よろしくお願い申し上げます。

メールにて恐縮ではございますが、
まずは担当者変更のご挨拶を申し上げます。

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署名
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書き方のポイント:取引先に対し、前任者から挨拶があったとしても、改めて挨拶メールを送って面談につなげましょう。書き出しは上記例文のほか、「突然のメールで失礼いたします」と書いてもよいでしょう。その他の文例を参考にしたい方は「担当者変更・引き継ぎの挨拶メールの文例集」をご覧ください。

名刺交換後に初めてメールを送るとき

件名:〇〇セミナーでの名刺交換の御礼【株式会社△△・△△△△】

株式会社〇〇〇〇
取締役営業部長 〇〇 〇〇 様

初めてご連絡を差し上げます。

昨日、〇〇セミナーにてお名刺の交換をさせていただきました、
株式会社△△・営業部の△△△△と申します。

このたびは貴重なご縁をいただきまして
誠にありがとうございます。

大人数が参加するセミナーのため、
〇〇様とお話するお時間がほとんどなく、非常に残念でした。

御社のホームページを拝見したところ、
〇〇事業を10年以上も継続・発展されていることを知り、
〇〇様の経営手腕の秀逸さを理解することができました。

機会がございましたら、是非一度、
ゆっくりと〇〇様の仕事のお話をお聞きできましたら幸甚です。

またお会いするご機会もあるかと存じますが、
今後とも何卒宜しくお願いいたします。

まずはご挨拶かたがた名刺交換の御礼まで申し上げます。

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署名
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書き方のポイント:自己紹介では「いつ、どこで」をはっきり明記し、先方に理解してもらった上で読み進めてもらうように、正確に記します。その他の文例を参考にしたい方は「名刺交換のお礼メールの文例集」をご覧ください。

初めてビジネスメール例文(大学生向け)

さいごに、大学生が初めてビジネスメールを送るときの例文を紹介します。

就活で企業にメールを送るとき

件名:説明会の日程のご確認【△△大学・△△△△】

株式会社〇〇〇〇
人事部 ご担当者様

突然のメールで失礼いたします。
わたくし、△△大学△△学部の△△△△と申します。

貴社平成〇〇年度、新卒採用説明会の日程を
ご確認致したくご連絡を差し上げました。

貴社ホームページを拝見しましたが、
平成〇〇年度の採用ページを見つけることができませんでした。

ご多忙のところ、お手数をおかけして恐縮ですが、
説明会の開催日程についてご教示いただけませんでしょうか。

よろしくお願い申し上げます。

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署名
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書き方のポイント:担当者名が分からないときは「ご担当者様」「人事部 御中」のどちらかを使用します。「いただけませんでしょうか」は「いただくことは可能でしょうか」と書き換えても問題ありません。

その他、就活のお礼メールの文例を参考にしたい方は「就活のお礼メールの文例集」をご覧ください。

大学教授・先生にメールを送るとき

件名:〇〇ゼミ参加のご挨拶【△△大学・△△△△】

〇〇先生

突然のご連絡、失礼いたします。

〇月から〇〇先生の〇〇ゼミに参加させて頂きます、
△△学部△△学科の△△△△と申します。

この度は、〇〇ゼミでの研究のご機会をいただき、
誠にありがとうございます。

より一層勉学に励んで参りますので
ご指導ご鞭撻のほど、宜しくお願い申し上げます。

近日中に、ご挨拶に伺います。
メールにて恐縮ではございますが、

取り急ぎ、〇〇ゼミ選考のお礼とご挨拶を申し上げます。

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署名
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書き方のポイント:初めてメールを送る相手には、メール本文冒頭に「突然のご連絡、失礼いたします」とお詫びしてから本題に入るのがマナーです。挨拶メールを送りつけたままにならないよう、直接会って挨拶したい旨の一文も明記しておきましょう。その他の文例を参考にしたい方は「教授への挨拶メールの文例集」をご覧ください。

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