内定式の案内メールの文例

4月から会社の仲間として働く予定の新入社員に、内定式の案内メールを送るときは注意が必要です。社会人からすれば些細なことでも、内定式に関する必要事項や持参物の記載漏れがあると、学生は不安に感じてしまうものです。

これから働く予定の会社から受け取った書類に、記載漏れや誤字・脱字、ミスがあるのを発覚すると、不信感を持たれてしまう可能性もあります。そうならないためにも、案内メールを書くときは十分気をつけましょう。ここでは内定式の案内メールを書くときのマナーや注意点、それに基本構成や文例をご紹介します。

内定式の案内メールの書き方・マナー
内定式の案内メールの文例

内定式の案内メールの書き方・マナー

内定式の案内メールを書くときは、以下のマナーや注意点を理解しておきましょう。

１．内定式開催日の1ヶ月前には案内メールを送る

ほとんどの企業は10月1日以降に内定式を執り行いますが、案内メールは遅くとも1か月前には送るようにしましょう。

企業によって内々定を出す時期は異なるため、あくまで目安ではありますが、学生にも外せない予定があります。単位取得のために授業に出席しないといけない学生もいれば、卒業旅行に出かけたり、アルバイトの予定がすでに埋まっている場合もあります。予定を調整しやすいように、早めに案内メールを送ることが大切です。

ちなみに案内メールではなく、案内状を送る場合は「内定式の案内状の書き方｜文例・テンプレートつき」をご確認ください。

２．件名の書き方

ビジネスメールの件名は、一目見ただけで用件が伝わるタイトルにするのが基本です。内定式の案内メールを送るときは、以下の件名を参考にしてください。

件名：内定式のご案内
件名：【〇月〇日】内定式開催のお知らせ
件名：【要確認】内定式のご案内

長々と書かず、伝えるべきポイントを押さえて簡潔にまとめることが大切です。

３．内定式の詳細は箇条書きにしよう

内定式の詳細は、案内メールで最も重要な部分です。記載漏れや書き間違いがないよう十分注意し、参加者に知らせるべき情報を盛り込みましょう。

日時：月日・曜日・時間
会場：開催場所を正式名称で書く、必要に応じて地図を添付する
住所：書き間違いは厳禁、分かりづらい場所は目印となる建物や看板を明記しておくと親切
服装：スーツもしくは私服と明記しておく
準備物：内定式当日必要な持ち物を漏れなく明記する
お問い合わせ：部署名・担当者名・連絡先番号を記載

４．内定式のプログラムも明記しておく

案内メールには内定式の流れを記載しておきましょう。特に、内定書の授与や、内定者に簡単な挨拶を求める場合は、事前に準備したいと考える内定者も多くいます。緊張や不安を払拭するためにも、できるかぎり通知しておくことをおすすめします。