忘年会の出欠確認の催促メールの文例集

忘年会の案内メールを送ったのに期日を過ぎても返事が集まらないときは、催促メールを送って返信を促す必要があります。しかし、催促メールでは相手を責めたり、返信を命令するような直接的な表現をするわけにもいきません。

ここでは、忘年会の出欠確認の催促メールの書き方やマナーについてお伝えします。社内・社内の人に対して参加・不参加を確認する柔らかい言い回しの文例も紹介するので参考にしてくださいね。

忘年会の出欠確認の催促メールの書き方・マナー

まずは、忘年会の出欠確認の催促メールの書き方や、心がけておくべきマナーについてお伝えします。

１．件名の書き方

件名は、一目見ただけでメール本文の用件を理解できる、分かりやすいタイトルを付けるのが基本です。今回のメールは忘年会への出欠を確認する為のものですから、以下の件名がおすすめです。

• 件名：【ご確認】忘年会の出欠について
• 件名：【再送】忘年会のご案内
• 件名：【要返信】忘年会の参加確認の件
• 件名：【〇月〇日】忘年会の出欠の件

２．催促文は丁寧な言い回しが基本

メール本文で挨拶文を明記したあとは、改めて出欠の確認を行います。このとき、以前送った案内メールへの返信がまだ来ていないことについては触れるべきではありません。「忘れている」「遅れている」といった直接的な表現はできるだけ控え、やんわりとした伝え方をするのがマナーです。

• さて、先般ご案内しております〇月〇日の忘年会の件、〇〇様のご都合は如何でしょうか。日程も迫って来たため、誠に勝手ながら予約に手配を進めたくご連絡致しました。

相手の状況を尋ねたあとは、返信期日を明記します。相手に返信してもらうなどアクションを起こしてもらうときは、より丁寧に伝えることが大切です。

• ご多忙のところ誠に恐れ入りますが、下記詳細をご確認の上、〇日までにご出欠のお返事を頂きますよう宜しくお願い申し上げます。

上記例文のように、催促文の冒頭には「ご多忙のところ誠に恐れ入りますが」「大変失礼とは存じますが」「お忙しいところ大変恐縮ですが」といった前置きを明記しましょう。前置きの有無により、メールを読んだ相手の印象は大きく変わります。前置きの無い催促文は命令口調の印象を与えることがあるため、必ず記載するよう心掛けましょう。

３．忘年会の詳細を改めて記載する配慮を

もしかすると以前送った忘年会の案内メールが相手に届いていない、もしくは何らかの原因により迷惑メールフォルダ等に弾かれ確認できていない場合が考えられます。このような場合に備え、催促メールには忘年会の詳細を改めて記載しておきましょう。

詳細は、以前送付したメールの内容をコピーして貼り付けても良いですし、そのまま転送しても結構です。

４．行き違いへのお詫びの一文を添える

すでに返事をもらっていた相手に手違いで送付してしまったり、行き違いにより催促メールを送ってしまったりするのは失礼なこと。メールの末尾には行き違いがあったときのお詫びの一文を添えるのがマナーです。

• 本メールと行き違いがございました場合はご容赦下さい。
• なお、本メールと行き違いでお返事を頂いております際は、ご容赦頂きますよう何卒お願い申し上げます。

お詫びの文章は出来るだけ丁寧な言い回し、表現を用いて作成しましょう。

忘年会の出欠確認の催促メールの文例

つづいては忘年会の出欠確認の催促メールについて、文例を紹介していきます。文例は、社内に宛てる場合、社外に宛てる場合の２パターンをお伝えします。

忘年会の出欠確認の催促メールの文例（社内に宛てる場合）

忘年会の出欠確認の催促メールの文例（社外）

書くときのポイント：文例の流れ・構成は以下の通りです。

• 宛名
• 挨拶文
• 忘年会の案内メールの確認
• 催促の理由・返信期日の通知
• 忘年会の詳細
• 行き違いがあった場合のお詫び
• 結びの挨拶

忘年会の出欠の返事を催促する際、直接的な表現を用いると、上から目線の印象を与えてしまいます。明らかに相手の失念が原因で連絡が滞っている場合でも「遅れている」「早く返事してほしい」「期限を過ぎている」などとストレートに伝えるのは非礼です。催促する文章については冒頭に「誠に恐縮ですが」「恐れ入りますが」といった前置きを記してへりくだった言い回しを用いると角が立ちません。