事務所移転の案内メールの文例

事務所の移転が決まったら、取引先に案内状を送るのが一般的。ビジネスメールでの案内は略式となるため、その点を踏まえた上で日頃のやり取りとは違った、礼儀正しく丁寧な文面を送るのがマナーです。

ここでは事務所移転の案内メールの書き方をお伝えします。取引先など社外の方に送るときの挨拶メールの文例も紹介するので参考にしてくださいね。

事務所移転の案内メールの書き方

まずは事務所移転の案内メールの書き方や、心がけておくべきマナーについてお伝えします。

１．メールは略式だと理解しておこう

通常、事務所移転の案内は、案内状を送付するのが礼儀です。会社設立時の挨拶メールと同様、事務所移転のお知らせは儀礼的な内容のため、ビジネスメールだと相手によっては非礼な印象を与えることも。案内メールを送る場合、相手によって使い分けることが大切です。

なお、案内状を送る場合は「会社移転・店舗移転の挨拶状の書き方」を参考にしてください。

２．件名は簡潔かつ分かりやすいタイトルにする

件名は、一目見ただけでメール本文の用件を理解できるタイトルにするのが基本です。事務所移転の案内メールだと分かるように、以下の件名がおすすめです。

• 件名：事務所移転のお知らせ
• 件名：本社移転のご案内
• 件名：〇〇支店 移転のお知らせ

この件名を見れば、事務所の移転メールだということがすぐに理解できるはずです。

３．メール本文冒頭は宛名を明記する

メール本文の冒頭は宛名を書くのがマナーです。事務所移転など形式的な挨拶メールを送るときは、相手の会社名や部署名を正式名称で丁寧に書き記すのが基本。案内メールを送る相手にそれぞれ送信するのか、複数人に一斉送信するかによっても書き方が変わるので以下を参考にしてください。

４．挨拶文の書き方

宛名を明記した後は、ビジネスメールの慣習に基づいて挨拶文を明記しましょう。

• お世話になっております
• 平素より大変お世話になっております

形式的なメールは、より丁寧な言い回しを用いることがマナーと心得ておきましょう。

５．事務所の移転を知らせる

挨拶文を記載した後は、メールの用件である移転の旨を書き記します。以下の文例を参考に、簡潔に一文で伝えましょう。

• この度当社は〇月〇日をもちまして、下記に移転することが決定致しました。

上記のようにまずは本題を伝えるのですが、移転先の詳細については文中で述べる必要はありません。詳細の書き方は後述します。また、移転のお知らせを明記した後は、移転後も努力を惜しまず業務に取り組む前向きな意思を記すと良いでしょう。

• これを機にさらに皆様のご期待に添えますよう、一層の努力を重ねる所存です。
• これを機にさらなる努力を重ねてまいる所存です。
• これを機に皆様のご期待にお応えできるよう、鋭意努力いたす所存でございます。

６．移転先の詳細は箇条書きで明記する

事務所移転の案内メールで最も重要な部分は、移転先の新住所や電話番号などの情報です。記載漏れや書き間違いが無いよう十分注意し、取引先に知らせておくべき必要事項を記載しましょう。最低限明記すべき項目は以下の通りです。

• 新住所：郵便番号・住所・ビル名を省略せずに書く、最寄り駅やアクセス方法を記載しておくと親切
• 電話番号・FAX番号：市外局番から明記する、書き間違いに注意する
• 移転に伴う休業日：休業日が発生する場合は明記
• 新事務所での営業開始日：日時を書く

７．結びの挨拶文

挨拶メールの最後は、今後とも変わらぬご愛顧をお願いする一文で締めくくりましょう。例文は以下の通りです。

• 今後ともご指導ご鞭撻のほど、何卒宜しくお願い申し上げます。
• 今後とも変らぬお引き立ての程、宜しくお願い申し上げます。
• 移転先は交通アクセスの良い立地ですので、お近くにお越しの際は是非お立ち寄りくださいませ。

事務所移転の案内メールの文例

つづいては事務所移転の案内メールの文例を紹介していきます。会社や事務所が移転した際にはこちらを参考にしてくださいね。

書くときのポイント：メール本文冒頭で事務所の移転を礼儀正しい表現を用いて伝え、箇条書きで移転先の住所や移転日時、変更となる連絡先について詳細を明記しましょう。移転先の住所を書き記すだけでなく、アクセス方法やの地図を添付することにより、相手への気遣いとなります。