健康診断のお知らせメールを社内の人に宛てる場合は、事前に通知しておくべき項目を漏れなく明記し、受診対象者がメールを読めば対応できる文面にすることが重要です。通知漏れがないよう、作成するときは注意しなくてはなりません。
ここでは、健康診断のお知らせメールを送るときの書き方やマナーについてお伝えします。対象者別の文例も3点紹介するので参考にしてくださいね。
目次
健康診断のお知らせメールの書き方・マナー
まずは、健康診断のお知らせメールの書き方や、心がけておくべきマナーについてお伝えします。
件名の書き方
件名は、メール本文に書かれている用件が一目で分かるタイトルにすることが基本です。健康診断のお知らせメールの件名は以下を参考にしてください。
- 件名:健康診断のお知らせ
- 件名:【満35歳以上】健康診断のお知らせ
- 件名:春季健康診断のお知らせ
通知事項は箇条書きで漏れなく明記する
受診者に通知すべき項目がたくさんあるときは、箇条書きでそれぞれの項目を具体的かつ簡潔に明記しておくとメールを読んだ相手が見やすくなります。最低限、通知しておく項目と、それぞれの注意点は下記のとおりです。
- 対象者:全員が対象なのか、年齢制限があるのかを明記
- 日時:和暦・日時・曜日を記載
- 場所:病院名・住所・HP・最寄駅からの移動時間も記しておくと親切
- 検査項目:省略せずに漏れなく列記する
注意事項があるときは備考欄を用いる
社員証や受診票など、対象者が健康診断を受けるために必要な持参物があるときは備考欄にまとめて明記しておきましょう。また、都合により期間内の受診が困難な人に対する対応を明記しておくのも基本です。
健康診断のお知らせメールの文例集
つづいては、健康診断のお知らせメールの文例を紹介します。全員受診・一部の対象者のみ・希望者のみに宛てる場合の3つの文例をお伝えするので参考にしてくださいね。
健康診断のお知らせメールの文例(全員受診の場合)
件名:秋季健康診断のお知らせ 社員各位 お疲れ様です。総務部の〇〇です。 秋季健康診断を、下記の要領にて実施します。 ■秋季健康診断の詳細 上記につきまして宜しくお願い申し上げます。 ==================== |
通知事項は漏れなく明記する:受診者に周知させるため、検査項目は省略せずに全て列記するのが基本です。細かい連絡事項については備考欄を設けて、箇条書きで明記しましょう。
健康診断のお知らせメールの文例(対象者に宛てる場合)
件名:健康診断のお知らせ【満40歳以上】 社員各位 皆様、日々の業務お疲れ様です。 標記の件、下記の要領にて実施します。 ■健康診断の詳細 備考: 上記につきまして宜しくお願い申し上げます。 ==================== |
気配りあるメールの作成を心がけよう:対象年齢が限られている場合は、件名にそのことも明記しておくと受診者の目に止まりやすいです。仕事の都合により当日受診できない社員に対する対応も書いておきましょう。
健康診断のお知らせメールの文例(希望者のみの場合)
件名:健康診断のお知らせ 社員各位 お疲れ様です。総務部の〇〇です。 平成〇〇年度の健康診断を下記の通り実施いたします。 ■健康診断の詳細 なお、業務の都合によりやむを得ず受診できない方は、 上記につきまして宜しくお願い申し上げます。 ==================== |
書くときのポイント:文例の流れ・構成は下記の通りです。
- 宛名
- 挨拶文
- 健康診断実施のお知らせ文
- 健康診断の詳細
- 備考・注意事項の通知
- 結びの挨拶
健康診断の詳細は箇条書きとし、対象者・日時・場所・検査項目は必ず明記しましょう。受診対象者や希望者が持参すべきものがある場合は備考欄の上部に書き記し、下線部を引いたり太字にしたりする工夫をしてもよいでしょう。