空調点検のお知らせメールの文例（社内・社外）

空調設備の定期点検が決まったら、関係者や社員に向けて、早めにお知らせメールを送りましょう。

文面は長々と書く必要はありません。事前に通知しておくべき項目を簡潔に書くことが通知メールの基本です。

ここでは、空調点検のお知らせメールの書き方やマナーについてお伝えします。社内・顧客に宛てる２つの文例も紹介するので参考にしてくださいね。

空調点検のお知らせメールの書き方・マナー

まずは、空調点検のお知らせメールの書き方や、心がけておくべきマナーについてお伝えします。

点検実施の１カ月前を目安に通知する

店舗やホテルなど、顧客が来店したり宿泊する設備を運営している場合、空調設備の停止は顧客満足度に影響を与え、最悪の場合、クレームに発展する恐れがあります。事前にメンテナンスの日時が決まっているのであれば、１カ月前を目安にお知らせメールを送信しておきましょう。

社内に向けて通知する場合も早いに越したことはありません。特に、夏場や冬場など、冷房や暖房設備が必須の時期は、各自が事前に防寒着を準備できるように早めに通知することが大切です。

詳細は箇条書きでまとめて記載しよう

点検予定日時や問い合わせ先は必ず明記しましょう。必要に応じて備考や注意事項を追記し、関係者が困らないよう配慮することが重要です。それぞれの項目を箇条書きで分かりやすくまとめれば、ひと目で内容が伝わるのでおすすめです。

空調点検のお知らせメールの文例集

つづいては、空調点検のお知らせメールの文例を紹介します。社外・社内に宛てる場合の２つのパターンをお伝えするので参考にしてくださいね。

空調点検のお知らせメールの文例（社内）

空調点検のお知らせメールの文例（社外）

書くときのポイント：文例の流れ・構成は下記のとおりです。

• 宛名
• 挨拶文
• 空調設備点検を知らせる一文
• 点検の詳細
• 結びの言葉

余計なことは書かず、シンプルな文面を心掛けて空調設備の点検実施を通知しましょう。結びの言葉はへりくだった表現を用いて、周囲に理解と協力を仰ぎ、お願いする一文で締めくくるのが基本です。