会議日程変更のお知らせメールの文例集

会議を開催予定の日時に急遽予定が入ったり、他の用件を優先すべき状況になったりしたときは、参加予定者に対して会議日程の変更を早めに通知するのがマナー。予定の急な変更は相手のスケジュールを調整してもらったり、再度出欠をとり直さなくてはならないことから書き方に注意しなくてはなりません。

ここでは会議日程の変更を知らせるときのメールの文例をご紹介します。通知メールの書き方やマナーについてもお伝えするので参考にしてくださいね。

会議日程変更のお知らせメールの書き方・マナー

 １．会議日程変更のお願いをするときは低姿勢が基本

通知メールを作成するときに念頭に置いておかなければいけないのは、会議日程の変更は相手に迷惑をかけてしまうということ。日程変更をお願いするときは一方的で傲慢な印象をもたれないよう、へりくだった表現を心がけた文章にまとめることがマナー。以下のようなフレーズを用いて、できるだけ相手に不快感を抱かせないようにしましょう。

• 日程の変更をお願いできないでしょうか。
• 〇月〇日のご都合をお聞かせ願えないでしょうか。
• 〇〇会議の日程変更についてご検討いただけないでしょうか。

２．件名は目に留まるタイトルを心がける

ビジネスメールのやり取りを１日に何十通も行っている人は少なくありません。メールの受信件数が多い場合、とりあえず件名だけをサラッと見て今開くべきか判断しているという人が多いようです。大事なメールと認識してもらうためにも、件名の冒頭には【重要】や【要確認】などの言葉を置き、目立たせる工夫も必要です。下記が件名の具体例となります。

• 【要確認】〇〇会議日程変更のお願い
• 【重要】〇〇会議の日程を〇月〇日に変更します
• 【要確認】〇〇会議日程変更のご依頼

送信者からすれば「メールをちゃんと確認していないのが悪い」と思いがちですが、会社によっては件名がわかりにくければ送信者の責任になることも。注意しましょう。

３．参加者の予定を確認し、日程を決める

出席が必須の会議でも取引先との重要なアポイントが入っている場合はその時間に調整できない可能性も。また、参加者が多い場合は会議の日程変更により多くの人の予定を左右することになります。

そのため、会議日程変更のメールを送る場合、相手の出席が可能かどうかを確認する必要があります。場合によっては、変更通知を送る前にいくつか候補をあげ（第三希望くらいまで）、出席可能な日を選んでもらい、集計する方法が好ましいときもあるでしょう。

その場合、希望者が多い日付を選ぶようにします。もちろん、希望日を聞く際には「参加希望者が多い日付を選ぶ」ということを書き添えてください。相手の予定を確認することで、出席できる可能性を高くする効果があります。

４．末尾ではお詫びの言葉を添える

会議の日程が変更になるのはこちらの落ち度。また、日程が変わることにより参加者のスケジュールに影響を与えることになります。お知らせメールには「誠に申し訳ありませんが」「大変恐縮ではございますが」などお詫びの言葉を必ず入れるようにしましょう。

会議日程変更のお知らせメールの文例

つづいては、会議日程を変更するときのお知らせメールの文例をご紹介します。状況別の文例を記載しているので、参考にしてくださいね。

１．社内会議の日程変更メール

２．参加者が出席できるように日程を確認する場合

３．日程を箇条書きで知らせる場合

変更も考慮して連絡確認を行おう：何事も必ずしも予定通りに事が運ぶとは限りません。会議自体の日程変更や、個人の事情により出席ができなくなるということも想定しておかなければいけません。万が一、会議の日程に変更が生じる際には迅速に連絡を取るようにしましょう。また、変更後の日程に関しても明確に伝えるようにしましょう。