資料送付・書類送付の案内メールの例文集

郵送やメールでの資料送付を依頼されたら、発送後、資料送付の案内メールを送って手配の完了を知らせることが大切です。

ですが、案内メールは資料送付の通知をする役割だけではありません。どの資料を何部発送し、いつ到着する予定なのかを礼儀正しく書くことが重要です。

ここでは、資料送付の案内メールの書き方やマナーについてお伝えします。書類送付の案内メールの例文も紹介するので参考にしてくださいね。

資料送付・書類送付の案内メールの書き方・マナー

まずは、資料送付の案内メールの書き方や、心がけておくべきマナーについてお伝えします。

案内メールを送る目的は相手に安心してもらうため

取引先などの社外の方から資料送付や資料請求の依頼があり、手配を迅速に進めていたとしても、その場にいない相手にはその状況が伝わりません。資料を郵送で発送する場合、送付先の住所が比較的近くても、到着まで早くて翌日、遅ければ２～３日ほどかかってしまいます。その間、受取人は「資料を送付してくれただろうか」と不安な気持ちを抱えながら待つしかありません。資料送付の案内メールを送ることにより、いつ発送していつ手元に届くかが明確になるのです。電話での連絡は忙しい相手の都合を考えると少し配慮が行き届いていないといえます。基本は案内メールで知らせることを心がけましょう。

案内メールの件名の書き方

ビジネスメールの件名は、メール本文の用件を簡潔に伝えるタイトルのようなもの。件名を読んだだけで用件が伝わるよう、わかりやすいタイトルにするのが基本です。資料送付の案内メールを送るときは「資料送付のご案内」を基本型とし、必要に応じてアレンジしましょう。件名の例文は下記のとおりです。

• 件名：資料送付のご案内
• 件名：見積書送付のご案内
• 件名：カタログ送付のご案内

件名に「ありがとうございます」や「お世話になっております」などの挨拶文を書くのはNGです。迷惑メールと疑われるような紛らわしい表現はせず、上記の件名の書き方を参考に作成しましょう。

送付資料の内容は箇条書きにする

案内メールで送付したことを知らせたら、確認の意味も込めて資料名・部数を記載しておくことが基本です。受取人がメールを読んで、依頼した資料を間違いなく発送したかを確認することができるため、送付ミスを防ぐことができます。ひと種類のみ送付する場合は文章で書いても構いませんが、複数の資料や書類を送付するときは箇条書きにすると分かりやすいためオススメです。

資料送付の案内メールの例文集（郵送）

つづいては、郵送にて資料送付したことを伝える案内メールの例文を紹介します。

資料送付の案内メールの例文（既存顧客への報告）

書き方のポイント：書類の到着予定日が事前に分かるときは、上記例文に記載してあるように書き記すと親切です。書類を追跡サービスが利用できる宅急便やレターパックで送付するときは、問い合わせ番号についても記載しておきましょう。

資料送付の案内メールの例文（新規顧客から資料請求があったとき）

書き方のポイント：新規顧客からの請求に応じたら、メールの速報性を生かして、すぐに送付案内を先方に送信しましょう。カタログに関する問い合わせ先や担当部署・担当者名などについても漏れなく記すことが重要です。

資料送付の案内メールの例文（メールで依頼を受けた場合）

書き方のポイント：送付の日にちと送付手段を明記しておくと親切です。日常業務のメールは、形式ばった挨拶は失礼がない程度に簡略化・省略しても構いません。端的に内容が伝わる文面になるようまとめましょう。

資料送付の案内メールの例文（速達にて送付した場合）

書き方のポイント：送付書類の内容や数は分かりやすいように箇条書きにするのが基本。送付書類名や部数を記すときは、書きはじめる位置を揃えるほうが見やすいです。メールを受け取った方への配慮が感じられる文面にすることが大切です。

資料送付の案内メールの例文集（添付ファイルで送るとき）

さいごに、添付ファイルで資料送付したときの案内メールの例文を紹介します。

書類送付の案内メールの例文（基本）

書き方のポイント：添付漏れがないか確認してもらうためにも、添付ファイルの内容の横に、ページ数を書き記しておきましょう。なお、社外の人に資料を送付する場合は、WordやExcelではなくPDFの形式で送るのが基本です。

資料送付の案内メールの例文（補足説明する場合）

書き方のポイント：案内メールの文面に補足説明を明記する場合は、まずは題目を書き、その詳細を下に記すと、先方も読みやすく分かりやすいでしょう。末文には相手の質問に応じる旨の一文を書き記し、丁寧な文面に仕上げることを心がけましょう。