業務連絡のお知らせメールの文例

社内システムを変更する時や、回線工事が入る時、通達事項があるときは、業務連絡のメールを事前に送るのが一般的です。業務連絡にはさまざまなタイプがありますが、通知するだけでなく、社員の協力を呼びかける必要がある場合には書き方に注意しなくてはなりません。

ここでは、社内の業務連絡のメールの文例をご紹介します。業務連絡を兼ねたお願いメールを送るタイミングや、書くポイントについても説明していきますので参考にしてくださいね。

業務連絡のお知らせメールの書き方・マナー

まずは、業務連絡を兼ねたお願いメールの書き方・マナーや覚えておきたいポイントなどについて説明していきます。スムーズにお願いを了承してもらえるように、社内の人々に業務連絡を兼ねたお願いメールをする時の参考にしてみてくださいね。

早めの通達を心がけよう

社内のメンバーに業務連絡を通達することが決定したら、早めにメールで知らせることが大切です。社員に返信や次のアクションをお願いするときや、依頼する業務内容によっては相手に負荷をかけてしまいます。提出する資料の準備が必要になることもあるため、相手の都合に配慮した対応を心がけましょう。

相手がお願いされた内容の準備がしっかりできるように、ある程度時間に余裕をもって業務連絡を兼ねたお願いをするようにしましょう。

用件は漏れなく、わかりやすく明記する

業務連絡のメールに曖昧な表現を用いると誤解を招きます。特に、メールを送る相手の人数が多ければ多いほど、捉え方は人によって異なるため、混乱させてしまいます。簡潔にわかりやすい文面にまとめることが重要。業務連絡として伝えるべき用件を冒頭に書き記し、その後、詳細を書く流れを意識しましょう。

例えば、連絡事項が「クールビズの実施」の場合、本文の最初にクールビズを実施する旨を記し、実施理由を伝え、開始日時や服装の定義について明記すると頭にスッと入ります。日時の指定がある場合は「〇月〇日〇時から」などと出来るだけ詳しく説明することが大切です。社員から業務連絡に対する質問や返信メールが来ないよう、伝え漏れがないかしっかり確認することも忘れずに。

依頼事項は目を引く工夫をすればグッド

業務連絡を伝えたら、次はメールの送信相手に協力してほしいお願いの内容を明記します。業務連絡の内容に伴い、相手に依頼したいことを書きましょう。見落としされないよう、依頼内容を太字にしたり色を変えたりして強調するのもよいでしょう。ビジネスメールは、受け取った相手が用件を正しく理解できるよう工夫することが大切です。

業務連絡のお知らせメールの文例

つづいては、業務連絡を兼ねたお願いメールの具体的な文例をご紹介します。是非参考にしてくださいね。

工事の業務連絡メールの文例

適切な対応をとれるように時間やお願いを正確に伝える：社内のネット回線一斉工事など、事前に通知しておかないと業務上のトラブルを引き起こす可能性があります。まずは一斉にメールで大まかな概要を伝え、部署などの小さなグループごとにしっかり認識してもらうように促しておきましょう。

エレベーター保守点検のお知らせメールの文例

問い合わせ先も明記しておくと親切：工事や保守点検により、社員の行動に支障をきたす可能性がある場合は、相談する先の受け皿として問い合わせ先を記載しておくのもひとつです。文例に明記してあるとおり、部署名・担当者名・連絡先を書き添えておきましょう。