上司に接待費用を申請する連絡メールの文例

取引先への接待が決まったら、上司に接待費の許可をもらうため、連絡メールを送って申請しましょう。承認すべきか上司が判断をしやすいように、接待先の相手の名前や理由、必要な金額などに漏れがないか確認してから送信することが大切です。

ここでは、上司に接待費用を申請するときの連絡メールの書き方やマナーについてお伝えします。文例も紹介するので参考にしてくださいね。

上司に接待費用を申請する連絡メールの書き方・マナー

まずは、上司に接待費用を申請するときの連絡メールの書き方や心がけておくべきマナーについてお伝えします。

接待の詳細は正確に書く

上司から接待の承認をもらうためには、事前に分かる範囲内でかまわないので詳細を具体的かつ正確に明記しましょう。しかし、日時や場所・参加予定者は事前に把握できても、接待費用がいくらになるかまでは、接待を終わってみないとはっきり分からないこともあるでしょう。その場合、合計金額を明記したあとに、記載金額が予定である旨を書き記しておきましょう。

接待理由は必ず明記しよう

接待費を会社の経費として扱ってもらうためには、誰と、どのような理由により食事会を開くのかを明確にしておかないといけません。「プロジェクト開始に伴う決起会として」「契約後の親睦を図る目的」などと簡潔に書き記しましょう。

上司に接待費用を申請する連絡メールの文例

つづいては、上司に接待費用を申請するときのメールの文例を紹介します。

書くときのポイント：文例の流れ・構成は下記のとおりです。

• 宛名
• 挨拶文
• 接待費の申請を知らせる一文
• 申請内容の詳細
• 結びの言葉

接待費用の申請では、いつ、誰が、どこで、どのような接待のために必要な経費なのか、明瞭にわかるように記すことが基本です。曖昧な印象を与えないよう、必要事項にもれがないように注意しましょう。