壮行会の案内メールの文例集

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壮行会の案内メールの文例集

部活や職場で壮行会を開催することが決まったら、壮行会の案内メールを送りましょう。

相手を盛大に送り出す激励の会にするためにも、案内メールでは積極的に参加を呼び掛けることが重要です。

ここでは、壮行会の案内メールの書き方やマナーについてお伝えします。部活で活躍を期待する選手や、異動する上司をねぎらうときの文例についても紹介するので参考にしてくださいね。

壮行会の案内メールの書き方・マナー

まずは、壮行会の案内メールの書き方や、心がけておくべきマナーについてお伝えします。

参加への意欲を駆り立てる一文を記す

壮行会の案内メールは、参加を促すことが一番の目的です。メール本文の冒頭には、試合に出場する人や、新しい任務に向かう人のこれまでの努力や功績を讃える内容を書き記し、主役への激励が主たる目的であることが伝わる、温かみのある文面に仕上げることが大切です。関係者が参加したいと思うような一文を考えましょう。

壮行会の詳細は箇条書きが基本

周知しておくべき事項が多数あるときは、箇条書きを用いて分かりやすく記載することが重要です。特に、壮行会の開催日時や場所・会費は必ず記載します。会場が分かりにくい場所にあるときは、地図を添付したり、目印やHPを記載しておくと親切です。

出欠の返信方法は必ず盛り込む

壮行会の段取りをスムーズに進めるためにも、案内メールには出欠の返事の出し方を明記しておく必要があります。返信方法・期日・幹事名は明記するのが基本。返信方法については、相手が返事しやすいよう記入フォームを最後に付けるなどの工夫も大切です。書き方次第で返信率・参加率に大きな差が出るので、丁寧かつ分かりやすく書くことを心がけましょう。

壮行会の案内メールの文例集

つづいては、壮行会の案内メールの文例を紹介します。

壮行会の案内メールの文例(部活・スポーツ)

件名:壮行会のご案内

社員各位

お疲れ様です。総務部の△△です。

この度、我が社の〇〇さんが〇〇大会で優秀な成績を収め、
栄えある〇〇県の選抜選手として全国大会に出場することとなりました。

全国大会出場は創部以来の快挙であり、
この悲願達成をお祝いするとともに、全国大会での健闘を祈念し、
下記の通り、壮行会を開催いたします。

■壮行会の詳細
日時:〇月〇日(〇)午後〇時~〇時
会場:〇〇ホテル 鳳凰の間
住所:〇〇市〇〇町〇-〇-〇 ※添付地図参照
会費:7,000円

なお、会場予約の都合上、下記の部分をコピー・ご記入の上、
〇月〇日(〇)までに参加・不参加のお返事を幹事の△△まで
お知らせください。

――――――――――――――――――
●壮行会に、出席します。 欠席します。
 (どちらか一方を消してください)
部署:
名前:
――――――――――――――――――

お忙しいとは存じますが、皆様、万障お繰り合わせのうえ、
ご参加くださいますようお願い申し上げます。

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署名
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書くときのポイント:壮行会への参加を促すため、メール本文の冒頭では、壮行会を執り行うことになった経緯や、選手の功績を称賛する一文を盛り込みましょう。出欠の返事が集まるよう、参加者が返信しやすいフォーマットを作成するなどの工夫も大切です。

壮行会の案内メールの文例(会社)

件名:壮行会のお知らせ

営業部各位

お疲れ様です。〇〇です。

この度、当部の△△課長が、きたる〇月〇日をもって
北米支社に異動されることとなりました。

つきましては、これまでのご精勤をねぎらい、
ご薫陶に感謝の気持ちを込めて、下記の通り
壮行会を開きたいと思います。

多忙な折りではありますが、是非とも
ご参加くださいますようお願い致します。

■壮行会の詳細
日時:〇月〇日(〇)午後〇時~〇時
場所:海鮮居酒屋〇〇(http://〇〇〇〇.com)
TEL:〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
住所:〇〇市〇〇町〇-〇-〇 見本ビル3階 ※添付地図参照
会費:5,000円 ※プレゼント代・花束代込みの金額です
   (会費は後日集金します)

なお、出欠のお返事は各課で取りまとめのうえ、
〇月〇日(〇)までに幹事〇〇までお知らせください。

上記につきまして何卒宜しくお願い申し上げます。

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署名
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書くときのポイント:目上の人が主役の壮行会の場合、丁寧で礼儀正しい文面にまとめるのが基本です。精勤(せいきん)とは「仕事に精を出して真面目に励む」こと。薫陶(くんとう)とは、「優れた人格で人を感化し、教育すること」という意味。お世話になった上司に用いるとよいでしょう。

なお、上記以外の例文も参考にしたい方は「送別会の案内メールの文例集」をご覧ください。

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