内定式の案内メールの文例

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内定式の案内メールの文例

4月から会社の仲間として働く予定の新入社員に、内定式の案内メールを送るときは注意が必要です。社会人からすれば些細なことでも、内定式に関する必要事項や持参物の記載漏れがあると、学生は不安に感じてしまうものです。

これから働く予定の会社から受け取った書類に、記載漏れや誤字・脱字、ミスがあるのを発覚すると、不信感を持たれてしまう可能性もあります。そうならないためにも、案内メールを書くときは十分気をつけましょう。ここでは内定式の案内メールを書くときのマナーや注意点、それに基本構成や文例をご紹介します。

内定式の案内メールの書き方・マナー

内定式の案内メールを書くときは、以下のマナーや注意点を理解しておきましょう。

1.内定式開催日の1ヶ月前には案内メールを送る

ほとんどの企業は10月1日以降に内定式を執り行いますが、案内メールは遅くとも1か月前には送るようにしましょう。

企業によって内々定を出す時期は異なるため、あくまで目安ではありますが、学生にも外せない予定があります。単位取得のために授業に出席しないといけない学生もいれば、卒業旅行に出かけたり、アルバイトの予定がすでに埋まっている場合もあります。予定を調整しやすいように、早めに案内メールを送ることが大切です。

ちなみに案内メールではなく、案内状を送る場合は「内定式の案内状の書き方|文例・テンプレートつき」をご確認ください。

2.件名の書き方

ビジネスメールの件名は、一目見ただけで用件が伝わるタイトルにするのが基本です。内定式の案内メールを送るときは、以下の件名を参考にしてください。

  • 件名:内定式のご案内
  • 件名:【〇月〇日】内定式開催のお知らせ
  • 件名:【要確認】内定式のご案内

長々と書かず、伝えるべきポイントを押さえて簡潔にまとめることが大切です。

3.内定式詳細は箇条書きにしよう

内定式の詳細は、案内メールで最も重要な部分です。記載漏れや書き間違いがないよう十分注意し、参加者に知らせるべき情報を盛り込みましょう。

  • 日時:月日・曜日・時間
  • 会場:開催場所を正式名称で書く、必要に応じて地図を添付する
  • 住所:書き間違いは厳禁、分かりづらい場所は目印となる建物や看板を明記しておくと親切
  • 服装:スーツもしくは私服と明記しておく
  • 準備物:内定式当日必要な持ち物を漏れなく明記する
  • お問い合わせ:部署名・担当者名・連絡先番号を記載

4.内定式のプログラムも明記しておく

案内メールには内定式の流れを記載しておきましょう。特に、内定書の授与や、内定者に簡単な挨拶を求める場合は、事前に準備したいと考える内定者も多くいます。緊張や不安を払拭するためにも、できるかぎり通知しておくことをおすすめします。

内定式の案内メールの文例

つづいては、内定式の案内メールの文例を紹介していきます。案内メールを送る際にはこちらを参考にしてくださいね。

件名:内定式のお知らせ

内定者の皆様

平素よりお世話になっております。

さて、弊社平成〇〇年度、新卒採用予定者の
内定式を下記日程にて実施致しますので
ご参加くださいますようお願い申し上げます。

■内定式の詳細
日時:〇月〇日(〇曜日)午後2時集合
会場:弊社第一会議室
住所:〇〇市〇〇町〇-〇-〇
服装:スーツ着用にてご参加ください
準備物:筆記用具、印鑑
※交通費を支給しますので、印鑑を忘れずにご持参ください

内容 1.弊社代表訓示
   2.内定通知書の授与
   3.内定者挨拶・自己紹介
   4.事業内容の説明
   5.レクリエーション

お問い合わせ先:人事部 〇〇(TEL:00-0000-0000)

当日は人事部〇〇宛にお越しください。
なお、内定式終了後に懇親会を行います。(終了時刻は20時を予定)

上記につきまして、何卒宜しくお願い申し上げます。

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署名
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書くときのポイント:文例の流れは以下の通りです。

  • 宛名
  • 挨拶文
  • 内定式開催の案内
  • 内定式の詳細
  • 懇親会のお知らせ

新入社員は社会人としての常識がまだ身についていない段階であることをふまえて、案内メールの内容は丁寧に書くことを心がけましょう。

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