エレベーター点検のお知らせメールの文例

エレベーターの定期点検が決まったら、関係者や社員に向けて、早めにお知らせメールを送りましょう。

文面は長々と書く必要はありません。事前に通知しておくべき項目を簡潔に書くことが通知メールの基本です。

ここでは、エレベーター点検のお知らせメールの書き方やマナーについてお伝えします。文例も紹介するので参考にしてくださいね。

エレベーター点検のお知らせメールの書き方・マナー

まずは、エレベーター点検のお知らせメールの書き方や、心がけておくべきマナーについてお伝えします。

点検実施の１カ月前を目安に通知する

エレベーターの点検作業により業務に支障をきたすことのないよう、早めに通知しておくのが基本です。特に、取引先など社外の方が来社することが多い企業や、階層ごとに違う部署を設置している会社では、担当者が調整しなくてはならないことを考慮し、１カ月前を目安に知らせておきましょう。

注意事項はもれなく明記する

エレベーターを点検する時間帯を明記したり、２基以上設置しているビルならそれぞれの点検時間を明記したりと、利用者の目線に立ち、通知しておくべき項目に漏れがないか十分にチェックしましょう。箇条書きで分かりやすくまとめれば、ひと目で内容が伝わるのでおススメです。お知らせメールを送る立場として、安全管理に気を配り、社員が点検日でも問題なく業務を進められる配慮を持つことが大切です。

エレベーター点検のお知らせメールの文例

つづいては、社内に宛てるエレベーター点検のお知らせメールの文例を紹介します。

書くときのポイント：文例の流れ・構成は下記のとおりです。

• 宛名
• 挨拶文
• エレベーター点検のお知らせ
• 点検の詳細
• 結びの言葉

余計なことは書かず、シンプルな文面を心掛けて点検の実施を通知しましょう。結びの言葉はへりくだった表現が基本です。周囲に理解と協力を仰ぎ、お願いする一文で締めくくると好印象です。