契約書の手続きの催促メールの文例

約束の日になっても契約書の手続きが一向に進まないときは、先方に速やかな手続きをお願いする催促メールを送りましょう。ただし、手続きを進めてくれない相手を非難したり、命令するような言い回しで伝えるのはマナー違反です。

ここでは契約書の手続きの催促メールの文例を紹介します。催促メールの書き方やマナーについてもお伝えするので参考にしてくださいね。

契約書の手続きの催促メールの書き方・マナー

まずは契約書の手続きを催促するメールの書き方や、心がけておくべきマナーについてお伝えします。

１．件名の書き方

件名は、一目見ただけでメール本文の用件を理解できる、分かりやすいタイトルにするのが基本です。契約書送付の催促メールを送るときは以下の件名がおすすめです。

• 件名：契約書送付のご依頼
• 件名：【至急】契約書送付のお願い
• 件名：【ご確認】契約書のお手続きの件

２．催促は丁寧な表現を心がけるのが基本

メール本文で挨拶文を明記したあとは、改めて契約書の状況確認を行いましょう。このとき、相手が契約書をまだ送付してくれていないことに対して、直接的な表現を用いるのはタブーです。角が立たないよう丁寧な言い回しを用いるのが礼儀です。

• 先日ご面談時にお渡しした契約書につきまして、お手続きのご状況はいかがでしょうか。
• 先般ご送付をお願いしておりました契約書の件、ご準備のご状況はいかがでしょうか。

同じ内容を伝える催促メールでも、言い回しによって相手の受け取り方は大きく変わります。命令口調の印象を与えないよう注意しましょう。

３．送付手続きを促す一文を記す

郵送など相手に手間をかけてしまうときは、前置きを用いましょう。文面が柔らかみのある丁寧な印象にまとまります。

• ご多忙のところ大変恐縮ですが、ご送付頂きますようお願い申し上げます。
• 勝手を申し上げて誠に恐縮ですが、本日中にご送付頂きますようお願い申し上げます。

「手続きが遅れている」「滞っている」「忘れている」といった相手を攻め立てるような直接的な言い回しを避け、丁寧な言い回しや表現を用いて催促文を作成しましょう。

４．行き違いへのお詫びの一文を添える

すでに送付手続きをしてもらっている相手に手違いで送付してしまったり、行き違いにより催促メールを送ってしまったりするのは失礼です。催促メールの末尾には行き違いがあったときのお詫びの一文を添え、相手に配慮することが大切です。

契約書の手続きの催促メールの文例

つづいては契約書の手続きの催促メールの文例を紹介します。お困りの際は是非ご参照下さい。

書くときのポイント：文例の流れは以下の通りです。

• 宛名
• 挨拶文
• 契約書の状況確認
• 契約書送付のお願い・提出期限の通知
• 相手に配慮する一文
• 行き違いの場合のお詫び
• 結びの挨拶

先方の契約書の送付手続きの遅れ・滞りについては直接的な表現を避け、状況を確認する言い回しを用いましょう。郵送による手続きを依頼する場合、行き違いが起こるケースは少なくありません。末尾にはお詫びの一文を書き添えておきましょう。