資料送付の催促メールの文例

資料の送付をお願いしたのに、約束の日がきても届かないときは、資料送付の催促メールを送って相手を促しましょう。

ただし、書き方には注意が必要です。感情的な言い回しや責め立てるような表現を用いると、相手に不快感を与えてしまいます。ビジネスマナーとして、相手に手間をかけてしまうことに配慮した柔らかい文面にまとめることが大切です。

ここでは、資料送付の催促メールの書き方やマナーについてお伝えします。上司や取引先に宛てるときの文例も紹介するので参考にしてくださいね。

資料送付の催促メールの書き方・マナー

まずは、資料送付の催促メールの書き方や、心がけておくべきマナーについてお伝えします。

１．件名の書き方

メールの件名は、件名を見ただけでメール本文の用件を理解できる、分かりやすいタイトルを付けるのが基本です。資料送付を催促するメールは下記の件名がおすすめです。

• 件名：【至急】資料送付のお願い
• 件名：【ご確認】カタログ送付の件
• 件名：送付状況のご確認

上記のタイトルであれば、メールを開封せずとも概ねの内容を理解することが出来ます。

２．丁寧な文面にまとめる

メール本文で挨拶文を明記したあとは、送付手続きを快諾してくれた相手に対して、お礼の言葉を述べることから書き始めるのがマナーです。つづいて、資料が手元に到着していないことを伝えるのですが、このとき、相手を責めるような書き方をするべきではありません。「忘れている」「遅れている」「早く送って下さい」といった直接的な表現は控え、やんわりとした伝え方をするのがマナーです。

また、資料が届いていないとはいえ、催促するときは相手に失礼のないよう、丁寧な表現・言い回しを用いるのがマナーです。手配を改めてお願いする催促文の冒頭には「お手数おかけしますが」「恐れ入りますが」などと前置きをし、相手に手間をかけてしまうことへの配慮を伝えることが肝心です。

３．送付を依頼した資料の内容・詳細を改めて記載する

もしかすると以前送ったメールが相手に届いていない、もしくは何らかの原因により迷惑メールフォルダ等に弾かれ確認できていない場合が考えられます。このような場合に備え、メールには資料内容や部数などの詳細を改めて記載しておくと親切です。

詳細は、以前送付したメール内容をコピーして貼り付けても良いですし、そのまま転送しても結構です。

４．行き違いへのお詫びの一文を添える

既に資料を頂いていたのにも拘らず、手違いで催促してしまったり、行き違いがあったりした場合を想定し、末尾にはお詫びの一文を添えておきましょう。

• なお、本メールと行き違いがございました際は、なにとぞご容赦ください。
• なお、本メールと行き違いでご発送済みの際は、どうぞ悪しからずお許しくださいませ。

お詫びの文章は出来るだけ丁寧な言い回し、表現を用いましょう。

資料送付の催促メールの文例集

つづいては資料送付の催促メールについて、文例を紹介していきます。文例は、社内に宛てる場合、社外に宛てる場合の２パターンをお伝えします。

資料送付の催促メールの文例（社内）

資料送付の催促メールの文例（社外）

書くときのポイント：文例の流れは以下の通りです。

• 宛名
• 挨拶文
• 資料発送快諾へのお礼
• 資料未着の報告
• 催促の理由
• 送付依頼物の詳細・送付先
• 行き違いがあった場合のお詫び
• 結びの言葉

取引先や他部署の方に送るメールのため、上から目線の印象を与えるような表現は用いるべきではありません。明らかに相手のミスで送付が滞っている場合でも「遅い」や「忘れている」「期限を過ぎている」といった表現は使用せず、「資料が届いていない」という事実を伝えましょう。