壮行会の案内メールの文例集

部活や職場で壮行会を開催することが決まったら、壮行会の案内メールを送りましょう。

相手を盛大に送り出す激励の会にするためにも、案内メールでは積極的に参加を呼び掛けることが重要です。

ここでは、壮行会の案内メールの書き方やマナーについてお伝えします。部活で活躍を期待する選手や、異動する上司をねぎらうときの文例についても紹介するので参考にしてくださいね。

壮行会の案内メールの書き方・マナー

まずは、壮行会の案内メールの書き方や、心がけておくべきマナーについてお伝えします。

参加への意欲を駆り立てる一文を記す

壮行会の案内メールは、参加を促すことが一番の目的です。メール本文の冒頭には、試合に出場する人や、新しい任務に向かう人のこれまでの努力や功績を讃える内容を書き記し、主役への激励が主たる目的であることが伝わる、温かみのある文面に仕上げることが大切です。関係者が参加したいと思うような一文を考えましょう。

壮行会の詳細は箇条書きが基本

周知しておくべき事項が多数あるときは、箇条書きを用いて分かりやすく記載することが重要です。特に、壮行会の開催日時や場所・会費は必ず記載します。会場が分かりにくい場所にあるときは、地図を添付したり、目印やHPを記載しておくと親切です。

出欠の返信方法は必ず盛り込む

壮行会の段取りをスムーズに進めるためにも、案内メールには出欠の返事の出し方を明記しておく必要があります。返信方法・期日・幹事名は明記するのが基本。返信方法については、相手が返事しやすいよう記入フォームを最後に付けるなどの工夫も大切です。書き方次第で返信率・参加率に大きな差が出るので、丁寧かつ分かりやすく書くことを心がけましょう。

壮行会の案内メールの文例集

つづいては、壮行会の案内メールの文例を紹介します。

壮行会の案内メールの文例（部活・スポーツ）

書くときのポイント：壮行会への参加を促すため、メール本文の冒頭では、壮行会を執り行うことになった経緯や、選手の功績を称賛する一文を盛り込みましょう。出欠の返事が集まるよう、参加者が返信しやすいフォーマットを作成するなどの工夫も大切です。

壮行会の案内メールの文例（会社）

書くときのポイント：目上の人が主役の壮行会の場合、丁寧で礼儀正しい文面にまとめるのが基本です。精勤（せいきん）とは「仕事に精を出して真面目に励む」こと。薫陶（くんとう）とは、「優れた人格で人を感化し、教育すること」という意味。お世話になった上司に用いるとよいでしょう。

なお、上記以外の例文も参考にしたい方は「送別会の案内メールの文例集」をご覧ください。