忘年会の案内メールの文例（社内・社外）

12月は忘年会のシーズンです。プライベートはもちろん、社内・社外の多方面から宴会のお誘いを受ける時期。忘年会の幹事を任せられたら、早めに段取りを進めないと参加予定人数の集計がうまく捗らなかったり、お店の予約が困難になってしまいます。

ここでは、忘年会の案内メールの書き方についてお伝えします。社外・社内に向けて送る場合の文例も紹介するので参考にしてくださいね。

忘年会の案内メールの書き方・マナー

まずは忘年会の案内メールの書き方や心がけておくべきマナーについてお伝えします。

︎１．件名の書き方

ビジネスメールの件名は、一目見ただけで用件が伝わるタイトルにするのが基本です。忘年会の案内メールを送るときは、以下の件名を参考にしてください。

• 件名：忘年会のご案内
• 件名：【〇月〇日】忘年会開催のお知らせ
• 件名：【要確認】忘年会のご案内

長々と書かず、伝えるべきポイントを押さえて簡潔にまとめることが大切です。

２．メール本文冒頭は宛名を明記する

メール本文の冒頭は、まずは宛名を書くことから始めます。宛名は案内メールを送る相手が社内・社外かによって書き方が変わりますし、一人に送るか複数人に一斉送信するかによっても異なります。以下の表を参考にしてくださいね。

取引先などの社外の人や目上の人に案内メールを一斉送信するのは基本的に失礼です。できれば一人ずつ個別に忘年会の案内メールを送りましょう。

３．挨拶文は案内メールを送る相手によって変えよう

宛名を明記したら、次は挨拶文を書きましょう。

• 社内向けの挨拶文：「お疲れ様です」
• 社外向けの挨拶文：「いつも大変お世話になっております」「平素より大変お世話になっております」

挨拶文で間違えやすいのは「ご苦労様です」という書き出しです。「ご苦労様です」は目上の人が目下の人に用いる挨拶なので、使用しないよう注意しましょう。

４．忘年会の詳細は箇条書きにしよう

忘年会の詳細は、案内メールで最も重要な部分です。記載漏れや書き間違いがないよう十分注意し、参加者に知らせるべき情報を盛り込みましょう。

• 日時：月日・曜日・時間
• 会場：開催場所を正式名称で書く、必要に応じて地図を添付する
• 住所：書き間違いは厳禁、分かりづらい場所は目印となる建物や看板を明記しておくと親切
• 会費：税込金額で明記する、集金方法も記載する、招待する場合は会費を記載する必要はありません

５．返信方法や期日を忘れず明記する

案内メールに忘年会の詳細を記した後、参加・不参加に関する返信方法や期日について明記しておく必要があります。返信期日を設けずに送ったメールは返事すること自体を忘れられ、いつになっても出欠の返事が集まらない…というケースが考えられます。

ギリギリになって慌てることのないよう、返信期日は開催予定日の１週間〜１０日前としておきましょう。

忘年会の案内メールの文例

つづいては忘年会の案内メールの文例を紹介していきます。社内宛て・社外宛ての２つのパターンをお伝えするので、お困りの際は是非参考にしてくださいね。

忘年会の案内メールの文例（社内）

忘年会の案内メールの文例（社外）

書くときのポイント：忘年会の案内メールは以下の流れで書くのが基本です。

• 宛名
• 挨拶文
• 年末の季節感を表す言葉
• 忘年会のご案内
• 忘年会の詳細
• 返信期日・返信方法（キャンセルについての案内）
• 参加を促す言葉
• 結びの挨拶

詳細は必要事項を漏れなく記載し、返信期日も忘れず記載しましょう。また、急な予定によりキャンセルが発生する可能性がある場合は、キャンセル料の規定についてもお知らせしておくと親切です。お金のやり取りは後々トラブルに発展する可能性がありますので、事前に分かりやすく明記しておきましょう。