サーバーメンテナンスのお知らせメールの文例

社内サーバーのメンテナンスを実施するときは、社員に対して事前に通知メールを送ることが基本です。メールには実施日や注意事項を漏れなく記載し、関係者が困惑しないように文面をまとめることを心がけましょう。

ここでは、サーバーメンテナンスのお知らせメールの書き方やマナーをお伝えします。文例も紹介するので社内に宛てるときは参考にしてくださいね。

サーバーメンテナンスのお知らせメールの書き方・マナー

まずは、サーバーメンテナンスのお知らせメールの書き方や、心がけておくべきマナーについてお伝えします。

仕事への支障が起こらないよう、メンテナンスのお知らせメールは事前に送るのがマナーです。社員が業務の調整をしやすいよう、実施の１ヶ月前を目安にメールを送っておきましょう。

もしもメンテナンスの実施が急遽必要になったときは、丁寧な文面にまとめ、不便を詫びる一文で締めくくることが大切です。

メンテナンスによりメールが使えなくなったり、PCの一部機能が使用停止になったりするときは、そのことを漏れなく知らせておくのが基本です。また、実施日が土日など休みの日であっても、急用でパソコンを使用する社員がいる可能性もあるため必ず通知しておきましょう。

つづいては、社内に宛てるサーバーメンテナンスのお知らせメールの文例を紹介します。

件名：サーバーメンテナンスのお知らせ

社員各位

お疲れ様です。システム管理部の〇〇です。

下記日時に、サーバーの定期メンテナンスを実施するので
お知らせします。

日時：〇月〇日（〇）午前１０時〜午後３時
備考：メンテナンス実施に伴い、
　　　業務上不都合が発生する場合の処置は事前の対応をお願いします。

作業時間中はサーバーが使用不可となりますので
ご了承ください。

※メンテナンス中に送受信されたメールは、
　終了後に一括送信します。

ご不明な点がありましたら、システム管理部の〇〇まで
電話（内線000）またはメールにてお問い合わせください。

皆様にはご不便をおかけしますが、
ご協力いただきますようお願い申し上げます。

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署名
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書くときのポイント：文例の流れ・構成は下記のとおりです。

メンテナンス日時を正確に記すのはもちろん、メンテナンスによって生じる不都合は周知させておきましょう。末尾には、あらかじめ承諾を得るための協力を仰ぐ一文を明記しましょう。