休暇や休業日が決まったら、取引先や関係者に向けて、休暇のお知らせメールを送りましょう。
文面は礼儀正しく丁寧にまとめて、自社が休暇期間中も、稼働日である相手に配慮を示すことが大切です。
ここでは、休暇のお知らせメールの書き方やマナーについてお伝えします。社内・社外に宛てるときの年末年始・ゴールデンウィーク・夏季休業・臨時休業のお知らせメールの文例も紹介するので参考にしてくださいね。
目次
休暇のお知らせメールの書き方・マナー
まずは、休暇のお知らせメールの書き方や、心がけておくべきマナーについてお伝えします。
休暇のお知らせメールは早めに送ろう
あなたや自社都合で休暇を取得する場合、相手の仕事に支障を及ぼすことを考慮し、休業日程が分かり次第、早めに通知するのがマナーです。メール本文の冒頭では「誠に勝手ながら」「急なことで恐縮ですが」などとクッション言葉を用いて、丁寧な文面に仕上げることを心がけましょう。
休暇期間中の対応について明記する
休暇のお知らせメールには休暇期間を明記するのはもちろん、期間中の対応についても書き記しておきましょう。休暇中も一部の社員が対応する場合は部署名・担当者名・連絡先を、全社休業となる場合は休暇明けの対応となることを記し、末尾では相手に理解を求める一文を書いて締めくくるのが一般的です。
書き間違いに注意しよう
休暇期間の日付と曜日を書き間違えて、お知らせメールを送信してしまわないようしっかり確認しておきましょう。また、休暇明けの営業開始時刻についても書き記しておくと親切です。休暇明けにクレームやトラブルの電話が入らないようお知らせメールはチェックをしてから送信するのが重要です。
休暇のお知らせメールの文例集(社外)
つづいては、休暇のお知らせメールの文例を紹介します。
休暇のお知らせメールの文例(基本)
件名:休暇のお知らせ 株式会社〇〇〇〇 お世話になっております。 私事で恐縮ですが、本日は 誠に勝手ながら、下記の期間、休暇をいただきます。 ・休暇期間:〇月〇日(〇)~〇月〇日(〇) 私が不在のあいだ、ご用向き・お問い合わせ等ございましたら、 なお、休暇明けの出社は〇月〇日(〇)となります。 不在中、ご不便ご迷惑をおかけしますが、 ==================== |
書き方のポイント:自身の都合で休暇を取得する場合、その期間中、業務を引き継ぐ担当者名(部署名)と連絡先を記しておくのがマナーです。「ご用向き」とは「用事・用件」の意味。ビジネスメールで休暇を伝える際、丁寧で柔らかい印象になるので活用しましょう。
休暇のお知らせメールの文例(夏季休暇)
件名:夏季休暇のお知らせ 株式会社〇〇〇〇 お世話になっております。 誠に勝手ながら、弊社では下記期間中、 期間中はご不便をおかけいたしますが、 ■夏季休暇の詳細 なお、夏季休暇期間中、急なご用命がございましたら 内容によりましては、休暇期間後の対応となりますので、 以上、取り急ぎ夏季休暇のご案内を申し上げます。 ==================== |
書き方のポイント:冒頭では時候の挨拶を書き記してもよいでしょう。休暇期間中の緊急連絡先は明記すると親切ですが、全てに対応できない場合があることも伝えておくことが重要です。「ご用命」とは「用事を言いつける・注文する」という意味です。
なお、文書で知らせる場合は「夏季休業の案内状」をご覧ください。
休暇のお知らせメールの文例(ゴールデンウィーク休暇)
件名:ゴールデンウィーク期間中の営業について 株式会社〇〇〇〇 平素より大変お世話になっております。 さて、誠に勝手ではございますが、 期間中は皆様にご不便ご迷惑をおかけいたしますが、 ■ゴールデンウィーク休暇の詳細 なお、休暇期間中のお問い合わせにつきましては、 内容によりましては、休暇明け後の対応となりますので、 ==================== |
書き方のポイント:休暇中も稼働している顧客の都合を考慮し、緊急連絡先を明記しておくのがマナー。自社都合の休業のため、「誠に勝手ではございますが」と冒頭で断りを入れておくと丁寧な文面にまとまります。
休暇のお知らせメールの文例(年末年始)
件名:年末年始休業日のご通知 株式会社〇〇〇〇 いつも大変お世話になっております。 年の瀬も近くなり、ご多忙のところ失礼致します。 誠に勝手ながら、弊社の年末年始の休暇につきまして ■年末年始の休暇 なお、仕事始めは1月〇日午前〇時からとなります。 本年のご愛顧に心よりお礼申し上げますとともに、 ==================== |
書き方のポイント:定型の通知メールは、冒頭にひとこと時節の挨拶文を入れると、丁寧な印象を与えることができます。末文は、来年度も引き続き愛顧を願う一文を書き添えてもよいでしょう。新年度の仕事開始日も入れておくと、顧客の勘違いを防ぐこともできます。
休暇のお知らせメールの文例(臨時休業)
件名:臨時休業のお知らせ 株式会社〇〇〇〇 平素より大変お世話になっております。 誠に勝手ではございますが、きたる〇月〇日(〇)は、 ■臨時休業日 緊急を要する案件がございましたら、 ご不便をおかけするかと存じますが、 ==================== |
書き方のポイント:臨時休業の日が迫る中、お知らせメールを送るときは「誠に勝手ではございますが」を「急なことで恐縮ですが」と書き、臨時休業の理由と緊急の連絡先を伝えておくのが基本です。
なお、その他の臨時休業の文例を確認したい方は「臨時休業のお知らせメールの文例集」をご覧ください。
休暇のお知らせメールの文例集(社内)
さいごに、社内に向けて休暇のお知らせメールを送る時の文例を紹介します。
休暇のお知らせメールの文例(年末年始)
件名:年末年始休業日のお知らせ 社員各位 お疲れ様です。総務部の△△です。 今年も残すところあと僅かとなりました。 休業期間:12月〇日(〇)~1月〇日(〇) ご質問がありましたら、総務部△△まで、 仕事をやり残したまま来年を迎えることのないよう ==================== |
書き方のポイント:休暇の日数・曜日を間違えのないようしっかりチェックしてから送信しましょう。末文では社員に向けて簡単なメッセージを添えても良いでしょう。
休暇のお知らせメールの文例(夏季休暇)
件名:夏季休暇のお知らせ 社員各位 お疲れ様です。総務部の△△です。 本年度の夏季休暇の取り扱いは、以下のとおりです。 取得期間:〇月〇日(〇)~〇月〇日(〇) ご質問がありましたら、総務部△△まで、 以上、宜しくお願い致します。 ==================== |
書き方のポイント:本文の冒頭では、夏季休暇の意義を簡単に説明し、休暇への意識を高める一文を書き記します。夏季休暇の期間・日数・備考などは箇条書きにして要点のみ簡略にまとめましょう。
休暇のお知らせメールの文例(有給休暇)
件名:有給休暇取得のご報告 営業部の皆様 お疲れ様です。営業部の△△です。 この度、〇月〇日(〇)から2日間、私用により 有給休暇期間中の顧客対応については なお、緊急時の連絡先は下記の通りです。 ■緊急時の連絡先 皆様にはご迷惑をおかけしてしまい大変恐縮ですが、 ==================== |
書き方のポイント:有給休暇の取得理由は「私用により」とし、詳しい理由を説明する必要はありません。自身の業務を引き継いだ同僚・上司の名前と、緊急時の連絡先を明記しましょう。