キックオフミーティングの案内メールの文例

キックオフミーティングとは、プロジェクトや企画に関わる人を集めて、目標や方向性・意義を共有する会合のこと。ビジネスを成功に導くには、参加者の意識を高め、一致させることが必要不可欠です。

案内メールの文面には会合の趣旨やプログラムを漏れなく書き記し、参加率を高めることが大切です。

ここでは、キックオフミーティングの案内メールの書き方やマナーについてお伝えします。社内・社外に宛てる場合の文例も紹介するので参考にしてくださいね。

キックオフミーティングの案内メールの書き方・マナー

まずは、キックオフミーティングの案内メールの書き方や、心がけておくべきマナーについてお伝えします。

開催日が決まり次第、早めに案内する

キックオフミーティングは通常の会議や打ち合わせと違い長時間になるため、参加者は予定を一日空けておかなければなりません。そのため、開催日が迫ってからの案内は失礼にあたります。スケジュールを調整しなくてはいけない参加者の都合を考えて、少なくとも２週間前には送信することを心がけましょう。

会の目的を明確に伝えて参加を促す

参加者はプログラムの内容や招待者の名前・会合の目的を見て、忙しい中、時間を割いて参加する価値があるかどうかを判断します。日時や会場しか明記されていない簡略な案内メールだと、参加する意義を見出しにくくなってしまいます。キックオフの案内はできるだけ詳しく書くことが基本です。

周知したい事項は箇条書きにする

事前に伝えておくべき事項は、箇条書きにすると読みやすくなります。日時や場所、プログラムの内容など、通知事項がたくさんあるときは箇条書きを用いて分かりやすくする工夫を心がけましょう。具体的には次章の文例を参考にしてくださいね。

キックオフミーティングの案内メールの文例集

つづいては、キックオフミーティングの案内メールの文例を紹介します。

キックオフミーティングの案内メールの文例（社内向け）

書くときのポイント：社外で行事を執り行う場合は、遅れて参加する人のためにも、会場の住所、電話番号、地図などの情報を必ず明記しておきましょう。会の目的を明確に伝えるためにも、プログラムをできる限り詳しく記載しておきます。

キックオフミーティングの案内メールの文例（社外）

書くときのポイント：出欠の確認が必要な場合は、返信用フォーマットをメールに添付して、返信用アドレスも明記しておくと親切です。出席を促すために、キックオフミーティングの趣旨を明確に説明して、参加の意義を理解してもらうことを心がけましょう。末文には参加を心待ちにしている言葉を添えて締めくくりましょう。