面接希望日の日程調整をする案内メールの文例

面接の来社日時を決めるメールを送るときは、必要事項を漏れなく明記できたか確認した上で案内メールを送ることが大切です。また、日程が合わないときも考慮し、学生の面接可能な日時を確認する配慮もメール本文に添え、柔らかい印象を与えることが大切です。

ここでは、面接希望日の日程調整をする案内メールの書き方やマナーをお伝えします。文例も紹介するので就活生にメールを送るときの参考にしてくださいね。

面接希望日の日程調整をする案内メールの書き方・マナー

まずは、面接希望日の日程調整をする案内メールの書き方や心がけておきたいマナーについてお伝えします。

１．件名は簡潔かつ分かりやすいタイトルにする

件名は、一目見ただけでメール本文の用件を理解できるタイトルにするのが基本です。就活生に面接希望日の日程調整を案内するメールを送るときは以下の件名がおすすめです。

• 件名：一次面接の日程のご確認
• 件名：一次選考の結果と二次選考のご案内
• 件名：最終面接のご案内【株式会社〇〇】

２．採用試験に応募してくれたことへの感謝の言葉を添える

メール本文の冒頭で宛名と挨拶を書いた後は、採用試験にエントリー・応募してくれた就活生に対して、感謝の気持ちを一文で明記しましょう。温かみのある柔らかい文面になります。

• この度は当社〇年度卒業生を対象とした採用選考にご応募いただき、誠にありがとうございます。
• この度は当社採用試験にエントリー頂き、誠に有難うございます。
• 先日は当社一次面接にお越し頂き、誠にありがとうございます。

選考するのはあなたの会社だけでありません。学生自身も自分が安心して働ける会社かを見極めています。相手へのお礼や感謝の気持ちは伝え漏れのないよう注意しましょう。

３．面接のお知らせを簡潔に伝える

書類選考を通過して採用面接に進む就活生には、一文でその旨を伝えましょう。

• 選考の結果、〇〇様には是非面接にお越し頂きたく、面接日程のご連絡をさせていただきました。
• 早速ですが、一次選考の詳細を以下に記載致します。

４．面接希望日を複数提示する

学生の多くは就活の時期、就職活動はもちろん、学業やアルバイトなど多忙な日々を過ごしています。学生がスケジュール調整しやすいように、面接の希望日時を提示するときは１日に絞らず、３～４日候補を挙げる配慮を持ちましょう。また、希望日時は原則箇条書きとし、曜日も併せて書いておくと親切です。

５．日程が合わないことも考慮し、就活生に面接可能な予定を確認する

面接希望日程を複数日挙げたものの、多忙な学生だと都合が合わないこともあります。提示した日程から一方的に選んでもらうのではなく、相手の予定に合わせる気遣いも大切です。以下の例文を参考にしてください。

• 上記日程が難しい場合は２～３、〇〇様のご都合の良いお日にちをお知らせ頂ければ幸いです。

６．就活生に通知しておくべき採用面接の詳細

日時だけでなく、面接会場や面接の詳細について明記しておきましょう。日程を決めるための判断材料になる項目は、忘れずメールに記載しておくのが基本です。最低限明記すべき項目は以下の通りです。

• 日時：日時を正確に記載する
• 会場：面接会場の場所、住所、ビル名を漏れなく明記、地図を添付するなどの配慮も大切
• 持ち物：筆記用具、印鑑、健康診断書、履歴書、職務経歴書など、その後の選考過程で必要な持参物を明記
• 所要時間：就活生がスケジュール管理しやすいよう明記する、会社説明会も兼ねる場合やアンケート、エントリーシートへの記入を依頼する場合はその時間も含めて記載する
• 交通費：支給の有無、支給する場合は自宅から最寄り駅までの交通費を事前に計算しておいてもらう方法もある
• 問い合わせ先：部署名・担当者名・電話番号・メールアドレスなど明記する

面接希望日の日程調整をする案内メールの文例

つづいては、面接希望日の日程調整を就活生に案内するメールの文例を紹介していきます。

書くときのポイント：文例の流れは以下の通りです。

• 宛名
• 挨拶文
• エントリー・選考応募への感謝の言葉
• 次回面接の案内
• 面接希望日程の記載（箇条書き）
• 面接の詳細
• 都合が合わない場合の対処法・問い合わせ先の記載
• 結びの挨拶

面接の日程調整をメールでやり取りするときは、最低３日分は希望日時を提示しましょう。やり取りする回数を少なくするための工夫として、都合が合わないときは学生の希望日時を伺う旨の一文も記しておきましょう。